Билет № 8
Задание № 1 Составление и оформление информационно-справочных документов (акт, протокол, докладная, объяснительная и служебная записки).
Акт — документ, составленный несколькими лицами (не менее двух), подтверждающий установленные события и факты. Обычно создают специальную комиссию для составления акта, в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия.
Главной задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части акта указывают основания его составления (распоряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т.д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном порядке) и инициалы).
Схема вводной части акта:
Основание:
Составлен комиссией в составе:
Председатель:
Члены комиссии:
Присутствовали:
Констатирующая часть содержит установленные факты и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т.д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельную — заключительную — часть. Констатирующая может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы.
После текста и отметки о наличии приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтересованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:
· постоянные реквизиты "единого" бланка:
· эмблема (03);
· наименование организации (06);
· наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);
· переменные реквизиты "единого" бланка:
· дата (09);
· регистрационный номер (10);
· место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);
· заголовок (17);
· текст (19);
· отметка о наличии приложения (20)1;
· подписи (21).
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например: 19-20.09.99.
Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.
Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.
Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ.
В сокращенной форме протокола отсутствуют слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается. Например:
О производстве продукции совместно с фирмой...
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично полной форме протокола.
Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно совместной деятельности, т.е. сообщить часть информации, содержащейся в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.
Докладная записка содержит следующие реквизиты:
наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.
В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет. По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные; информационные; отчётные.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.
Объяснительные записки могут адресовываться во внешние организации, и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций. Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А 4; и А5.
Типовой формуляр внешней объяснительной записки включает:
· наименование вышестоящей организации;
· наименование организации – автора объяснительной записки;
· наименование вида – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
· дату;
· индекс (номер);
· место составления или издания;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· подпись;
· визу.
Можно использовать угловое и продольное расположение реквизитов.
Наименование вышестоящей организации указывается согласно действующему уставу или положению, оно может быть написано в сокращенном виде, если эта аббревиатура не противоречит ведомственному нормативному акту.
Наименование организации – автора объяснительной записки оформляется через два межстрочных интервала.
В наименовании автора может быть включено название структурного подразделения, если объяснительная записка исходит от физического лица. например:
Министерство здравоохранения РФ
Реабилитационный центр
Ниже наименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочных интервала прописными буквами указывается название вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.
Дата ставится через 2 межстрочных интервала и оформляется таким образом: 05.12.2002.
Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2 межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.
Адресат оформляется в правом верхнем углу, содержит наименование организации, полный почтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные. Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагивает личные вопросы.
В формуляр внутренней объяснительной записки входит:
· наименование структурного подразделения – автора;
· название вида документа;
· дата;
· индекс (номер) в случае необходимости;
· адресат;
· заголовок к тексту (не всегда);
· текст;
· подпись.
Наименование автора – структурного подразделения помещается в левом верхнем углу стандартного листа бумаги от границы левого поля или по центру. Через 2 межстрочных интервала дается название вида документа. Дата оформляется обычным способом и является датой составления или подписания.
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой