Какие документы входят в комплекс кадровой распорядительной документации?
В комплекс кадровой распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового контракта гражданина с организацией.
Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на пост, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных финансовых вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.
Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями - его заместителем по персоналу.
В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: "С приказом ознакомлен…., дальше подпись сотрудника и дата". Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового контракта, то есть тот самый протокол является распорядительным, правовым. С прочий стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учётного документа и порождает технологическую цепочку других учётных и отчётных кадровых документов.
Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования процесса наложения дисциплинарного взыскания?
Технологическая цепочка документирования процесса наложения дисциплинарного взыскания на работника включает в себя:
• выявление факта проступка работника;
• составление акта о разовом проступке (опоздании на работу, неявке на работу без уважительной причины, уходе с работы ранее установленного времени, появлении на рабочем месте в нетрезвом состоянии, нарушении правил техники безопасности и т.п.);
• составление руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, или руководителем функционального структурного подразделения (кадровой службы, службы безопасности и др.) докладной записки на имя первого руководителя организации о систематическом или разовом совершении работником дисциплинарного проступка с указанием меры дисциплинарного взыскания;
• доведение руководителем структурного подразделения до сведения работника содержания докладной записки и акта, проставление работником росписи об ознакомлении на докладной записке;
• написание работником, совершившим проступок, объяснительной записки на имя первого руководителя организации или его заместителя; передача объяснительной записки руководителю структурного подразделения – автору докладной записки;
• передача докладной и объяснительной записок, акта о проступке первому руководителю организации для принятия решения;
• при необходимости формирование первым руководителем организации или его заместителем комиссии для проведения служебного расследования с целью установления действительной виновности работника и меры дисциплинарного взыскания;
• принятие первым руководителем решения о мере дисциплинарного взыскания на основании предоставленных документов и заключения по результатам служебного расследования;
• передача докладной записки с резолюцией первого руководителя и других документов в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа;
• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы традиционной индивидуальной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания или унифицированной формы приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
• при увольнении работника – получение согласия профсоюзного органа;
• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
• внесение необходимой записи о наложении на работника дисциплинарного взыскания в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);
• при увольнении - внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
3. В чем состоит информационная взаимосвязь плановой, учетной и отчетной информации по кадрам?
Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки (понимания). Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий (инициативных или по достигнутым результатам).