Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.
С этой целью хранение личных дел сотрудников организации организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.
Выдача личных дел сотрудников организации во временное пользование — для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов — может производиться с разрешения начальника отдела кадров.
Подчеркнем, что личное дело может быть выдано только на время, которое фактически необходимо для ознакомления с записями личного дела и включения в него новых сведений (документов).
Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) — ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены.
В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.
При этом рекомендуется:
а) объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения;
б) располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника);
в) снабжать каждое дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Что касается личных дел государственных служащих, то, в соответствии со ст. 9 Указа Президента РФ от 1.06.1998 № 640 «личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив».
Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе «Примечание» указывается местонахождение документа).
Несколько слов о порядке оформления записей в процессе ведения личного дела. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений.
В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.
Остановимся также на том, каким образом следует включать новые документы в состав личного дела и изымать их. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.
Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи.
При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).