Шаг 1 Декомпозиция работ
Первый уровень:
1. Выбрать подрядчика по проекту
2. Подготовить офис
3. Установить мебель
4. Установить новые ПК
Второй уровень детализации:
Задача 1. Выбрать подрядчика по проекту
1.1. Определение требований (что вы хотите от подрядчика)
1.2. Составление предложения (оформление требований в виде приглашения к участию в тендере)
1.3. Отбор потенциальных подрядчиков
1.4. рассылка предложения
1.5. оценка заявок
1.6. выбор подрядчика
Задача 2. Подготовка офиса
2.1. Планировка офиса
2.2. Монтаж электрооборудования: 2.2.1. Установка новых ламп, 2.2.2. монтаж новых розеток.
2.3. укладка ковровых покрытий
2.4. установка телефонов
Задача 3. Установка мебели
3.1. Подбор новой мебели
3.2. Заказ
3.3. Вывоз старой
3.4. установка новой
Задача 4. Установка новых ПК
4.1.Подбор новых ПК
4.2.Подбор ПО
4.3.Заказ ПК и ПО
4.4.Установка ПО
4.5.Установка ПК
Шаг 2. Оценка сроков и связей работ
Чтобы превратить дерево работ в календарный план, необходимо оценить сроки, добавить информацию о трудоемкости задач и отразить связи между задачами,
Если задача разделена на работы, нужно оценивать продолжительность по каждой из работ (каждому пакету работ), а не по задаче в целом.
В ходе реализации проекта возможны задержки по независящим от вас причинам (поставки), поэтому нужно учесть их в плане (покраска стен требует высыхания перед следующим слоем)
На установку ПО на 1 ПК нужно около 50 мин, значит 1 человек сможет обслужить за день 8 машин, и на все 100 у него уйдет 13 дней. Установка ПК требует порядка 75 минут, за день можно установить 6 ПК, а все 100 – за 17 дней
Шаг 3. назначить исполнителей.
У каждой задачи должен быть исполнитель, который может выполнить эту работу. Просмотрев список задач, вы, как руководитель, сможете понять, какими навыками должен обладать ее исполнитель, и какие ресурсы нужны для ее реализации. Пакеты работ с нулевыми трудозатратами (ожидания), а также суммарные задачи (которые делятся на пакеты работ) не имеют исполнителей (их мониторингом должен заниматься руководитель проекта).
Шаг 4 составить календарный план
Календарный план содержит даты начала и завершения работ каждой задачи и проекта в целом. Дата начала определяется следующим образом: должны быть завершены все предшествующие задачи (!внешнее окружение, предположения!), у исполнителей есть возможность приступить к работе.
Дата завершения в общем случае определяется путем прибавления трудоемкости проекта к дате его начала.
При планировании нужно учитывать:
- только рабочие дни, исключая выходные и праздники
- отпуска исполнителей
- загруженность исполнителей другими работами в период проекта (И3 занят на половину времени)
Для отслеживания хода проекта вводите контрольные точки (вехи):
- офис готов к установке мебели
- установка мебели завершена
- проект завершен – офис готов к эксплуатации
| № задачи | № сдр | Описание задачи | Предш. задача | Оценка трудоемкости (человеко-дни) | Исполнитель |
| Выбрать подрядчика по проекту | |||||
| 1.1. | Определение требований | 0,5 | И1 | ||
| 1.2. | Составление предложения | 1.1. | 0,5 | И1 | |
| 1.3. | Отбор потенциальных подрядчиков | 1.2. | 0,5 | И1 | |
| 1.4. | рассылка предложения | 1.3. | 0,5 | И1 | |
| 1.5. | Ожидание ответа | 1.4. | 0 (+10) | ||
| 1.6. | оценка заявок | 1.5. | И1 | ||
| 1.7. | выбор подрядчика | 1.6 | И1 | ||
| 2. | Подготовка офиса | ||||
| 2.1. | Планировка офиса | 1.7. | Подрядчик | ||
| 2.2. | Монтаж электрооборудования | ||||
| 2.2.1. | Установка новых ламп | 2.1 | Подрядчик | ||
| 2.2.2. | монтаж новых розеток | 2.1 | Подрядчик | ||
| 2.3. | укладка ковровых покрытий | 2.1 | Подрядчик | ||
| 2.4. | установка телефонов | 3.5 | И2 | ||
| 3. | Установка мебели | ||||
| 3.1. | Подбор новой мебели | 1.7. | И1 | ||
| 3.2. | Заказ мебели | 3.1 | И1 | ||
| 3.3 | Ожидание доставки | 3.2 | 0 (+20) | ||
| 3.4. | Вывоз старой мебели | Подрядчик | |||
| 3.5. | установка новой мебели | 2.3, 3.3 | Подрядчик | ||
| 4. | Установка новых ПК | ||||
| 4.1. | Подбор новых ПК | И3 | |||
| 4.2. | Подбор ПО | И3 | |||
| 4.3. | Заказ ПК и ПО | 4.1, 4.2 | И3 | ||
| 4.4. | Ожидание поставки | 4.3 | 0 (+20) | ||
| 4.5. | Установка ПО | 4.4 | И3 | ||
| 4.6. | Установка ПК | 4.5, 3.5 | И3 |
Шаг 5. Оценка издержек:
- расходы на выполнение работ
i. время, затраченное каждым исполнителем
ii. стоимость приобретения инструментария
iii. время, затрачиваемое менеджером
- расходы на приобретение материалов, необходимых для выполнения проекта
Шаг 6. Определение контрольных точек и резерва, риски проекта
Контрольные точки – моменты, значимые для заказчика
Оценка резерва: сверху вниз или снизу вверх.
Оценка "сверху вниз" предполагает просмотр плана на предмет выявления характерных рисков (низкие, средние, высокие) – обычно экспертная оценка. В проекте переоборудования офиса риски низкие, поэтому достаточно заложить резерв в 10-20% по затратам средств и времени.
Оценка "снизу вверх" предполагает изучение каждой задачи в отдельности с целью оценить рискованность всех сроков и прогнозов затрат – рассматриваются все составляющие и по каждой определяются риски и закладывается резерв. Такая оценка точнее, но в больших проектах потребует слишком много времени.
Риски:
1. готовность подрядчика немедленно приступить к работе. Резерв – 10 дней
2. поставки оборудования. Резерв – 10 дней
3. сбои при установке ПК. Резерв – 2 дня
4. стоимость оборудования известна точно, но стоимость мебели и электрооборудования определялась экспертным путем. Резерв – 25% от расходов по этим статьям
5. расходы на персонал: 22 дня резерва работает менеджер, 2 дня работы по ПК (Исполнитель3).
Если есть уверенность в точности оценок, то резерв может быть сокращен, в противном случае – увеличен.
!!! Наличие резерва не означает, что исполнители получают дополнительные дни и средства – это только возможность воспользоваться ими в случае необходимости!!!
Рассмотрим бюджет проекта и рассчитаем резерв.
Бюджет проекта
| Расходы на персонал | |||
| исполнитель | Удельные издержки (в день), у.е. | Число дней | Всего |
| И1 | 3 200 | ||
| И3 | 10 500 | ||
| И2 | 1 500 | ||
| Менеджер | 21 000 | ||
| Всего | 36 200 | ||
| Прочие переменные издержки | |||
| Аренда офиса | 1000 (в неделю) | 13 недель | 13 000 |
Постоянные издержки
| Статья | Общие издержки по статье | |
| Подрядчик (фикс плата) | 20 000 | |
| ПО для управления проектами | ||
| Всего: | 20 400 | |
| ИТОГО | 69 600 | |
| Переменные издержки на материалы | |||
| Статья | Удельные издержки (в день), у.е. | Единиц | Всего |
| Стулья | 10 000 | ||
| Столы | 30 000 | ||
| ПК | 100 000 | ||
| ПО | 45 000 | ||
| Телефонные аппараты | 5 000 | ||
| Лампы | 6 000 | ||
| Розетки | 15 000 | ||
| Ковровое покрытие | 50 (кв.м.) | 50 000 | |
| Всего: | 261 000 |
Постоянные издержки на материалы
| Статья | Общие издержки по статье | |
| Дополнительные предметы мебели | 10 000 | |
| Вывоз старой мебели и ковровых покрытий | 5 000 | |
| Всего: | 15 000 | |
| ИТОГО | 276 000 | |
| Общий бюджет | 345 600 | |
Необходимый резерв по рискам:
1. расходы за исключением ПК и ПО составляют 111 тыс., следовательно резерв в 25% составит 27,75 тыс., округлим до 28 тысяч
2. работа менеджера в течение резервных 22 дней – 6600 у.е.,
3. работа исполнителя3 в течение дополнительных 2-х дней – 600 у.е.
Всего: 35 200 у.е. и 22 дня
Полная стоимость проекта - 380 800 у.е., лучше увеличить ее до 385 тыс. – лишним не будет.
Оптимизм в таком проекте не уместен, ведь если не успеете в срок, окажетесь на улице!