Делопроизводство в бухгалтерии
В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления.
ГОСТ определяет документ как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления – необходимость зафиксировать информацию.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций.
Особое место среди документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию работы бухгалтерии (положения о бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы и распоряжения, акты ревизий, докладные и объяснительные записки и д.р.).
Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников в бухгалтерии.
Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.
|
|
Виды используемых в бухгалтерии документов
Организационные документы представлены уставами, положениями в том числе положением о бухгалтерии, должностными инструкции на работников этого структурного подразделения, инструкциями и правилами.
Положения – нормативные акты, имеющий сводный кодификационный характер и определяющие порядок образование, структуру, компетенцию, обязанности и организацию работы системных органов государства. Например, Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Республике Беларусь или Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Положения утверждаются в установленном порядке.
Инструкция – “правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационное, научно-техническое, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц и граждан”.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определение порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Например: ”Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, организациях”, “Инструкция о порядке заполнения бухгалтерского отчета предприятия”.
К распорядительным документам относят постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу, по которым начисляется заработанная плата.
|
|
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждение положений, правил и т.п.
По средством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Например: “Приказ по личному составу”. Его копия обязательно передается в бухгалтерию.
Протокол. Работникам бухгалтерии, входящим в состав различных комиссий, не редко приходится оформлять протоколы заседаний. Протокол можно определить как документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений или как документ с записью всего происходящего на собрании. Протокол ведется, как правило, во время заседания. Оформляется протокол по форме общего бланка на чистом листе бумаги. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Потом он формируется в дело вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.
Наиболее часто работникам бухгалтерии приходится составлять акты.
Акт – документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями. Работники бухгалтерии входят во многие комиссии, особенно связанные с учетом или списанием материальных ценностей. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий); акт приема-передачи (при смене руководства, материальных ценностей; акт приема объектов и т.п.
|
|
Акт независимо от разновидности составляется по единой схеме.
Служебныеписьма – обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, замечания, требования и т.п.
Служебные письма занимают до 80% входящие и исходящей документации учреждения в целом и часто используется в деятельности бухгалтерии.
Сопроводительноеписьмо ― часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительных писем допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д.
Также могут составляться письмо-приглашение, информационное письмо, рекламное письмо, письмо-извещение, гарантийное письмо и т.п.
Докладнаязаписка – документ, адресованный руководителю данного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшей место явлении или факте, о выполнении работы.