Документы представляют собой тексты достаточно разнородной группы письменных жанров, которая нуждается в классификации. Существует большое количество оснований, по которым можно классифицировать все документное множество.
Со ссылкой на Государственный стандарт Р 51141-98 А.И. Кунясв предлагает пять оснований для классификации документов:
1. Первое основание составляет вид материальной основы документа, которую можно разделить а) по происхождению на естественную (дерево, пергамент, глина) и искусственную (ткань, бумага, синтетические материалы); б) по геометрической форме (лист бумаги, компакт-диск); в) по количеству слоев, из которых состоит материал: однослойный (бумага) и многослойный (магнитная лента) и др.
2. Вторым основанием выступает способ идентификации информации, зафиксированной в документе. Па этом основании документы подразделяются на машиночитаемые, чтение информации с которых невозможно без использования различных технических устройств или компьютерных программ (компьютерные файлы), и человекочитаемые, вычленить информацию с которых человек может путем непосредственного считывания (книги, статьи).
3. Третьим основанием является вид реквизитов, применяемых для идентификации документов. С формальной точки зрения, как раз набор реквизитов (формуляр) и является наиболее важной характеристикой документов, так как именно соблюдение требуемого формуляра придает документу юридическую силу и делает его действительным. Реквизиты документов будут рассмотрены подробнее далее.
4. Четвертым основанием служит вид информации, зафиксированной в документе. В данном случае выделяется несколько групп документов: а) политические, служащие для «информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий» [Куняев 2008: 38]; б) идеологические, в том числе и религиозные; в) управленческие, посредством которых функционируют управленческие системы; г) правовые, отражающие и формирующие правовые отношения внутри общества; д) научные, демонстрирующие научные достижения в деле познания окружающего мира и человека; с) технические, фиксирующие достижения в области технологии.
5. Последним основанием ученый называет способ бытования документа в обществе. В данном случае Государственный стандарт выделяет четыре класса: а) черновые документы, отражающие работу автора над текстом; б) беловые документы переписанные без помарок и исправлений черновые документы; в) подлинники (оригиналы) документы «в окончательной редакции, оформленные и подписанные в соответствии с требованием стандарта» [Шувалова 2008:16]; отмечается, что некоторые виды документов (договоры и контракты) могут составляться в нескольких оригинальных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу; г) выписки части оригиналов документов, оформленные отдельно для решения каких-либо вопросов; д) дубликаты повторные экземпляры подлинников документов, также обладающие эквивалентной юридической силой; существенным отличием дубликата от оригинальных экземпляров документа является то, что дубликат изготовляется не одновременно с подлинником, а в случае его утраты; е) копии документы, в полной мере воспроизводящие форму и содержание оригинала, но лишенные юридической силы, которую, однако, копия может приобрести после того, как будет заверена компетентным должностным лицом.
Заметим, что перечисленный список оснований нельзя считать исчерпывающим и достаточным для создания полной классификации, которая учитывала бы все характеристики документа. Известны и иные перечни. К примеру, в документоведческой литературе указывается несколько оснований для классификации документов, которые лишь отчасти совпадают с вышеперечисленными. Так, Э.Л. Вардаев, М.П.Шувалова, Л.И. Нелов и другие авторы выделяют следующие:
1. Способ документирования. По этому основанию документы делятся на рукописные, машинописные, изобразительные, электронные и проч.
2. Место составления: а) внутренние, «создаваемые в организации для обеспечения ее внутренних связей» [Бардаев 2010: 160], б) обеспечивающие официально-деловую коммуникацию между разными организациями: входящие, поступившие из других организаций, и исходящие, отправляемые в другие организации. Представляется не вполне точной квалификация основания: по существу, и документ, не выходящий за пределы организации, где он составлен, и документ, полученный из другой организации, составлены в одном и том же месте: в пределах некой организации. Точнее было бы говорить о местонахождении адресата (в рамках той же организации, что и у адресанта, или за пределами организации, где функционирует адресант).
3. Количество отражаемых вопросов. На этом основании документы делятся на простые и сложные. Простые посвящены какому-либо одному вопросу, тогда как в сложных отражено несколько тем.
4. Распространенность в обществе. В зависимости от данного показателя документы объединяются в три группы: а) опубликованные, имеющие выходные данные и предназначенные для широкого использования;
б) неопубликованные, существующие в небольшом количестве экземпляров и содержащие сведения, предназначенные для ограниченного круга лиц;
в) непубликуемые документы, используемые однократно для решения конкретных управленческих задач.
5. Ограничение доступа. Здесь выделяются три группы документов: 1) общедоступные, 2) конфиденциальные (содержат данные ограниченного распространения) и 3) секретные, содержащие информацию, которая составляет государственную тайну.
6. Способ изложения. На этом основании выделяются две группы документов: индивидуальные, в которых содержание передается в свободной форме (заявления, докладные записки), и типовые, «предназначенные для использования организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов» [Шувалова 2008: 15]. К типовым документам относятся различные положения и перечни документов. Классификация документов по этому основанию близко стоит к классификации но характеру синтаксической организации текста, которая будет подробнее рассмотрена ниже.
7. Наличие юридической силы. На этом основании документы делятся на подлинные и подложные (формуляр и содержание вторых не соответствует установленным нормам). Подлинные документы могут быть «действительными, то есть имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, то есть утратившими юридическую силу» [Белов 2007: 49]. Примером такого документа является договор с истекшим сроком действия.
8. Срок хранения. В зависимости от данного параметра документы делятся на документы постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). По истечении срока хранения документы уничтожаются.
9. Способ передачи. По способу передачи документов различают письма, телеграммы, факсы и проч.
10. Сфера деятельности. Все исследователи выделяют два типа документов в зависимости от их происхождения. В соответствии с эти критерием документы делятся на личные, создающиеся за пределами деловых отношений индивида (дневники, личная переписка), и официальные, которые создаются «физическим или юридическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке» [ГОСТ Р 51-141-98]. Уточняя характер сферы деятельности, оперирующей официальными документами, Э.Л. Бардаев подразделяет последние на управленческие и технические [Бардаев 2010: 165].
Приведенные перечни оснований классификации документов показывают, что по различным критериям можно создавать множество классификаций документов, которые опираются на признаки разной степени значимости. Однако наиболее важных критериев четыре: 1) функциональное назначение, 2) содержание текста, 3) синтаксическая организация текста, 4) коммуникативное намерение автора текста. Каждый тип документов выполняет свои, именно ему присущие функции. Наиболее подробно в отечественной науке функциональная сторона документа представлена в работе «Документоведение: документ и системы документации» [Илюшенко 1977]. Исследователи приводят следующее определение функции документа: «Функция документа есть его целевое назначение, органически присущее ему независимо от того, осознана или не осознана она автором» [Илюшенко 1977: 14]: составляя документ и фиксируя в нем разного рода информацию, автор далеко не всегда намеренно закладывает все тс функции, которые будет выполнять готовый документ.
Изучение функций документа имеет большое значение, так как дает возможность:
1) уяснить подлинную цель создания документа и заключенной в нем информации;
2) правильно понять роль документа в данной социальной структуре и в данной системе экономических, социальных и иных связей;
3) провести четкую научную классификацию документов;
4) сформулировать определенные требования к содержанию, организации, форме, а также технологии обработки документов;
5) выявить новые способы оптимизации документооборота, повысить эффективность управления [Илюшенко 1977: 14].
Так как в документе находят свое отражение все формы управленческой деятельности, можно сказать, что в принципе любой документ полифункционален. Нет документов, несущих только одну, строго определенную функциональную нагрузку, поэтому разграничить их можно лишь условно, для удобства классификации и анализа.
Функции документа классифицируются в зависимости от специфики его содержания, в свою очередь отражающего потребность в выполнении им той или иной социальной роли. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный характер документирования явлений действительности. Документы реализуют следующие функции: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.
Основной, наиболее общей облигаторной функцией всех без исключения документов, потребность в реализации которой и привела к их появлению, является информационная. Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи определяет содержание информационной функции.
Как видно из определения, информационная функция имеет сложную структуру. Наиболее значимым качеством документа, выполняющего эту функцию, является его информационная емкость, то сеть количество и качество заключенной в нем информации. Информационная емкость документа зависит от многих показателей: полноты, объективности, достоверности, оптимальности, актуальности представленной информации. Качество выполнения документом данной функции во многом зависит от специфики и способа сбора, передачи, использования и хранения информации, а также доступности информации, «лежащих, строго говоря, за пределами документа как такового» [Илюшенко 1977: 15].
Информацию, представленную в документах, можно разделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (актуальную в данный момент), перспективную (относящуюся к будущему).
Все остальные функции документа базируются на разных интерпретациях информации, передаваемой документом, поэтому их можно трактовать как различные проявления, составные части информационной. Однако специфика этих аспектов так существенна, что позволяет выделить каждый из них как самостоятельную функцию.
Важнейшей информацией, которую содержит документ, по мнению исследователей, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Именно социальная коммуникация породила необходимость создания документов, поэтому «всякий документ является выражением той или иной социальной потребности» [Шувалова 2008: 12]. Социально значимым, выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку он порожден той или иной общественной потребностью. Социальная информация может содержаться в документе как эксплицитно, так и в форме, которая позволяет извлечь сведения лишь в результате анализа текста.
Документ не только порождается определенными социальными отношениями, но и сам может воздействовать на эти отношения, способствовать их формированию (ср., например, законы). Поэтому социальная функция документа определяется и местом, ролью в данном обществе, государстве. Иначе говоря, есть документы, которые только отражают процессы, происходящие в обществе, а есть и такие, которые сами влияют на общественное развитие, стимулируя или, наоборот, тормозя его. Такие документы несут двойную социальную нагрузку: они отражают социальные процессы и одновременно с этим играют конкретную роль в их появлении и протекании.
Изучение социальной функции документов, ее правильное понимание помогает познать механизм действия общества. Значение документа тем выше, чем объективнее в нем отражено функционирование общества и его структура. Документ может нести информацию не только обо всем обществе или некой социальной группе, но и об отдельной личности в ее социальном аспекте. Весомость социальной функции такого документа соответствует степени отражения в нем деятельности, места и роли отдельного человека в данном обществе.
Тесно примыкает к информационной функции документа коммуникативная. В некотором роде она представляет собой частный случай информационной, но выделяется как самостоятельная благодаря своей ярко выраженной специфике передаче информации во времени и пространстве. Суть данной функции состоит в осуществлении связи как между отдельными членами общества, так и между различными организациями: «Она играет, таким образом, социально цементирующую роль» [Илюшенко 1977: 16]. В зависимости от способа выражения коммуникативной функции можно выделить два типа служебных документов: 1) документы, ориентированные в одном направлении: сверху вниз (приказы, распоряжения, решения) или снизу вверх (заявления, объяснительные записки, резюме); 2) документы двустороннего действия (служебная переписка, договоры, контракты).
Выполняя культурную функцию, документ предстает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом отношении документ предстает как некий «культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото- и фонографических способов запечатления и предназначенный для реализации определенной общественной потребности» [Илюшенко 1977: 17].
Документы в этой функции фиксируют и закрепляют традиции, системы ценностей, поведенческие нормы, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе. Культурную функцию с наибольшей эффективностью выполняют комплексы документов. Именно в них можно проследить концентрацию культурных традиций, систем ценностей, образцов деятельности, обычаев, ритуалов и норм поведения.
Для дальнейшего исследования необходимо произвести разграничение понятий «документ», «официальный документ» и «служебный документ».
Авторы энциклопедического словаря «Экономика и право» дают следующее определение официального документа: «1) документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. Единые правила оформления О.д. утверждены распоряжением руководителя Администрации Президента РФ №2385 от 17 декабря 1994 г; 2) в соответствии с ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" от 23 ноября 1994 г. "произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер" [Шестаков 2000: Эл. ресурс]. Другими словами, официальный документ это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке» (ГОСТ Р 51141 98]. Таким образом, к приведенному выше определению документа вообще эти дефиниции добавляют указание на автора и на установленный порядок, в соответствии с которым официальный документ и получает свой статус, а также юридическую силу его неотъемлемое свойство. На этом основании от официальных документов отделяются личные документы и документы, с течением времени утратившие свое прямое назначение, а также юридическую силу и ставшие историческими источниками.
Также Государственный стандарт выделяет из всей совокупности официальных Документов служебные документы, определяя их как «официальные документы, используемые в текущей деятельности организации» [там же]. Таким образом, служебные документы отграничиваются от остальных документов областью своего практического применения, а именно участием в управлении организациями. Именно многочисленные жанры служебных документов являются средством письменной деловой коммуникации.
Из сказанного следует, что описанные группы текстов находятся в отношении части и целого. Служебные документы являются частью официальных документов. Последние же в свою очередь представляют собой частный случай документов вообще. Всякий служебный документ является официальным, но не всякий официальный документ может быть служебным. Так, документы, удостоверяющие личность (паспорт, служебное удостоверение и проч.), изготавливаются различными юридическими липами и оформляются по официально установленным образцам, вследствие чего получают юридическую силу указания на своего предъявителя. Значит, их, безусловно, можно отнести к официальным документам. Однако эти виды документов не являются средством управления организацией, поэтому назвать их служебными документами нельзя.
С.П. Кушнерук [1999: 43] отмечает, что «условность и даже противоречивость данной классификации очевидны, однако она отражает тенденции в связях формы и функции документов». Необходимо отмстить то, что названные понятия часто не различаются даже в специальной литературе [Рахманин 1982]. Кроме того, в различных обстоятельствах документы могут переходить из одного класса в другой. Так, личное письмо, представая в качестве вещественного доказательства в ходе судебного процесса, приобретает юридическую силу и становится официальным документом. При этом его форма и содержание остаются прежними, а существенно меняется именно статус.
По мнению И.II. Шуваловой и Л.Ю. Ивановой, четыре функции, описанные выше, являются общими для всех документов. Служебные документы также могут выполнять ряд других функций.
Основной функцией служебных документов, созданных для целей управления и в процессе реализации управления, является управленческая функция, поэтому представляется целесообразным осветить данную функцию подробнее.
Для эффективного управления прежде всего необходимо наличие новой, актуальной информации, дающей возможность принимать своевременные и правильные решения. Из этого видно, что главным свойством документов, обладающих управленческой функцией, является оперативность. Но одной только оперативности недостаточно для эффективного управления, большое значение имеет также качество принимаемых решений и других воздействий, фиксируемых документом.
Информацию, которая содержится в документах, можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Как указывают исследователи, «осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее «вверх», то есть при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит се сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на высших уровнях управления. При движении ее «вниз» низшие и средние уровни управления обычно вырабатывают дополнительную информацию» [Илюшенко 1977: 18|.
Управленческие документы имеют две основные подфункции: 1) нормального функционирования и совершенствования какого-либо сообщества в целом (государства или любого другого социального института, рабочего коллектива); 2) обеспечения нормального функционирования каждого отдельного члена данного сообщества.
Документы отражают в особой форме структуру, стадии и циклы управления и одновременно с этим оказывают серьезное воздействие на саму сферу управления. Документ играет прежде всего нормативную роль, действуя как регулятор различных сторон деятельности общества, государства и отдельных организаций.
Документы могут также выполнять и правовую функцию, фиксируя, закрепляя или изменяя правовые нормы и правовые отношения. Однако не все документы наделены ею изначально, некоторые приобретают се лишь на время, когда выступают доказательством в суде, арбитраже и т.д.
Еще одна функция, функция учета, ближе всего стоит к социальной, но закрепляет количественную, а не качественную характеристику информации: «Функция учета есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами, с целью их анализа контроля и оптимизации» [Илюшенко 1977: 20].
Кроме того, для документа возможно выполнение функции исторического источника, когда он получает статус исторического свидетельства. Данная функция также называется научно-исторической [Шувалова 2008]. Эту функцию выполняют те документы, которые уже реализовали свои остальные функции и хранятся в архивах. По выражению II.Н. Кушнаренко, выполняя эту функцию, документы служат «внешней памятью» и отдельного индивида, и человечества в целом [Кушнаренко 2008: 40].
Как уже отмечалось, документ может быть источником перспективной, оперативной и ретроспективной информации. Все эти свойства заложены в нем с момента создания. Однако со временем значимость первых двух характеристик уменьшается, а потенциал последней растет. В конце концов документ совершенно теряет актуальность и изымается из документооборота, помещаясь в архив.
Полифункциональность документа не исключает возможности доминирования какой-то одной функции над всеми остальными. Автор документа, как правило, субъективно наделяет его одной функцией, другие документ выполняет объективно.
С течением времени роль какого-то одного документа в обществе изменяется, вместе с этим изменяется и его доминирующая функция: оперативная, деловая информация становится ретроспективной, актуальность ее падает, а нормативное и регулятивное значение утрачивается. Поэтому коммуникативная, управленческая, правовая и учетная функции уступают место другим.
Исходя из этого, все перечисленные функции можно разделить на функции оперативного характера (правовую, управленческую, учета), действие которых ограничено временем, и постоянно действующие (социальную, коммуникативную, культурную, исторического источника, информационную), обеспечивающие социальную и культурную преемственность.
Значит, функции документа, его назначение определяются необходимостью в реализации конкретной потребности.
Основываясь на том, выполняет ли документ какие-либо функции оперативного характера или только постоянно действующие, всю совокупность служебных документов можно разделить на две категории: 1) документы исторические источники и 2) актуальные служебные документы. В.П. Веселов предлагает следующую классификацию служебных документов но содержанию.
1. Организационные (устав, положение, инструкция). Данный тип документов определяет правовое положение и основные задачи учреждений, предприятий, организаций и их структурных подразделений. Наиболее распространенным видом организационных документов является положение о структурном подразделении.
2. Инструктивно-распорядительные (должностные инструкции, решения, приказы). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность единоначальников и коллегиальных органов. Вместе с тем распорядительные документы передают письменные указания подчиненным. Самый распространенный вид распорядительных документов приказ «правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного учреждения (его структурного подразделения), который действует на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом». В некоторых случаях приказ может быть адресован широкому кругу организаций и должностных лиц. По содержанию приказы делятся на приказы но вопросам общей деятельности и приказы по личному составу.
3. Справочные документы (сводка, акт, протокол, ведомость). Самым распространенным видом справочной документации является протокол «запись хода решения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов» [Веселов 1996: 16].
4. Оперативные (служебные письма, записки).
Л.В. Рахманин в своей классификации объединяет организационные, справочные и оперативные документы в один тип административно-организационные, также выделяет распорядительные и добавляет еще четыре тина документов:
1) документы по личному составу работающих, включая такие их виды, как заявление, автобиография и т. п. (личные документы);
2) финансовая документация;
3) учетная документация;
4) документы, регулирующие межгосударственные отношения.
А.Б. Фельзер и М.А. Мисссрман предлагают следующую, еще более общую классификацию:
1) организационные документы (положения, уставы, инструкции, правила);
2) распорядительные документы (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения);
3) справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, стенограммы, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки, графики и др.).
Данные классификации служебных документов по составу противоречат друг другу, объединяя одни и те же жанры деловой речи в разные группы. Для упорядочения приведенных выше классификаций служебных документов представляется целесообразным на основе упомянутых создать скорректированную классификацию:
1) распорядительные документы, с помощью которых осуществляется решение важнейших управленческих вопросов (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения);
2) организационные документы, представляющие собой комплекс жанров, с помощью которых определяются функции, задачи и структура различных организаций, а также обязанности их сотрудников (положения, уставы, инструкции, правила, договоры);
3) финансово-учетные документы, описывающие материальную сторону деятельности организации (ведомость, сводка, финансовый отчет); 4) справочно-информационные документы, целью которых является инициация управленческих решений посредством сообщения информации, напрямую относящейся к деятельности организации (протокол, акт, служебное письмо, справка);
5) документы но личному составу работающих, которые описывают трудовую, служебную и правовую стороны деятельности сотрудников организации.
В рамках этого разряда можно выделить две подгруппы: а) трудовые договоры, близкие по форме к организационным документам;
6) документы оперативного характера, близкие к справочным документам. Они содержат просьбу или информацию, передаваемую сотрудником начальству и затрагивающую какие-либо аспекты повседневной деятельности организации (заявление, резюме, автобиография, объяснительная записка).
Также в специальной литературе отмечается использование в управлении кадровым составом организации некоторых отчетно-статистических документов (например, табелей учета рабочего времени) [Басаков 2003: 10], однако подобные письменные жанры находятся на периферии документации но личному составу.
В отличие от служебных документов остальных типов все жанры документов по личному составу относятся к внутренней документации организации и представляют собой выражение отношений между организацией и отдельным работником. Поэтому, несмотря на близость указанных подгрупп документов по личному составу другим типам служебной документации, их выделение в особый тип все же представляется возможным.
Документ включает в себя ряд составляющих реквизитов: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д. Согласно ГОСТу реквизит призван «идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе». Р.Н. Моссев отмечает, что данный термин до настоящего времени так и не получил четкого определения и что «существует явная неразбериха по поводу смысла и целей реквизитов, являющихся, как-известно, обязательным элементом оформления документов» [Моссев 2007: 103].
Государственный стандарт Р.6.30-2003 «Требования к оформлению документов» перечисляет 30 реквизитов, каждый из которых занимает свое место на бланке документа и этим идентифицирует документ и наделяет его юридической силой. Каждый реквизит выполняет свою конкретную функцию. Число реквизитов зависит от нескольких факторов: цели создания документа, его назначения, требований к содержанию и форме, способа документирования. Некоторые из реквизитов (дата, подпись, текст) обязательны для всех документов. Иногда присутствие одного реквизита на документе исключает па нем появление другого.
Для большинства документов число реквизитов строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо из реквизитов делают документ недействительным. Для ряда документов, таких, как паспорт, свидетельство о рождении, диплом и трудовая книжка, состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами.
Каждый документ обладает формуляром, представляющим собой совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Характеристики формуляра зависяn от типа документа.
С точки зрения синтаксической организации реквизита «текст документа», его пунктуационного и графического оформления служебные документы делятся следующим образом [Рахманин 1982|:
1. Традиционно, линейно организованный текст, представляющий собой последовательную запись синтаксически оформленных предложений, соответствующих но стилю изложения традиции служебной переписки.
2. Трафарет линейная запись с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Также трафарет можно рассматривать как вид формализованного текста, где заранее в общем виде предусматривается ситуация, в пределах которой данный документ будет использован, и языковая форма, в которой эта ситуация изображается. Элементы оформления трафаретного бланка содержат информацию о тине документа («Справка...»), о сфере его использования («МОУ СОШ № 110») и т. д.
3. Анкета перечень заранее подготовленных вопросов, ответы на которые заполняют подготовленные пробелы. В этом состоит главное сходство анкеты с трафаретом, однако вопрос и ответ в анкете два самостоятельных, связанных по смыслу предложения. Они могут иметь одинаковую форму (Фамилия Сидоров. Имя Петр. Отчество Иванович), но это не обязательно (ср.: Знание иностранного языка Английский). Анкета имеет более дробное содержание, чем трафарет. Текст анкеты организован вертикально.
4. Таблица совокупность данных, представленных в цифровой и/или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей.
Б.С. Шварцкопф выделил два типа норм, действующих в сфере письменной деловой речи: 1) текстовые нормы, «регламентирующие построение текста документа», то есть «семантическую и формальную организацию текста документа и его частей»; текстовые нормы диктуются жанром документа, формируя в сознании пишущего некий эталон, которому должен отвечать документ конкретного жанра; 2) языковые нормы, ограничивающие «возможность употребления языковых единиц в контексте документа» [Шварцкопф 2001: 221]. Эти нормы способствуют унификации и стандартизации документооборота.
Соблюдение принципа стандартизации и унификации оправданно со многих точек зрения: «экономической (сокращаются трудозатраты на процесс составления документов), правовой (адресант письма почти всегда лицо юридическое), социальной (адресат и адресант лица коллективные), технической (открывается возможность машинной обработки информации), психологической (облегчается обработка информации), культуроведческой (унификация языка и стиля совпадают с задачей их нормализации)» [Рахманин 1982: 6): «Составитель документа, работая но образцу, получает возможность сосредоточить свое внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. В унифицированном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения (но данным исследований, унифицированный текст воспринимается в 10 раз интенсивней, чем неунифицированный)» [Рахманин 1982: 9). Общепринятая композиция, использование готовых оборотов и конструкций позволяют автору речи полностью сконцентрироваться на задачах речи, не отвлекаясь на поиск подходящих определений. Стандартизация деловой речи существенно повышает информативность документов и облегчает их восприятие, что способствует большей оперативности документооборота в целом.
Обращение к текстовым нормам создания документа приводит Б.С. Шварцкопфа к мысли о неодинаковости их «жесткости», степень которой он связывает с тем, что они диктуют: только набор реквизитов документа или еще их последовательность и пространственное расположение [Шварцконф 2001: 221 222]. В зависимости от степени жесткости/гибкости текстовых норм Б.С. Шварцкопф подразделяет документы на три типа.
Документы первого типа (с наибольшей степенью жесткости текстовых норм) опираются на образец-матрицу, в котором фиксируются все три вышеперечисленных параметра организации текста: набор реквизитов, их последовательность и расположение. Примерами таких документов могут служить доверенность, справка, анкета.
В основе документов второго типа лежит образец-модель, для которого характерна большая свобода: он требует соблюдения набора реквизитов и их последовательности, но не регламентирует их расположения. Таковы, например, заявления, значительная часть официально-деловых писем.