ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЗАКУПОК

Этапы процесса осуществления закупок потребителем:

1. Осознание потребности — выявляется потребность потребителя, которую можно удовлетворить путем приобретения продукции.

2. Общее описание потребнос­ти — указываются основ­ные характеристики и не­обходимое количество требуемой продукции

3. Оценка характеристик про­дукции — определяются и выбираются наилучшие потребительские свойства (характеристики) требуемой продукции.

4. Поиск поставщиков — покупателю необходимо выбрать лучших поставщиков.

5. Запрос предложений — поку­патель предлагает постав­щикам сделать свои пред­ложения.

6. Выбор поставщика — покупатель анализирует поступившие предложения и выбирает одного или нескольких поставщиков продукции.

7. Оформление заказа — процедура передачи поставщику окон­чательного заказа. Оговариваются потребительские свойства продукции, необходимое ее количество, желательные сроки поставки, условия возврата, гарантии.

8. Оценка эффективности деятельности поставщика — покупатель оценивает, насколько он удовлетворен работой поставщика. На основе оценки принимается решение о продлении, изменении или приостановке договора с ним.

Этапы процесса закупок на предприятии:

1. Определение масштаба проекта (определение объема производ­ства и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анали­зируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невы­полненные заказы, справочные списки потребителей).

2. Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщи­ков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции. В графике предусматривается время:

• на подготовку спецификаций;
• на запросы продавцу;
• на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обяза­тельств;
• на утверждение проектной документации поставщика;
• на изготовление и отгрузку к месту получения.

3. Разработка предварительного графика закупки на основании из­вестной требуемой даты поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формиро­ванию плана закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции.

4. Размещение объявлений о подаче предложений.

5. Оценка предложения.

6. Окончательные переговоры.

7. Составление документации.

8. Поставка и контроль качества.

9. Обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Показатели, характеризующие деятельность службы закупок предприятия:

• совокупный торговый оборот;
• общий объем закупок;
• закупочные цены на продукцию;
• средние цены на закупаемую продукцию;
• размеры отдельных (единичных) закупок;
• затраты на оформление и передачу заказов на поставку;
• количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок);
• количество договоров на поставку;
• количество сотрудников службы закупок;
• количество поставщиков;
• условия платежа;
• условия поставки;
• аккуратность поставок;
• количество поставок за определенный период времени;
• срок поставок;
• надежность поставок.

Операции, осуществляемые в рамках функции закупок:

• анализ рынка;
• изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Позволяет сделать вывод о том, что покупка совер­шается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;
• получение и оценка предложения поставщика;
• выбор поставщика;
• согласование стоимости обслуживания и заключение дого­вора;
• проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;
• проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;
• размещение заказа;
• делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;
• установление единой политики в отношениях с поставщиками;
• выработка методов учета продукции;
• сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;
• ускорение оплаты продукции;
• экономия ресурсов предприятия, например, путем консоли­дации заказов и установления стандартов запаса;
• поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;
• отбор, классификация и анализ данных, необходим! тх лля поиска альтернативного вида продукции;
• прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупа­емой продукции;
• анализ ценности и возможностей поставщика;
• разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.

Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии:

• объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Зна­чительная доля закупок в общих расходах предприятия подчер­кивает важность функции закупок для логистической системы предприятия;
• особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплекс­ных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок;
• ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функциони­рования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается. Планирование закупок сырья — планирование общего коли­чества основных и значимых видов сырья, необходимых для про­изводства конечной продукции в конкретные периоды времени (обычно по неделям).

Факторы, влияющие на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия:

• скорость выполнения заказа (время от момента отправки за­каза до получения продукции);
• возможность срочной доставки продукции по специальному заказу;
• готовность поставщика принять обратно поставленную про­дукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией (или принять обратно продукцию без выяснения причин отказа от нее);
• обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции;
• умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки;
• наличие эффективно функционирующей службы обслужива­ния потребителей;
• наличие надежно функционирующей распределительно-склад­ской сети;
• достаточный уровень запасов продукции;
• уровень цен, по которым предоставляется обслуживание по­требителям.

Цели системы управления закупками на предприятии:

• расширение номенклатуры продукции;
• снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
• избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
• контроль над специальными заказами;
• контроль над упущенными продажами;
• увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стан­дартного заказа.

Методы закупок:

• прямые закупки — закупки продукции непосредственно у произ­водителей;
• встречные закупки — закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;
• лизинг — аренда, например, складского оборудования;
• новая закупка — ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;
• обычная повторная закупка;
• измененная повторная закупка — ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, тре­бует проведения небольших исследований;
• комплексная закупка — осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.

Методы управления закупками:

• метод увеличения объемов закупок;
• метод уменьшения объемов закупок;
• метод прямого расчета объемов закупки.

Метод увеличения объемов закупок:

1. Учитывается спрос на конкретные виды продукции для при­нятия решения об их закупках.

2. Анализируется спрос в течение по меньшей мере 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний.

3. Определяется достаточный объем спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции.

4. Решения о создании запасов принимаются в зависимости от количества заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданных видов продукции.

Метод уменьшения объемов закупок:

1. Ежемесячно анализируется статистика сбыта продукции, не пользующейся спросом.

2. На основании статистики сбыта определяются те виды про­дукции, объем запасов которых следует сократить.

3. Вырабатываются критерии, на основании которых опре­деляется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции.

4. Сводится к минимуму доля медленно реализуемых видов про­дукции на основе учета показателей объема запасов продукции.

Метод прямого расчета объемов закупок (вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса):

1. Определяется период времени, для которого осуществляется расчет,

2. На основании статистики продаж за выбранный период времени определяется общее количество проданной продукции.

3. Определяется средняя величина запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на количество недель в выбранном периоде.

4. Для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю.

5. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются.

6. Полученная в результате расчетов величина изменяется еже­недельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому средняя величина запасов и оптимальный уровень запасов посто­янно пересчитываются.

Политика закупок продукции, основанная на ЛВС-анализе:

1. Закупки ресурсов группы «А» осуществляются у более на­дежных поставщиков, чем по группе «С».

2. Наименования группы «А» подвергаются более тщательному физическому контролю над хранением, чем наименования групп «В» и «С» и по возможности размещаются в наиболее надежных местах; точность записей наименований продукции группы «А» подвергается более частым проверкам.

3. Прогнозирование потребности в продукции группы «А» осу­ществляется более тщательно, чем прогнозирование потребности в продукции остальных групп.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОСТАВОК

Формы снабжения:

• складская — поставка продукции осуществляется через проме­жуточные и распределительные складские комплексы и терми­налы;
• транзитная — поставка продукции непосред­ственно потребителю с предприятий-изготови­телей; поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредст­венно от поставщиков.

Транзитная форма снабжения будет рентабель­ной для поставщика и потребителя при следующих условиях:

• количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;
• потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории;
• продукция требует высокоспециализированного обслуживания;
• объем каждой поставляемой партии достаточен для заполне­ния одной грузовой единицы (вагон, контейнер);
• покупатель имеет сеть складов и подсобных помещений;
• происходит быстрое колебание цен, требующее немедленного согласования с покупателем.

Транзитная норма — минимально допустимое количество про­дукции, отгружаемое предприятием-изготовителем в адрес потре­бителя по одному заказу.

Деятельность службы снабжения предприятия анализируется на основании следующих критериев:

• оптимальное размещение и своевременное выполнение общих и прямых заказов на поставку;
• соблюдение установленной сметы расходов;
• наличие планов закупок и качество их составления;
• эффективность переговоров с поставщиками;
• применяемые методы оценки, ранжирования и выбора по­ставщиков;
• качество информационных систем, используемых службой снабжения.

Активная политика предприятия в области условий поставки за­ключается в том, что при продаже продукция должна быть достав­лена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца.

При выборе условий поставки, в частности способа транспор­тировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.

Преимущества активной политики условий поставки:

• лучший контроль цепи поставки;
• планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потре­бителей в соответствии с поставками;
• возможность определять в процессе переговоров с перевоз­чиками лучшие условия транспортировки.

Преимущества поставок в точные сроки:

• минимальные инвестиции в сырье, материалы и другие виды продукции;
• сокращение затрат на внутреннее перемещение материалов;
• снижение риска потери качества продукции в процессе хра­нения;
• снижение уровня затрат на содержание складских помещений в производстве и на предприятии в целом;
• сокращение общепроизводственных затрат вследствие повы­шения уровня качества поставок, сокращения брака и отходов, уменьшения объема «бумажной» работы.

Меры, принимаемые отправителем для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:

• соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест;
• точное определение количества отгруженной продукции (веса и количества мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек);
• при отгрузке продукции в упаковке — оформление для каж­дого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
• четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству;
• осуществление контроля над работой лиц, занятых определе­нием количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов;
• отгрузка (сдача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техничес­кими условиями, чертежами, рецептурами, образцами, эталонами;
• четкое и правильное оформление документов, удостоверя­ющих качество и комплектность поставляемой продукции (техни­ческий паспорт, сертификат, удостоверение о качестве), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности;
• своевременная отсылка документов, удостоверяющих коли­чество, качество и комплектность продукции, получателю; доку­менты высылаются вместе с продукцией;
• соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

 

ПОКАЗАТЕЛИ ПОСТАВОК

Показатели поставок характеризуют объем, структуру и ритмич­ность (равномерность) поставок.

Время поставки — период времени между поступлением в логи­стическую систему заказа на поставку и получением потребителем заказанной продукции.

Интервал поставки — время между двумя следующими друг за другом поставками.

Частота поставок представляет собой число возможных поста­вок в течение определенного периода времени (например, число поставок в отчетном периоде). Через частоту поставок может быть выражен средний интервал поставки.

Безотказность поставок — доля заказов, выполненных с требу­емыми временными показателями за определенный период времени, в общем объеме заказов на тот же период времени, определяется как в разрезе каждой номенклатуры продукции, так и в целом по предприятию.

Оптимальная партия поставки — объем партии поставки про­дукции, отгружаемый поставщиком по заказу потребителя. Опти­мальная партия поставки обеспечивает для потребителя минималь­ное значение суммы двух составляющих: транспортных расходов и затрат на формирование, хранение и поддержание требуемого уровня запасов.

Ритмичность поставок — поставка в сроки, установленные дого­вором поставки.

Равномерность поставок — поставка продукции равными пар­тиями за равные отрезки времени.

Среднее время задержки поставок — показатель, характеризующий превышение времени поставок продукции (в днях) по сравнению с нормативным временем поставок.

Коэффициент связи «поставщик—потребитель» — величина, от­ражающая тесноту связи данного потребителя с тем или иным по­ставщиком. Рассчитывается как отношение количества продукции, поступившей за отчетный период от данного поставщика, к общему количеству продукции, поступившей к потребителю за тот же период времени.

Степень готовности к немедленной поставке характеризует долю общей потребности в продукции, удовлетворение которой за счет поставки может быть осуществлено немедленно.