Создание макетов таблиц, образующих базу данных.

Практическое создание базы данных.

1. Запустить Microsoft Access и щелкнуть справа по строчке «Новая база данных».

2. В качестве имени файла набрать свою фамилию, а затем щелкнуть на кнопке «Создать».

Создание макетов таблиц, образующих базу данных.

Проектируемая база данных должна содержать три следующие таблицы.

Первичный ключ у этой таблицы – «номер заказа».

Первичный ключ у таблицы клиенты - поле «код клиента».

Первичный ключ – «код продукта».

При разработке базы данных сначала создаются макеты таблиц, а затем таблицы наполняются данными. Создадим сначала макет таблицы «Клиенты».

1. В окне базы данных щелкнуть на закладке «Таблицы» и щелкнуть по кнопке «Создать».

2. Выделить строчку «Конструктор» и нажать ОК.

3. В первой строке столбца «Имя поля» набрать имя «Код клиента» (без кавычек конечно) и нажать на клавишу «Таб».

4. В столбце «Тип данных» выбрать из списка «Числовой», а внизу в строке «Размер поля» должно стоять «Длинное целое». Если это не так, надо щелкнуть мышкой в этой строке и выбрать из списка «Длинное целое». Затем надо удалить нолик из строки «Значение по умолчанию».

3. Щелкнуть в строке «Обязательное поле» и выбрать из списка «Да».

4. Щелкнуть в строке «Индексированное поле» и выбрать из списка «Да(Совпадения не допускаются)». На этом создание поля «Код клиента» можно считать законченным.

Аналогично создаётся следующее поле «Наименование», только тип данных будет «Текстовый», а остальные свойства надо установить по смыслу.

Ну и наконец, третье поле «Адрес» тоже имеет тип данных «Текстовый», только размер поля нужно установить равным 80 символам.

С полями покончили, теперь надо указать какие поля входят в первичный ключ. Для этого их надо выделить. Как? Нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl, подвести указатель мыши слева от имени выделяемого поля и когда он примет вид утолщенной жирной стрелки направленной вправо щелкнуть левой кнопкой. Так вот и прощелкать по тем полям, которые входят в первичный ключ.

Так как в создаваемой таблице первичный ключ состоит всего из одного поля «Код клиента», то нажимать Ctrl нет необходимости.

После того как поля первичного ключа выделены, необходимо в панели инструментов щелкнуть по кнопке с изображением ключа. После этого слева от имен полей, входящих в первичный ключ, должно появиться изображение ключа.

Ну, теперь осталось присвоить таблице имя. Для этого нажать в панели инструментов на кнопку «Сохранить», ввести имя таблицы «Клиенты» и на ОК. После этого закрыть окно с макетом таблицы (Как? А крестик справа вверху окна зачем?).

После создания макета таблицы «Клиенты» аналогичным образом создаются и макеты двух других таблиц.

В таблице «Продукты» поле «Цена» имеет тип «Числовой», а размер поля устанавливается «одинарное с плавающей точкой».

В таблице «Заказы» поле «Количество» имеет размер «одинарное с плавающей точкой», а поле «Дата» имеет тип «Дата/время» и размер поля «Краткий формат даты».

Установка связей между таблицами.

Проектируемая база данных содержит три таблицы, некоторые из которых являются главными, а некоторые нет. Прежде чем заполнять таблицы данными, необходимо выяснить какие из них главнее других, а для этого надо сначала разобраться со связями таблиц.

Две таблицы называются связанными, если у них имеются одноименные поля. Одноименные поля – это такие поля, которые содержат совершенно одни и те же данные. Так таблицы «Заказы» и «Клиенты» связаны друг с другом одноименным полем «Код клиента ».

Для двух связанных таблиц существует понятие главной и подчиненной таблицы. ГЛАВНОЙ из двух связанных таблиц является та, которую можно заполнять новыми данными независимо от другой. Например, из таблиц «Заказы» и «Клиенты» главной является таблица «Клиенты».

Чтобы установить связи необходимо сделать следующее.

1. С помощью меню «Сервис/Схема данных» открыть окно, в котором выделить все взаимосвязанные таблицы (клавишу Ctrl надо держать нажатой) и нажать на кнопку «Добавить», а потом на кнопку «Закрыть».

2. Должно появиться окно с изображением таблиц. Если между таблицами есть линии, соединяющие одноименные поля, значит программа автоматически установила связи. Если этих линий нет, надо установить связи вручную. Сначала мышкой перетащить таблицы в новые места, для того, чтобы появившиеся линии не пересекали таблиц (в нашем случае надо расположить таблицы так, чтобы таблица «Заказы» была между двумя другими таблицами).

3. Подвести указатель мыши к одноименному полю в главной таблице, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перетащить поле к такому же полю подчиненной таблицы, после чего отпустить левую кнопку. В появившемся окне поставить галочку у пункта «Обеспечение целостности данных» и нажать на кнопку «Создать».

4. После установки всех необходимых связей надо закрыть окно «Схема данных», подтвердив сохранение схемы.

Следующий этап создания базы данных – внесение данных в таблицу. Сначала данные вносятся во все главные таблицы, а затем в подчиненные. Поскольку главными таблицами являются таблицы «Клиенты» и «продукты», начинать нужно именно с них.

В окне базы данных выделить таблицу «Клиенты» и нажать на кнопку «Открыть».

Прежде чем вносить данные, надо изменить ширину столбцов таблицы, чтобы вносимые данные помещались целиком. Для этого подвести указатель мыши к границе раздела полей в строке с наименованиями полей и, когда указатель мышки примет вид перечеркнутой двунаправленной стрелки, нажать левую кнопку мыши и передвинуть границу.

Данные вносятся непосредственно в ячейки таблицы. Переход из одной ячейки в другую осуществляется либо нажатием клавиши «Таб», либо щелчком левой кнопкой мыши в соответствующем поле, либо с помощью клавиш управления курсором.

Таблицы заполняются построчно!!! Необходимо помнить, что нельзя перейти к заполнению данными другой записи пока в текущей записи не будут заполнены все обязательные поля!!!

После внесения всех данных таблицу закрыть и подтвердить сохранение внесенных изменений.