Бумаги и документы, лежащие не на месте, самым
серьезным образом мешают продуктивно трудиться и
разумно распределять время. Как и другие вещи в ва-
шей жизни, бумаги, появляющиеся в вашем кабинете
или в доме, должны иметь свое место, даже если тако-
вым является корзина для мусора, пакет для отправки
бумаги на переработку.
В КОРЗИНУ
Решая, что сделать с каким-либо документом, за-
дайте себе следующие вопросы:
• Мне он действительно нужен?
• Он поможет мне заработать?
• От него будет какой-нибудь толк, когда я вернусь к
нему?
• Он содержит новую информацию?
• Он составляет важную часть проекта или досье на
клиента?
• Его будет трудно восстановить?
• Он имеет какое-то финансовое или юридическое
значение?
• Если я его выброшу, что-нибудь случится?
Если на все вопросы вы ответили отрицательно, то
этот документ можно отправить в корзину.
От чего еще можно избавиться:
• Устаревшие инструкции.
• Дополнительные или старые каталоги, ежегодные
отчеты и брошюры.
• Старые выпуски каких-либо изданий, к которым
вы не притрагивались два года (обычно в случае не-
обходимости вы можете все это найти).
• Дополнительная информация по законченным про-
ектам, включая планы.
При выписке гарантийных обязательств (на бумаге
или в электронном виде) давайте только контактную
информацию и информацию о продукте. Не отвечайте
на маркетологические вопросы. В этом случае вас убе-
рут из списков маркетологических опросников и вы
будете получать меньше ненужной почты.
ОТДАТЬ
Возможно, передача документа кому-либо еще —
это самая важная операция с бумагами. Мы поговорим
о делегировании полномочий и отдаче распоряжений
|
|
в главе 18. А пока подумайте о том, что даже если этот
документ первым делом оказался на вашем столе, это
не означает, что вы самая подходящая или единствен-
ная персона, которая должна принимать решение по
этому поводу.
СДЕЛАТЬ
Это просто.
• Если что-то можно выполнить за 3 минуты или
быстрее, делайте это сейчас.
• Если это действительно срочно, займитесь этим
тотчас же, независимо от того, сколько времени на
это потребуется.
• В противном случае оставьте это ≪на потом≫.
НА ПОТОМ
Секрет работы с бумагами и документами, которые
требуют последующих действий, заключается в том,
чтобы пересортировать их. Это означает положить их
туда, где их можно при необходимости найти.
Большинство специалистов в области тайм-ме-
неджмента советуют пользоваться картотеками для
напоминания о необходимых делах. Мы расскажем,
как это сделать, на следующей странице
Ваш рабочий стол — не картотека. Важные докумен-
ты, оставленные на столе или в папке для входящих
документов, являются постоянным напоминанием о
необходимых делах. Вас, вероятно, будет донимать
беспокойство, что вы что-то забыли среди массы дру-
гих важных забот. В худшем случае вы действитель-
но можете забыть что-то сделать и вспомните об этом,
когда будет слишком поздно.
То же самое относится к доске объявлений. Разве-
шенные на ней важные бумаги являются постоянным
напоминанием. Но они могут затеряться среди других
бумаг, если их на доске слишком много. Затем они отле-
тают и окончательно исчезают с экрана вашего радара.
|
|
Просматривание документов вручную или в циф-
ровой картотеке также не лучшее решение. Просмотр
занимает много времени и не годится, когда вам нуж-
но найти оригинал документа или прочие более ≪гро-
моздкие≫ бумаги.
СДЕЛАЙТЕ КАРТОТЕКУ
(Перед началом прочитайте все инструкции)
• Напишите на двенадцати разделителях картотеки
названия месяцев от января до декабря.
• Напишите на 31 карточке числа от 1 до 31 по макси-
мальному числу дней в месяце.
• Вместо папок, рассчитанных на 31 день, купите кан-
целярский ящик с 31 отверстием. Этот ящик мож-
но держать либо на рабочем столе, либо на боковом
столе. Такие ящики изготавливают из разных мате-
риалов от недорогого коробочного картона до поли-
рованного дерева.
• Если вы не работаете с долгосрочными проектами,
то вместо папок, рассчитанных на 31 день, заведи-
те пять папок на каждый день с понедельника по
пятницу или пять папок на каждую неделю месяца
(некоторые недели попадают на текущий и после-
дующий месяцы).
Положите папки, рассчитанные на 12 месяцев, в
подвесные файлы, находящиеся в шкафах побли-
зости от вас, или в ящики для хранения файлов,
или на стойку для хранения файлов на рабочем
столе. Начните работать с ними, ведя отсчет от сле-
дующего дня. Карточки с днями месяца, которые
уже прошли, переместите за папку, отведенную для
следующего месяца
Перебирайте и меняйте местами недельные папки
до истечения месяца. Когда он закончится, поло-
жите папку с делами на этот месяц в конец года, а
папку на новый месяц переместите вперед.
• Если к вам поступают документы с вопросами, ко-
|
|
торые требуют повторного обращения, положите
их в папку соответствующего месяца. Первого чис-
ла каждого месяца достаньте папку с соответствую-
щим месяцем и разложите списки дел по соответс-
твующим папкам с днями и неделями.
• Каждый вечер перед уходом с работы достаньте
папку с делами на следующий день и положите ее
наверх. На следующий день сделайте запланиро-
ванное и положите пустую папку в соответствую-
щее место в картотеке
Примечание: Заводить картотеку имеет смысл лишь
в том случае, если вы будете ею пользоваться. Пока
это не войдет в привычку, записывайте в свой дело-
вой дневник на странице первого дня каждого месяца
напоминание о необходимости проверить папку с де-
лами на месяц, а также напоминания на каждый день
или неделю о необходимости проверить папки с дела-
ми на день или на неделю.
Когда картотека станет для вас привычным делом,
вы подумаете, как же вы могли обходиться без нее
раньше!
P.S. Некоторые специалисты в области тайм-ме-
неджмента советуют завести ящик -С (по буквам ла-
тинского алфавита А, В, С, где С означает менее зна-
чимое — прим. пер.) для наименее важных документов
и бумаг (например, каталогов, рекламных брошюр,
информации о делах, к которым вы, возможно, верне-
тесь позже). Наметьте себе определенное время, когда
вы просмотрите содержимое этого ящика. Не храните
в нем бумаги и документы бесконечно долго. В этом
случае они превратятся в мусор.
В ДЕЛО
Два заставляющих задуматься факта от специалис-
тов по тайм-менеджменту:
1. Большинство людей используют лишь 20% доку-
ментов, отправленных ≪в дела≫ (снова правило
80/20!).
2. Большинство из нас тратят как минимум 75 часов
на поиск потерянных бумаг. Это приблизительно
90 минут в неделю или 13 минут в день — огромное
количество потерянного времени!
Сохранение документов в делах озадачивает
большинство людей, потому что у них нет надежной
системы хранения. Ниже мы приводим ряд предло-
жений касательно хранения документов, как обыч-
ных, так и цифровых. Выбирайте то, что подходит
вам больше.
Независимо от выбранной системы, начните с те-
кущих дел и электронной почты, а не с документов, с
которыми вы не успели разобраться. В противном слу-
чае вы рискуете опаздывать долгое время.
Существуют три типа хранения документов — ак-
тивные файлы, справочные файлы и файлы для чтения.
Активные файлы — это проекты, над которыми вы ра-
ботаете в настоящее время. Справочные файлы — это
информация, которая вам необходима или которую вы
хотите сохранить для использования в будущем. Фай-
лы, предназначенные для чтения — это статьи и прочее
из того, что вы хотите прочесть. Все бумаги и документы
должны быть распределены по этим трем категориям в
зависимости от частоты, с которой вы ими пользуетесь.
Общее замечание:
• Ваши файлы — это источник получения информа-
ции, а не склад. Вам нужна динамичная система,
эффективно работающая на вас.
Лучше завести несколько больших папок для хра-
нения однотипной информации, чем множество
маленьких, рассчитанных на 1-2 страницы.
• Файлы должны иметь названия, понятные для вас.
К примеру, ≪Деньги≫ вместо ≪Финансы≫ или ≪Раз-
влечения≫ вместо ≪Досуг≫.
• Наиболее часто используемые файлы должны быть
у вас под рукой, чтобы их можно было достать, не
вставая.
• Создайте файлы для того, что вы планируете сде-
лать в будущем (например, путешествие, образова-
ние вашего ребенка, пенсия, приобретение новой
технологии, новый проект). В этом случае, по мере
того как начнет накапливаться информация, у нее
уже будет свой дом.
Заведите файлы ≪Гарантия≫ и ≪Инструкции≫. Ес-
ли у вас много участков работы, сгруппируйте их
по категориям и храните информацию о них в отде-
льных файлах.
• Храните каталоги в специальных сшивателях для
журналов. Когда к вам поступает новый каталог,
вам потребуется несколько секунд, чтобы вынуть из
сшивателя старый и выбросить его. Если какие-то
каталоги вам не нужны, позвоните в соответствую-
щую компанию и попросите удалить вас из адресно-
го списка.
• Постоянно храните важную финансовую информа-
цию в картотеках или в банковских ящиках, кото-
рые должны быть хорошо пронумерованы и обере-
гаться от сырости.
• Следует сохранять оригиналы документов даже в
том случае, если вы можете сделать с них копии.
В КОРЗИНУ
Задайте себе эти вопросы, разбирая электронное
сообщение:
• Мне оно действительно нужно?
• Оно поможет мне заработать?
• От него будет какая-нибудь польза, когда я вернусь
к нему?
• Оно содержит новую информацию?
• Оно составляет важную часть проекта или досье на
клиента?
• Его будет трудно восстановить?
• Оно имеет какое-то финансовое или юридическое
значение?
• Если я его выброшу, что-нибудь случится?
Если на все вопросы можно ответить отрицательно,
то сообщение можно удалять.
ОТДАТЬ
Учтите, что появление сообщения в вашем элект-
ронном почтовом ящике вовсе не означает, что именно
вы являетесь наиболее подходящим или единственным
лицом, которое должно принять его к исполнению.
СДЕЛАТЬ
Некоторые варианты:
• Если это можно сделать в течение 3 или менее ми-
нут, делайте сразу.
• Если это действительное срочно, приступите к вы-
полнению, независимо от того, сколько времени на
это понадобится.
• В прочих случаях отложите и вернитесь к нему поз-
же.
НА ПОТОМ
Большинство людей сохраняют старые сообщения,
по которым необходимо решение в то время, как к ним
поступают новые сообщения. Организуйте работу с
электронной почтой таким же образом, как вы это сде-
лали с рабочим столом.
Выберите один из способов работы с электронной
почтой:
1. Напоминайте себе электронным способом (то есть
сбросьте сообщение в папку ≪Задания≫ в окне
Outlook или перенаправьте его себе, чтобы полу-
чить его позже).
2. Сохраняйте свою почту в электронной картотеке.
Создайте главную папку с названием ≪На потом≫
и 1-31 мини-папку. Вам потребуется ввести ≪ноль≫
перед цифрами 01, 02 и так далее. Затем приучите
себя ежедневно проверять электронную картотеку,
точно так же как и в случае с обычной картотекой.
3. Распечатывайте электронные сообщения и/или
приложения к ним и каждый месяц или каждую не-
делю раскладывайте их в соответствующие папки в
обычной картотеке.
В ДЕЛО
Общие замечания:
• Создайте электронную систему файлов. Дублируй-
те некоторые или все названия файлов на бумаж-
ных носителях.
• Лучше завести несколько больших папок для сход-
ных дел, чем множество маленьких для 1 или 2 со-
общений.
• Создайте файлы для будущих дел. Тогда поступа-
ющая информация будет иметь свое собственное
место.
• Производите чистку электронных папок несколько
раз в году.
Рабочий стол
должен быть чистым
Большинство специалистов в области тайм-ме-
неджмента говорят о важности порядка на рабочем
столе. Некоторые считают, что порядок на столе су-
ществует только у невротиков. Мы предлагаем разум-
ные доводы в пользу порядка на столе. А вы решайте,
подходят они вам или нет.
Ваш рабочий стол — это отражение состояния ва-
шего ума. Если вы натура несосредоточенная и неор-
ганизованная, то эти качества проявляются в том, как
вы организуете пространство вокруг себя. Некоторые
тайм-менеджеры полагают, что любая бумажка на ва-
шем столе означает непринятое решение.
Когда вы научитесь работать за чистым столом, про-
изводительность вашего труда резко возрастет. У вас
появится больше пространства, чтобы сосредоточиться,
вы будете меньше переживать и нервничать, поскольку у
вас перед глазами не будут лежать предметы, постоянно
напоминающие обо всем том, что необходимо сделать.
Научитесь быстро принимать решения по поводу
бумаг и документов.
Необходимо учесть следующее:
• Ящик для входящей корреспонденции — это своего
рода промежуточная остановка поезда. Этот ящик
не предназначен для длительного хранения.
Используйте ящики с разделителями только для
деловой корреспонденции и входящей почты. Бу-
маги, требующие действий, должны находиться в
рабочих файлах или в картотеке.
• Выделите место для ящика с разделителями побли-
зости от себя, на полке или боковом столе, но не на
вашем рабочем столе. То же самое касается ящика
для исходящих бумаг. Он должен находиться в мес-
те, легко доступном вам или вашему помощнику
На вашем столе могут находиться скрепкосшива-
тель, контейнер с липкой лентой и адресная карто-
тека. Другие канцелярские принадлежности, вклю-
чая печати, должны храниться в ящике стола или в
отдельном шкафу. Наличие каких-то личных пред-
метов допустимо, но не переборщите с ними.
• Рабочий стол необходим и дома. Ваш обеденный
или кухонный стол — это не стол для работы. Если
один из них или оба завалены почтой, проектами и
прочими вещами, проведите серьезную разборку и
наведите порядок. Если в доме нет места для рабо-
чего стола, можно завести шкаф с секретером, кото-
рый можно убирать, когда вы им не пользуетесь.
Сосредоточенность, планирование и организован-
ность помогают воплощать мечты и планы в реаль-
ность. Нужно только начать действовать и делать то,
что задумали.
Кроме всего прочего важно правильное распределе-
ние времени, которое приносит свои результаты. Ког-
да вы последовательно делаете то, что запланировали,
происходит чудо! Все становится на свои места, и вы
добиваетесь успеха.
Однако сделать дело не всегда просто.
Вас могут отвлекать различные вещи, на которые
уходит время. В этом разделе мы даем советы, как
справиться с тем, на что уходит масса времени.
Вы узнаете, как:
• Преодолеть медлительность.
• Научиться говорить ≪нет≫.
• Быть пунктуальным.
• Сократить переизбыток информации.
• Сводить к минимуму отвлекающие факторы.
• Не браться одновременно за несколько дел.
• Рисковать.
• Перепоручать чаще и лучше.
• Грамотно проводить собрания.
Общаться стратегически.
В этом разделе мы собрали сотни полезных предло-
жений. Начните с самой проблемной области. Не спе-
шите, но будьте настойчивы.
Вопреки общепринятому мнению, медлительность
не является отрицательной чертой характера. Любой
человек в какой-то момент может тянуть время. Более
того, медлительность не всегда плоха.
Некоторые дела необходимо откладывать на какое-
то время или вообще забыть о них. Если вы ожидаете
важную информацию, если вы устали, если ваши мыс-
ли в беспорядке или если необходимо, чтобы новая идея
выкристаллизовалась, то потянуть время вовсе не пло-
хо. Кроме того, некоторые важные вопросы разрешают-
ся самым необычным образом без вашего участия.
Тем не менее хроническая медлительность явля-
ется неприятной и даже опасной привычкой. Она не
только приводит к трате времени, но и в перспективе к
серьезным последствиям, к примеру, к натянутым от-
ношениям, потере работы, проблемам со здоровьем.
Люди бывают медлительными по многим причи-
нам. Специалисты в области тайм-менеджмента назы-
вают среди них следующие (приводим их в алфавит-
ном порядке):
• Боязнь перемен, критики, обидеть окружающих,
неудач, собственного несовершенства, неполноцен-
ности, сделать ошибку, быть отвергнутым, начи-
нать/заканчивать что-либо, успеха, неизвестного
Желание быть в центре внимания.
• Неприятная и скучная работа.
• Нерешительность.
• Неясные цели.
• Обида и раздражение.
• Отсутствие конечных сроков работы, информации,
интереса.
• Ощущение подавленности.
• Чрезмерная обязательность.
Медлительность является симптомом того, что в
какой-то области вы испытываете стресс. Она помо-
гает вам справиться с волнением за счет того, что вы
начинаете заниматься чем-то более приятным.
Если вы желаете избавиться от медлительности, то
вам необходимо определить, в чем ее причины. После
этого вам нужно научиться по-новому мыслить и вес-
ти себя, чтобы справиться с ней. Ниже мы даем вам
некоторые советы.
Примечание: Если медлительность представляет
для вас серьезную проблему, то вам, возможно, потре-
буется прочитать одну или более из рекомендованных
книг, которые мы приводим в аннотированном библио-
графическом списке.