К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов; употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.
Контракт или договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.
4.7.6. Информационно-справочные документы.
Справки и докладные записки
Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Приведем примеры.
Московское городское объединение Генеральному директору
книжной торговли "Москнига" объединения "Москнига"
Кировское районное книготорговое Горбунову А.В.
объединение
Магазин №..
Справка
Дата Номер
О комплектовании товарных фондов в 20...г.
В 20...г. комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база "Москнига" -...
2. Объединение "Книгоэкспорт" -...
3. Издательство "Прогресс" -...
4. Специальная книжная экспедиция -...
Директор магазина (подпись)
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.
Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая часть, где излагаются предложения, просьбы.
Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору
Дата Объединения
Иванову И.И.
Докладная записка
О назначении документальной ревизии в магазине №...
При проведении 09.04.09 г. инвентаризации товарных фондов магазина №... обнаружена недосдача различных товаров на сумму... руб.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина №... за период с 01.01.09 по 09.04.09 г.
Зам. начальника
отдела (подпись)
Обратите внимание!
1. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
2. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает - составитель.
3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
4. В докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении..., о проверке и т.п.
4.7.7. Личные документы. Заявление и доверенность,
объяснительная записка и расписка
Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Образец 1.
Декану исторического факультета Московского государственного
университета им. Ломоносова
проф. Соколову И.С.
аспирантки кафедры истории
средних веков
Драгоевой Н. А.
заявление.
Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в Библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме диссертации.
Дата (подпись)
Образец 2.
В отдел фотокопий
Российской Государственной
библиотеки
от акад. Жереха Н.И.,
проживающего по адресу:
Москва, ул. Волгина, д. 6, кв. 13
Заявление
Прошу сделать мне фотокопию книги Выготского Л. С. "Вопросы теории и истории психологии", т. 2. - М., 2002, необходимую для научной работы.
Дата (подпись)
Структура заявления:
- наименование адресата – должность, инициалы, фамилия (дат. п.)
- фамилия, инициалы, подавшего заявление (род. п.): либо должность, либо адрес
- заговолочная часть
- текст заявления
- опись прилагаемых документов
- подпись заявителя (справа)
- дата (слева, месяц словами)
Обратите внимание!
1. Расположение частей заявления:
1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
2) фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогом от или без него;
3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;
4) текст заявления пишется с красной строки;
2. Оформление наименования адресата:
если наименование адресата представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.
3. Клишированные формы:
1) просьба выражается:
Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.): Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.);
2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)...
Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).
Структура доверенности на получение денег:
- наименование документа;
- фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные - в зависимости от цели написания доверенности) доверителя;
- содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ - ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью);
- подпись доверителя;
- дата выдачи доверенности;
- наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
- дата удостоверения и подпись.
О б р а з е ц
Доверенность
Я, аспирант второго курса исторического факультета Московского городского педагогического университета Беликов Александр Иванович, доверяю аспирантке первого курса Карась Светлане Сергеевне получить мою стипендию за февраль 2011 г.
Дата (подпись)
Подпись аспиранта Беликова А.И. удостоверяется
Дата (подпись)
Обратите внимание на расположение частей доверенности:
- наименование документа - в центре;
- текст - с красной строки;
- дата - слева, подпись - справа;
- под датой и подписью - место, чтобы заверить документ.
Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.