Тема «Основные понятии баз данных. Организация систем управления базами данных. Основы работы СУБД MS Access»
Цель: рассмотреть основные понятия баз данных и круг задач, решаемых с их помощью.
1. Основные понятия:
Система баз данных - это компьютеризированная система хранения данных, основная цель, которой содержать информацию и предоставлять её по требованию. Наиболее распространены табличные базы данных, их называют реляционными.
Система управления базами данных (СУБД) - программное обеспечение, предназначенное для использования и (или) модификации этих данных одним или несколькими лицами. Одной из таких СУБД является MS Access.
Входные данные – это информация, передаваемая системе (обычно с терминала или рабочей станции). Такая информация может стать причиной изменения постоянных данных.
Выходные данные – это сообщения и результаты, выдаваемые системой (обычно на печать или отображается на экране, возможно, записывается на диски).
В системе баз данных выделяют четыре основных компонента:
· данные;
· аппаратное обеспечение;
· программное обеспечение;
· пользователи.
Основы работы СУБД MS Access.
Основным преимуществом MS Access является его наличие в составе пакета MS Office. СУБД MS Access имеет богатые функциональные возможностями и удобна в использовании. Особенно удобной является визуальная среда разработки, значительно ускоряющая процесс создания БД.
Взаимодействие со средой MS Access осуществляется через главное меню и панели инструментов, их использование и настройка не отличается от других приложений пакета MS Office. СУБД MS Access создает всю систему в одном фале с расширением *.mdb, с этим связаны недостатки и преимущества этой СУБД.
Рабочее окно «База данных» позволяет получить доступ к основным объектам MS Access, таким как: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули.
Определим основные объекты, используемым в СУБД Access:
· Таблица – основной объект реляционной базы данных, необходимый для хранения данных. Столбец таблицы называют полем, а строки - записями. Каждое поле содержит данные одного типа. Поля могут содержать данные следующих основных типов:
o Счетчик – целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей;
o Текстовый – тесты, содержащие до 255 символов;
o Числовой – числа;
o Логический –значения Истина (Да) или Ложь (Нет);
o Дата\время – дата или время;
o Денежный – числа в денежном формате;
o Гиперссылка –ссылки на информационный ресурс в Интернете.
· Запрос – это вопрос, формируемый по отношению к базе данных. Именно запросы позволяют получать необходимую информацию из реляционных БД. В основе них лежит реляционная алгебра и реляционное исчисление.
· Форма – формат отображения в виде окна ОС Windows. Весь пользовательский интерфейс базируется на формах.
· Отчет – форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или файл.
Практически каждый объект MS Access, имеет несколько вариантов создания, традиционными можно назвать конструктор и мастер:
· Мастер – позволяет создавать объект общего вида и представляет собой окно диалога с рядом задаваемых последовательно вопросов, ответы на которые позволяют уточнить свойства создаваемого объекта. Обычно применяется как первичное средство создания объекта.
· Конструктор – предоставляет мощные механизмы настройки и редактирования, обычно служит средством редактирования уже созданного объекта и придания ему надлежащего вида.
·
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое база данных?
2. Назначение СУБД.
3. Кратко охарактеризовать основные объекты СУБД Access.
4. Перечислить основные типы данных, которые могут содержать поля таблицы.
5. Назначение Конструктора.
6. Назначение Мастера.
Создание таблиц с помощью Конструктора
В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять.
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.
Ход работы
1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).
2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.
3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Ваша фамилия. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:
3. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:Создание - Конструктор таблиц.
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Анкета и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:
5. Для таблицы введите следующие поля:
| Имя поля | Тип данных |
| №п\п | счетчик |
| Фамилия | текстовый |
| Имя | текстовый |
| Дата рождения | Дата\время |
| Домашний адрес | текстовый |
8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте таблицу Анкета и заполните ее содержимым, внеся сведения, относящиеся к обучающимся вашей подгруппы. Фамилию и имя для каждого внести настоящую, остальные данные можно придумать.
11. Закончив работу, сделайте скриншот созданной таблицы, закройте таблицу и завершите работу с программой.