Документация по операциям банка. В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).
Документы, которые используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов. Учетно-операционные документы выступают основанием для отражения проведенных банком операций в его бухгалтерском учете, проведения записей в регистрах бухгалтерского учета и подтверждения правильности проведенных записей.
Используемая в банках мемориально-ордерная система бухгалтерского учета означает, что записи в учете совершаются не в журналах, как это принято при организации учета других субъектов экономики, а в самих документах.
В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).
К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые ордера.
Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы формируются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.
Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.
Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.
Виды мемориальных банковских документов:
- расчетные (поручения, требования, чеки, аккредитивы, платежные ордера, банковские ордера, ордера-распоряжения подразделений банка);
- кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные ордера? препроводительные ведомости);
- документы по внутрибанковским операциям (мемориальные ордера).
Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.
Формы банковских документов стандартизированы и унифицированы.
Перечень утвержденных к применению форм документов определен Общероссийским классификатором управленческой документации (утвержден Госстандартом России в 1993 году). В деятельности банков в основном используются бланки класса форм 04 "Унифицированная система банковской документации", т. е. бланки по банковским операциям начинаются с 04 (например, платежное требование - 0401061). Вместе с тем в состав утвержденных документов постоянно вносятся изменения в части формата документов и правил их оформления.
При необходимости (или отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов.
Совершение операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.
Особенности оформления документов по отдельным операциям:
- операции, совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемыми самими банками, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые ордера, банковские ордера, распоряжения кредитного отдела и др.;
- основанием для проведения операций по корреспондентским счетам является выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку подразделениями расчетной сети Банка России или другой кредитной организацией;
- при проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием для учета операций служат выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.
Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О бухгалтерском учете".
Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:
- дату документа;
- номер документа;
- наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);
- наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);
- сумму (числом и прописью);
- контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);
- назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание для ее совершения);
- коды технической обработки;
- подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;
- подписи работников банка, проверивших документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, также подпись контролирующего работника.
Право подписания расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам, оформляется распоряжением банка. Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой на расчетных и кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности должностные лица и главные бухгалтеры банков или по их поручению доверенные лица. Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В этом случае он контролирует документы по операциям, выполняемые другими работниками. Например, контроль расходных кассовых операций, выполняемых бухгалтерскими работниками, осуществляется специальными контролирующими работниками, в функциональные обязанности которых входит ведение кассового журнала по расходным операциям. Без подписи бухгалтерских и контролирующих работников расходные кассовые документы поступать в кассу банка не могут.
Все документы должны быть оформлены на ЭВМ. Кассовые документы дополнительно могут заполняются от руки. Денежные чеки должны быть заполнены только от руки. На денежных чеках, расходных кассовых ордерах делаются отметки о предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя.
Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены.
Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.
Банк не несет ответственности за отказ в приеме сомнительных документов. Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.
Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.
Организация документооборота в банке. Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.
Документооборот имеет две важнейшие составляющие:
- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);
- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки).
Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день". Операционный день включает в себя операционное время, в течение которого совершаются банковские операции и другие сделки, а также период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающий отражение проведенных операций в учете текущего дня и составление ежедневного баланса в установленные сроки.
Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:
- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день. Расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка;
- если необходимо по принятым документам осуществить перевод денежных средств с корреспондентских счетов, открытых в подразделениях расчетной сети Банка России или в других кредитных организациях, то утром следующего дня документы передаются работнику, на которого возложено составление поручений для оплаты с корреспондентских счетов, и в тот же день расчетные документы с описью передаются подразделения расчетной сети Банка России или в другую кредитную организацию для оплаты с корреспондентских счетов. При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских счетов текущим днем, эти документы в реестры принятых документов не включаются;
- выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из подразделений расчетной сети Банка России, других кредитных организаций не позднее чем на следующий рабочий день до начала операционного дня кредитной организации. Полученные выписки разрабатываются и операции, отраженные в них отражаются в балансе кредитной организации днем их проводки по корреспондентскому счету. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, послуживших основанием для совершения этих операций. В тех случаях, когда поступившие суммы не могут быть проведены по счетам клиентов, они отражаются на счетах по учету средств клиентов по незавершенным расчетным операциям с последующим отнесением на счета клиентов либо на счета до выяснения;
- по приходным кассовым операциям документооборот должен быть организован так, чтобы выдача клиентам экземпляров приходных кассовых документов (накладных, квитанций) и зачисление денежных средств на банковские счета производилось только после поступления наличных денег кассу. По расходным кассовым операциям деньги сначала списываются со счетов клиентов, а после этого выдаются наличными из кассы банка. При организации документооборота по расходным кассовым операциям учитывается, что расходные кассовые документы могут поступать в кассу только с подписями бухгалтерских и контролирующих работников.
В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки в банке может разрабатываться график их обслуживания. Физические лица-вкладчики обслуживаются в течение всего операционного дня, при возможности и позже.
Прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками. Эти документы могут передаваться как на бумажных носителях, так и в виде электронных платежных документов, передаваемых по каналам связи и иным образом (на магнитных, оптических носителях). Во внеоперационное время документы на бумажных носителях сдаются в банк через специальные абонентские ящики. Расчетные и кассовые операции для физических лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;
Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.
Хранение документов. Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.
Документы хранятся в бумажной и электронной форме.
В своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела банки должны руководствоваться нормативными документами Государственной архивной службы РФ, имеющими как общий характер, так и разработанными непосредственно для кредитных организаций.
Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, определены в Типовом перечне для кредитных организаций от 16 января 1996 года №10-2-1/65, согласованном с Банком России и Ассоциацией российских банков.
В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.
Документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка России.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
В настоящее база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием как минимум на двух различных носителях и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.
Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый операционный день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.
В отдельные сшивы (папки), при хранении документов на бумажных носителях, помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.
Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов. Справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде, формируются на бумажных носителях и сшиваются в отдельные папки.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажных носителях хранятся в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Несброшюрованные бухгалтерские документы должны храниться в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к документам. Документы на архивное хранение должны передаваться не реже 1 раза в месяц (не позднее 10 числа следующего месяца).
Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).
В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении, есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором между банками.
Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.
Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.
Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.
При изъятии документов организациями, имеющими на то право, банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой.
На копиях документов главных бухгалтер ставит отметку "Копия. Документ изъят". В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.
Внутрибанковский контроль. Одним из условий внутреннего контроля является четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведение учета в банке.
Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям.
При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные).
При приеме денежно-расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия - проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя.
Ордера по счетам уставного капитала банка, его фондов, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности по ссудам и процентов, по учету неисполненных обязательств в договорах на привлечение и размещение средств, по учету средств, полученных от нерезидентов и размещенных у нерезидентов, долгов, списанных в убыток, счетов по учету вложений в ценные бумаги, а также ордера на закрытие расчетных, депозитных, бюджетных счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку.
Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, - одну подпись ответственного исполнителя.
Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Он осуществляется главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его по его распоряжению.
Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.
Главные бухгалтеры кредитных организаций, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы.
Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год.
Ошибочное (неправильное) отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете может быть обусловлено, в частности: неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете или нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету; неправильным применением учетной политики кредитной организации; неточностями в вычислениях; неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности; неправильным использованием информации, имеющейся на дату осуществления бухгалтерских записей; недобросовестными действиями должностных лиц кредитной организации.
Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна кредитной организации на момент отражения таких фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете.
Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе отчетности, составленной на основе данных бухгалтерского учета за этот отчетный период. Критерии существенности ошибки кредитная организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и из характера соответствующей статьи отчетности, составленной на основе данных бухгалтерского учета, и утверждает в учетной политике.
Выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению в следующем порядке.
Ошибки в записях, выявленные до подписания ежедневного баланса, исправляются путем сторнирования ошибочной записи (обратным сторно) и осуществлением новой правильной бухгалтерской записи. Сторнированная ошибочная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для бухгалтерской записи составляются текущим днем два мемориальных ордера - исправительный (сторнированный) и правильный. Мемориальные ордера подписываются, кроме бухгалтерского работника, контролирующим работником. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.
Ошибочные записи текущего года, выявленные в течение этого года (до его окончания) после подписания ежедневного баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Для бухгалтерской записи составляются текущим днем два мемориальных ордера (исправительный и правильный) на две бухгалтерские записи.
В случае невозможности произвести исправление в бухгалтерском учете (по счетам клиентов, по внутрибанковским счетам, при отражении в учете расчетных операций и других операций) путем сторнирования неправильной записи (обратное сторно) составляется один мемориальный исправительный ордер с указанием в нем счета, по которому сделана исправительная запись и с которого средства должны быть списаны и зачислены на правильный счет.
Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то оно осуществляется в порядке, предусмотренном договором банковского счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии или недостаточности средств на счете клиента подлежащие списанию суммы отражаются на счете по учету прочих дебиторов.
Доходы и расходы, возникающие в результате выявления в текущем году несущественных ошибок предшествующих лет после утверждения годового отчета за соответствующий год, отражаются на основании мемориальных исправительных ордеров в день выявления ошибок на счете N 706 "Финансовый результат текущего года" по символам доходов и расходов прошлых лет, выявленных в отчетном году, в корреспонденции со счетами, требующими исправления.
Доходы и расходы, возникающие в результате выявления в текущем году существенных ошибок предшествующих лет после утверждения годового отчета за соответствующий год, отражаются на основании мемориальных исправительных ордеров в день выявления ошибок на счете N 10801 "Нераспределенная прибыль" (N 10901 "Непокрытый убыток") в корреспонденции со счетами, требующими исправления.
Исправление ошибочных записей оформляется мемориальным исправительным ордером. Мемориальные исправительные ордера составляются только на бумажном носителе и формируются в ордерные книжки. Они составляются в четырех экземплярах. Мемориальные исправительные ордера подписываются бухгалтерским работником, контролирующим работником, главным бухгалтером или, по его поручению, заместителем главного бухгалтера.
Если лицевые счета, содержащие ошибочные записи, хранятся в электронном виде, внесение в них изменений не допускается. Информация о внесенных впоследствии исправлениях фиксируется службой, обеспечивающей хранение лицевых счетов в электронном виде.
Пользуясь экземплярами мемориальных исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в действиях работников, изучает причины ошибок и принимает меры к их предупреждению.
Организация документооборота и внутрибанковского контроля в кредитных организациях регламентируется следующими нормативными документами:
1. Федеральным Законом от 6 декабря 2011 года №403-ФЗ "О бухгалтерском учете";
2. Федеральным Законом от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";
3. Положением ЦБ РФ от 24 апреля 2008 года N 318-П
"О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации";
4. Указанием ЦБ РФ от 29 декабря 2008 года №2161-У"О порядке составления и оформления мемориального ордера";
5. Указанием ЦБ РФ от 11 декабря 2009 года №2360-У "О порядке составления и применения банковского ордера";
6. Указанием ЦБ РФ от 16 июля 2010 года №2481-У "О порядке ведения кредитными организациями кассового журнала приходу 0401704 и расходу
7. Положением ЦБ РФ от 19 июня 2012 года №383-П"О правилах перевода денежных средств" от 27 февраля 2017 года "О О плане счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях и порядке его применения".