Проект как объект управления
Критерии успешности проекта.
Успех проекта, как правило, означает получение всеми заинтересованными сторонами результатов, оправдывающих их ожидания.
Критерии успешности проекта – совокупность качественных и\или количественных показателей, которые дают возможность судить о степени успешности выполнения проекта.
Для оценки успеха проекта должны быть сформулированы критерии успеха.
Основные критерии успеха:
· Традиционные критерии: «в срок, в рамках бюджета, в соответствии со спецификацией»;
· Соответствие требованиям (ожиданиям) заказчика и пользователей;
· Соответствие ожиданиям других участников проекта.
| Например, критерии успешности проекта создания нового фильма могут быть следующие: · Сдача готового фильма в срок, в рамках выделенного бюджета. · Получение определенной прибыли по результатам проката. · Реализация определенного тиража на DVD. · Получение положительных отзывов кинокритиков и высокого рейтинга зрительных оценок. · Номинация на одну из престижных премий. |
Успешное управление проектом определяется показателями эффективности управления проектом (качество и своевременность принятия управленческих решений, эффективность управления рисками, оптимальность планов и загрузки исполнителей и др.)
Критические факторы успеха проекта
Критические факторы успеха проекта – внешние и внутренние условия, от которых зависит успешная реализация проекта.
Факторы успеха проекта относятся к трем основным элементам проекта:
· Правильному и четкому определению целей и результатов проекта;
· Эффективному управлению проектом;
· Адекватному обеспечению проекта ресурсами и соответствующими технологиями.
|
|
Дж. Пинто проводил исследование о выявлении критических факторов и важности их учета. В ходе исследования был проведен опрос 400 менеджеров проектов из различных областей (научные исследования, строительство, информационные технологии и др.). Респондентам предлагалось назвать факторы, которые в конечном итоге определяют возможность успешного завершения проекта. В результате опроса были сформулированы 10 основных факторов успеха проекта:
1. Миссия проекта (стратегическая важность и достижимость целей проекта);
2. Поддержка руководства;
3. Качество проработки плана проекта;
4. Консультации с клиентом (заказчиком);
5. Обеспеченность квалифицированным персоналом;
6. Техническая поддержка проекта;
7. Одобрение клиентов;
8. Мониторинг и обратная связь;
9. Коммуникации;
10. Управление проблемами.
При рассмотрении критических факторов успеха проекта можно сделать следующие выводы:
1. Критические факторы успеха проектов включают как общие для всех проектов факторы, так и специфические, характерные только для определенных типов проектов. Менеджер проекта должен учитывать специфику проекта и выявить характерные для его проекта факторы успеха.
2. Разные участники проекта (менеджер проекта, куратор проекта, заказчик, исполнитель) по-разному оценивают важность и состояние факторов успеха.
3. Для успешной реализации проекта нужно добиться наличия нескольких взаимодополняющих факторов успеха.
3. Цели и содержание проекта
Понятие цели проекта является одним из ключевых в проектном менеджменте, поскольку любые проекты создаются и реализуются для достижения определенных целей. Как и в любой концепции менеджмента, цели необходимо формировать в соответствии с принципами формулировки целей SMART.
|
|
| Таким образом, цели должны отвечать следующим критериям: Specific (Конкретная) – цель должна быть конкретной (работники, вовлеченные в процесс её достижения, должны понимать, в чем она состоит); Measurable (Измеримая) – цель должна быть измеримой (работники, вовлеченные в процесс её достижения, должны понимать, достигнута ими цель или нет); Achievable (Достижимая) – цель должна быть достижима (работники, вовлеченные в процесс её достижения, должны обладать соответствующими ресурсами: время, оборудование, бюджет и др.); Relevant (Сопоставимая) – цель должна соотносится с более общей, стратегической целью и работать на её достижение; Timebound (Определена во времени) – для каждой цели должны быть определены временные рамки. |
Цели проекта – запланированные (желаемые) результаты (эффекты, выгоды), достигаемые при успешном осуществлении проекта при заданных требованиях и условиях его реализации.
Со стороны заказчика: цель описывает желаемую будущую ситуацию. При постановке цели проекта, в первую очередь необходимо определить, что заказчик (владелец проекта) хочет получить в результате реализации данного проекта. Однако цели могут отражать ожидания и других ключевых заинтересованных сторон и участников проекта.
Для проекта может быть определен комплекс взаимосвязанных целей. Цели могут быть структурированы по уровням (иерархия целей: от общих к более конкретным). Несколько взаимодополняющих целей могут отражать различные интересы участников проекта.
|
|
Миссия проекта (стратегические цели проекта) – это цели, достигаемые в долгосрочной перспективе, направленные на выполнение миссии и достижение стратегических целей компании.
Цели проекта (оперативные, краткосрочные цели) – желаемый результат деятельности, достигаемый при успешном завершении проекта, направленный на получение конкретных краткосрочных эффектов, удовлетворение бизнес-потребностей или эффективное использование имеющихся (открывающихся) возможностей рынка в обозримой перспективе с указанием общих способов, методов и технологий их достижения.
Стратегия проекта – общее видение пути достижения цели проекта; определяет направления и основные принципы осуществления проекта; характеризуется системой (набором) качественных и количественных показателей.
Иногда одни и те же цели могут быть достигнуты различными способами. Соответственно выбор основного способа достижения цели проекта также является составной частью процесса определения и уточнения целей.
Пример. Повышение точности учета рабочего времени сотрудников может быть достигнуто в результате как внедрения информационной системы, так и создания специальной службы контроля.
Увеличение объема поставок продукции может быть достигнуто путем как строительства нового завода, так и приобретения готового актива у конкурентов.
Менеджеру проекта важно определить и согласовать с заказчиком продукт проекта, то есть, что именно должно быть создано и сдано заказчику в результате реализации проекта.
Продукт проекта – материальная или иная сущность, производимая в ходе проекта, создание и использование которой обеспечит в итоге достижение целей проекта.
Продуктом проекта могут быть создаваемые материальные и нематериальные активы[1]. Например, новые продукты и услуги, новые технологии, здания и сооружения, производственные мощности, обученный персонал, организационные изменения и др.
Различают конечный продукт проекта и вспомогательные продукты, создаваемые в процессе реализации проекта для обеспечения конечного продукта. Например, концепция и прототип системы, проектная документация, отчет о проведении маркетингового исследования также являются продуктами проекта и передаются заказчику, но они разрабатываются для обеспечения создания конечного продукта.
Поскольку цели проекта определяются ожиданиями и требованиями ключевых заинтересованных сторон проекта, то для определения целей необходимо сформулировать конкретные требования к проекту.Определение целей проекта и требований к продукту проекта – это взаимосвязанный процесс.
Требования к проекту – четко сформулированные пожелания заказчиков, инвесторов и других участников проекта к характеристикам, которым должны соответствовать цели, продукты, услуги, краткосрочные и долгосрочные результаты проекта, также к ограничениям и другим условиям реализации проекта.
Задачи и работы проекта – действия, выполняемые для создания продукта проекта.
Фактически, задачи и работы проекта определяют его содержание.
Содержание проекта определяет работы, которые должны быть выполнены, чтобы создать и передать заказчику продукт проекта с необходимыми свойствами и функциональностью, а также обеспечить достижение показателей успеха проекта.
Жизненный цикл проекта
Жизненный цикл проекта – полный набор (чаще всего последовательных) фаз проекта от его начала до момента завершения, название и число которых определяется исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны организации или организаций, вовлеченных в проект.
Проект следует разделять на фазы и для каждой фазы должны быть определены критерии перехода к следующей фазе проекта.
Фаза проекта – набор логических взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения, которых достигается один из значимых промежуточных или окончательных результатов проекта.
Веха проекта – значительное событие в проекте, часто обозначающее достижение значимого промежуточного результата и\или смену фазы проекта.
Веха выступает логичной и удобной точкой для контроля хода проекта, в которой происходит сверка плановых показателей с фактически достигнутыми.
Жизненный цикл проекта является важнейшим элементом системы управления проектом, поскольку позволяет:
· Более четко структурировать процессы подготовки и принятия управленческих решений;
· Установить ответственность за промежуточные и конечные результаты;
· Определить процедуры своевременного внесения изменений в проект в зависимости от достигнутых результатов.
ЖЦ проекта может включать следующие фазы:
Рис. Типовой жизненный цикл проекта
· Концепция (определение проекта, выбор варианта реализации, разработка стратегии проекта, укрупненное планирование);
· Разработка (планирование, проектирование, детальный анализ технических решений);
· Реализация (выполнение основного объема работ по проекту: строительство, программирование, внедрение, научная работа);
· Завершение (сдача-приемка итоговых результатов, подведение итогов, извлечение уроков на будущее, формальное закрытие проекта).
В ходе фазы концепции исследуются предпосылки реализации идеи проекта, оцениваются условия и окружение проекта, готовятся прогнозы, оцениваются цели и варианты, делается первоначальная оценка технической реализации, оцениваются временные и стоимостные аспекты реализации идеи.
Фаза концепции предполагает следующие основные управленческие задачи и решения:
· Уточнение целей и результатов проекта;
· Предварительная оценка операционной и стратегической ценности проекта для достижения существующих целей организации;
· Первоначальная оценка осуществимости проекта (в отношении техники, экономики, окружения), полезности ожидаемых результатов проекта;
· Первоначальная оценка требуемых ресурсов;
· Организация команды для управления проектом;
· Решение о переходе к следующей фазе проекта – разработке.
По итогам разработки данной фазы, существует вероятность закрытия или реконструкции заказчиком проекта. Фаза концепции предполагает определенные затраты на реализацию проекта, но они значительно меньше стоимости последующих фаз проекта.
На фазе разработки ведут детальную проработку всех технических аспектов реализации проекта, разработку проектной документации, детальных планов и бюджета реализации проекта.
Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы разработки:
· Полная оценка результатов проекта перед тем, как на реализацию проекта будут направлены основные ресурсы;
· Разработка и утверждение детальных планов проекта, утверждение процессов управления реализация проекта;
· Окончательное определение потребностей проекта в ресурсах;
· Определение областей проекта, где высокий уровень рисков и неопределенности диктует необходимость дальнейшей оценки и переработки проекта;
· Определение потребности в дальнейшем изучении и разработке проекта;
· Утверждение технической документации и планов реализации проекта.
По результатам выполнения рассмотренной фазы может быть принято решение о внесении изменений в проект и стратегию его реализации.
Фаза реализации – основная фаза проекта, в ходе которой создается конечный продукт проекта.
Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы реализации:
· Привлечение и интеграция исполнителей и ресурсов, необходимых для реализации проекта;
· Анализ и утверждение промежуточных результатов проекта;
· Принятия решений о переходе к следующим фазам реализации или к фазе завершения проекта;
· Принятие решений о внесении изменений в проект и планы реализации.
Основными задачами фазы завершения проекта являются выполнение финального тестирования для определения соответствия результатов проекта запланированным, разработка технических руководств и эксплуатационной документации, формальная передача окончательных результатов проекта в эксплуатацию, подведение итогов проекта.
Основные управленческие задачи и решения, принимаемые в ходе фазы завершения, связаны с формальным закрытием проекта в организации:
· Анализ результатов проекта;
· Подготовка и утверждение финальной отчетности проекта;
· Расформирование команды проекта и передачу ответственности за результаты эксплуатации продукта на последующих фазах.
Во многих отраслях и организациях разработаны различные типовые модели ЖЦ.
Ограничения проекта
Проекты всегда реализуются в условиях различных ограничений. Реализуемость проекта должна быть проанализирована с учетом тройственного ограничения: сроки; затраты; требования к качеству. Должны быть определены приоритеты по важности ограничений.
| Оптимальный баланс тройственного ограничения проекта можно определить путем переговоров с заказчиком и ключевыми участниками проекта. Это является фундаментом для планирования и управления проектом, возможная схема которого следующая. 1. Определите абсолютные границы для времени, стоимости или качества. · Существует ли стоимость, при которой реализация проекта теряет смысл, или максимальный объем доступных средств? · Существует ли какая-то дата реализации проекта, превышение которой делает проект бессмысленным? · Каковы минимальные требования к содержанию и качеству результатов, допускаемые заказчиком? 2. Определите основные предпочтения относительно гибкости. · Если бы у вас не было другого выбора, вы бы предпочли изменить стоимость, время или качество проекта? · Попробуйте определить предпочтительный выбор, например, вы лучше увеличили бы стоимость на 5% или время на 10%? 3. Определите правила принятия решений по изменениям трех областей. · Насколько может измениться время, стоимость и качество по воле руководителя проекта? · Каковы границы изменений, для прохождения которых важно получить одобрение заказчика? |
Важно выявить и другие ограничения, которые могут повлиять на реализацию проекта:
· Организационные;
· Технические;
· Юридические;
· Ограничения на выбор подрядчиков;
· Ограничения на последовательность выполнения этапов и работ проекта и др.
Ограничения должны быть зафиксированы и учтены при разработке системы управления и планов проекта.