Введение
Процесс решения практических задач в офисе обычно из четырех основных этапов, на каждом из которых решается обобщенная задача, порождаемая одним из основных вопросов:
1) что? - определение смыслового содержания работы;
2) как? - выбор подхода к решению задачи;
3) чем? - выбор используемых ресурсов;
4) каким образом? - определение способа (конкретной последовательности) действий.
Эти четыре этапа составляют по существу концептуальное содержание менеджмента, поскольку, как сформулировал известный английский консультант по управлению М.Вудкок, “менеджмент занимается эффективным решением проблем”. Приведенная последовательность анализа типична для любой проблемной области человеческой деятельности, независимо от ее простоты или сложности, общности или частности, абстрактности или конкретности. В приложении к наблюдающейся в нашей стране “повальной” компьютеризации содержание четырех упомянутых проблем конкретизируется следующим образом;
что? - повышение эффективности работы (производительности персонала учреждения или предприятия);
как? - автоматизацией (не) производственных процессов;
чем? - подходящей персональной компьютерной техникой;
каким образом? - приобретя персональные компьютеры и необходимое программное обеспечение, а также обучив персонал работе с ними.
Если что и есть “магического” в компьютере, так это способность хранить и перерабатывать большие объемы информации, оперировать в течение нескольких секунд с тысячами строк текста или чисел, чрезвычайно быстро применяя их в той или иной форме и не допуская ошибок (кроме “запрограммированных” пользователем). Компьютеры могут выполнять такие требующие больших затрат времени процедуры, как вычерчивание графиков, массовые однотипные расчеты или подготовка объемной документации, освобождая пользователя от трудоемкой и рутинной работы и во много раз ускоряя ее выполнение.
Как видно, возможности вычислительных машин велики, однако раскрываются они только при полноценном их использовании. Итак, основными достоинствами компьютера являются:
- запоминание и хранение огромных массивов данных,
- быстрая обработка большого объема данных,
- возможность работать с текстовой, числовой либо графической информацией,
- высокая скорость выполнения разнообразных и трудоемких вычислений,
- подготовка любой текстовой (и графической) документации
- и многое другое.
Любой компьютер представляет собой комплекс аппаратно-программных средств, вследствие чего задача выбора ПК вместе со средствами его обеспечения и поддержки подразумевает ее комплексное решение.
Персональный компьютер включает в себя аппаратное и программное обеспечение. Аппаратное обеспечение - это физические составные части компьютера, т. е. то, что “можно потрогать руками”. Программное обеспечение управляет всей работой аппаратных средств и может быть совершенно разным для одного и того же компьютера. Заметим, что без программного обеспечения ПК остается мертвой конструкцией.
Работа с текстами
По некоторым данным, около 90% компьютеров в учреждениях используются в настоящее время для подготовки текстовой документации, т.е. в качестве своеобразных “мощных” пишущих машинок. Безусловно, такая ситуация обусловлена не в последнюю очередь слабым развитием автоматизации подготовки и обработки документации и содержащейся в ней информации. В ближайшее время на первый план, скорее всего, выйдет управление данными, но подготовка и обработка текстов все равно останутся одной из важных сторон любой конторской работы. Это подтверждается как увеличением числа текстовых редакторов на рынке программного обеспечения, так и тем, что в той или иной форме они включаются практически во все разрабатываемые программные средства, используемые для работы с данными.
Редакторы текстов удобны прежде всего тем, что позволяют даже при подготовке объемной документации постоянно работать с текстом в его “сыром” виде. Под этим понимается то, что ПК, оснащенный программой редактора текста (иначе называемой текстовым процессором), позволяет чрезвычайно быстро готовить тексты, по ходу работы внося нужные изменения или дополнения, исправлять ошибки независимо от того, где они обнаруживаются, мгновенно дублировать повторяющиеся элементы, находить нужное место в тексте, варьировать его формат и многое другое, вплоть до сквозной автоматической орфографической проверки текстов очень большого объема. Понятно, что никакие пишущие машинки не обладают такими возможностями и поэтому ПК оказывается самым удобным средством подготовки любой текстовой документации: от писем до книг. Кроме того, за последнее время для текстовых редакторов разработаны десятки разнообразных шрифтов и гарнитур, что вместе с возможностями принтеров позволяет придавать тексту практически любое графическое оформление, на которое хватает фантазии. В таком случае ПК с текстовым процессором по возможностям приближается к небольшой типографии, расположенной на столе.
Для того чтобы в сжатой форме представить возможности текстовых процессоров, приведем перечень основных характеристик, по которым проводится их сравнение:
- обработка текстов большого объема (в миллионы знаков),
- работа с блоками текста,
- автоматическое форматирование строк с выделением абзацев,
- автоматическая разбивка на страницы заданной длины,
- работа в режиме множественных страниц,
- поиск и замена по образцам,
- фоновая печать (одного текста во время работы с другим),
- набор шрифтов и гарнитур, математическая символика,
- графические элементы или средства псевдографики,
- работа с многоуровневыми строками (над- и подстрочные индексы, математические формулы и пр.),
- наличие встроенного словаря и его объем,
- проверка орфографии (в том числе в процессе написания),
- задание типовых макроопераций (несколько за одну команду),
- совместимость по форматам с другими редакторами или преобразование формата записи,
- работа в режиме электронной почты (расчет стандартных и сводных параметров для документов),
- настройка на работу с принтерами разных типов и семейств,
- наличие встроенного справочного руководства и т.п.
Редакторы текста различаются как по своим функциональным возможностям, так и по требованиям к объему памяти и к компьютеру в целом. Впрочем, многие системы подготовки текстов предъявляют не такие серьезные требования к ПК, как некоторые прикладные программы других типов. Для программ, не требующих большой вычислительной мощности (например, Лексикона), вполне подходит ПК на базе процессора 8086 с одним НЖМД небольшой емкости (даже не более 20 Мбайт) и одним НГМД или даже только с двумя НГМД (хотя обычно это неудобно). Цена на такие ПК достаточно умеренная.
Говоря о работе с редакторами текстов, нельзя не сказать о программах-словарях. Такие программные пакеты особенно полезны для организаций, работающих в контакте с иностранными фирмами или с документацией на иностранных языках. Основной смысл их использования заключается в получении оперативной справки относительно значения того или иного слова непосредственно в процессе работы с текстом. Обеспечивается это за счет так называемой резидентности словаря - будучи загружен в ОЗУ ПК в начале работы, словарь как бы остается там во время обработки в ОЗУ текущего текста и его можно вызвать на экран, не выходя из программы редактора.
В настоящее время разработано несколько достаточно эффективных программ-словарей, таких как Лингва, Джинн, Трансфер и WordBox, различающихся объемом и функциональными возможностями. В число их основных характеристик входят следующие:
- наличие двуязычного словаря (для прямого и обратного перевода, например англо-русского и русско-английского),
- объем словарей на каждом из языков,
- наличие специализированных словарей (например, коммерческой или технической терминологии),
- возможность дополнения или редактирования словаря,
- организация словарной базы и скорость поиска,
- возможность подстрочного перевода.
Существуют и специализированные издательские пакеты для подготовки и оформления печатных материалов, например Aldus PageMaker, FrameMaker, DesignStudio, Ventura Publisher и др.
Подготовка публикаций с использованием редакционно-издательских систем
Теоретически подготовка публикаций с применением редакционно-издательских систем (РИС) преобразует любое учреждение в издательский центр. Идея состоит в том, чтобы система позволяла менеджерам опробовать различные отпечатанные корпоративные сообщения и получить реальное представление о том, как они могут выглядеть, если не привлекать художников-графиков, наборщиков и мастеров по печати.
Например, копия брошюры, записанная с помощью вашего пакета подготовки текстов, может быть вызвана на видеоэкран (дисплей). Используя пакет РИС, вы можете электронными средствами манипулировать текстом, изменять начертание шрифта и располагать текст в требуемом положении на странице. Некоторые программы РИС позволяют вам рисовать изображения и линии и даже использовать фотографии, которые можно перенести в компьютер с помощью сканера. Как только кадр оказался в компьютере, его можно сохранить, вызвать на видеоэкран, передвинуть в нужное положение, сделать большим или меньшим.
Если вы удовлетворены внешним видом, вы можете отпечатать высококачественные копии на лазерном принтере, с тем чтобы послать изображение на литографию, или, для получения малых серий, использовать лазерный принтер с целью изготовления множества копий.
Эти так называемые системы типа “рабочий стол” могут помочь малому предприятию отвечать постоянно меняющимся требованиям к распечатке. Например, если вы регулярно помещаете в газетах рекламные объявления и они изменяются в зависимости от ассортимента товаров, которым вы располагаете для продажи, вы можете составить ваше собственное объявление в таком виде, в каком вы хотите поместить его в газету. Это избавит наборщиков газеты от необходимости выбирать компоновку и от возможных ошибок (кроме ваших собственных!). Недостаток в использовании системы РИС заключается в том, что требуются большие затраты времени на овладение ими, и очень немногие предприятия располагают необходимым временем, так как должны выполнять много других задач. И все же знание РИС может стать именно тем критерием, на основании которого вы будете принимать на работу новое пополнение.
Другой фактор, который необходимо учитывать, состоит в том, что необходимо закупать более дорогие микро-ЭВМ. Лазерный принтер дает наилучшие результаты при использовании системы РИС, и маловероятно, что вам удастся купить его дешево. Кассеты с красящей лентой для принтера тоже дорогие. Поэтому вы должны все хорошо взвесить, прежде чем принять решение об использовании РИС. Существуют другие области применения компьютеров, имеющие более высокий приоритет, и, может быть, дешевле воспользоваться услугами хорошего проектировщика графических работ и компетентного специалиста в сфере набора и печати либо одного из быстро развивающихся консультативных центров, который специализируется на создании РИС-продуцируемого материала для коммерческой деятельности.
3. Работа с электронными таблицами
Электронные таблицы представляют собой инструментальные средства, удобные прежде всего для выполнения табличных вычислений, таких, которые составляют основу бухгалтерской или кадровой учетности. Они предназначены для организации множественных (и взаимозависимых) массивов числовой информации в виде протяженных таблиц со многими колонками, числа в которых связаны некоторой функциональной зависимостью. Сами таблицы заполняются преимущественно посредством пересчета с помощью формул различной сложности значений, находящихся в одних колонках, в значения, помещаемые в другие колонки (кроме тех, которые заполняет исходными данными сам пользователь). Результирующая табличная информация сохраняется и воспроизводится в той же форме; как правило, столбцы имеют буквенные обозначения, а строки - цифровые, эти обозначения служат одновременно для поиска нужного элемента или группы элементов. Подобная организация была типична для всех электронных таблиц, начиная с Lotus 1-2-3, VisiCalc, SuperCalc и др., но в настоящее время обозначения для строк и столбцов могут иметь вид обычных идентификаторов (наименований, задаваемых пользователями). Наличие “категориального” деления позволяет придавать компонентам таблиц аттрибутивные характеристические признаки (описания типа информации), как это сделано, например, в пакете lmprov.
Сведения, содержащиеся в электронной таблице, могут быть представлены в графической форме, и поэтому большинство пакетов, предназначенных для работы с электронными таблицами, такие, как Lotus 1-2-3, SuperCalc, QuattroPro, содержат средства деловой графики. Они позволяют строить разнообразные диаграммы, графики и т.п., повышая наглядность представления информации. Если необходимо отображать таблицы в цвете, то монитор должен иметь графический режим и управляться видеоадаптером EGA или VGA.
Работа с базами данных
Базы данных предназначены для записи, хранения, модификации, сортировки и оперативного поиска комплексной систематизированной информации в виде тематически связанной совокупности данных. Типичными примерами такой информации являются полные адресные данные, сведения по деловым или торговым контактам, характеристики разнообразной продукции или товаров, кадровый учет в учреждениях, данные по техническому составу или материальным ценностям и т.п. Практическое применение баз данных заключается обычно в поиске и выделении некоторого подмножества объектов (из общей совокупности) по заданным признакам. К примеру, если есть база данных по принтерам, то можно выявить, какие принтеры выпускает та или иная фирма или перечислить все модели лазерных принтеров с разрешением не менее 500 точек/дюйм и т.п. В настоящее время базы данных как универсальные средства хранения и обработки данных применяются в самых разных отраслях. В число популярных программных пакетов такого рода входят базы данных dBASE III+, dBASE IV, Paradox, R:base, Clipper, FoxPro и другие (правильнее подобные пакеты называть СУБД - системы управления базами данных).
Своеобразной разновидностью баз данных являются достаточно популярные программы, называемые программами управления личной информацией (PIM). Эти программы способны значительно повысить эффективность работы делового человека просто за счет упорядочения и автоматизации неизбежных для него рутинных процедур, позволяя уделять больше внимания содержанию работы, нежели ее организации. Такие программные пакеты выполняют следующие функции, по которым, собственно, и оценивается их уровень:
- календаря,
- телефонного/адресного справочника,
- организации перечня текущих дел и его упорядочения,
- выделения списка срочных дел,
- организации файлов текущих задач,
- организации картотеки и ее упорядочения,
- слежения за датой и временем,
- электронной почты,
- выполнения автоматического телефонного набора,
- выдачи предупреждающих сигналов и сообщений.
В некоторые пакеты включаются также словари, средства подготовки документации небольшого объема (писем, отчетов и т.п.) и управления файлами. Следует отметить, что программных пакетов PIM, одновременно реализующих все перечисленные функции, пока нет. В число наиболее известных программ управления личной информацией входят ActiveLife. askSam, InfoSelect, Instant Recall, MemoryMate, PackRat, Who-What-When и YourWay.
СУБД стали незаменимыми инструментами обработки и упорядочения больших объемов информации, предназначенной для длительного хранения и оперативного использования. Поэтому неудивительно, что за последнее время появилось очень много отечественных разработок баз данных для материально-технического учета и снабжения, канцелярий, делопроизводства и кадровых служб. Они реализованы на основе таких популярных СУБД, как Clipper, dBase и Paradox.
Директор малого или крупного предприятия нуждается в удобном хранилище деловой информации, из которого он мог бы мгновенно черпать необходимые данные, не прерывая планерки или телефонного разговора. Делопроизводителю не хватает сил и времени, чтобы без конца рыться в шкафах, переполненных папками входящих-исходящих документов, кочующих в направлении шкаф-стол и обратно, и то и дело их перелистывать. Бухгалтер давно уже зарылся в ведомостях, договорах, платежных требованиях и прочих бумагах, заполняя одни и те же таблицы бесконечным стадом цифр, а пальцы его к вечеру немеют от “долбежки” на калькуляторе. Секретарша, проклиная тот день, когда села за пишущую машинку, в который раз перепечатывает срочный документ, испорченный из-за десятка ерундовых опечаток. А материально-техническая служба, а кадровики, а плановики, а комплектация...
Что делать, - время, когда для “бумажной” работы хватало карандаша и бумаги, безвозвратно прошло. Первыми ощутили это научно-технические работники, однако сейчас двумя важнейшими условиями успеха любого дела являются СКОРОСТЬ и ТОЧНОСТЬ. Именно в этом (и только в этом) ПК превосходит человека.