Форма бухгалтерского учёта – это комплекс взаимосвязанных регистров синтетического и аналитического учёта, разработочных и справочных таблиц, применяемых на предприятии для ведения учёта.
Одной из наиболее древних и общепризнанных форм бухгалтерского учёта, описание которой сделано Л. Пачоли в 1494 году в своем «Трактате о счетах и записях», является староитальянская. Эта форма состояла из трех книг: Мемориала (памятной повседневной книги), Журнала (хронологический регистр с проводками) и Главной книги (содержащей все счета, сальдо и обороты). Именно эта форма учёта получила наибольшее распространение в других странах благодаря существовавшим торговым связям.
Впоследствии на базе староитальянской формы появились различные национальные формы, которые отличались не только друг от друга, но и от исходной староитальянской – французская, новоитальянская, немецкая, американская, русская.
В настоящее время в Республике Беларусь применяются следующие формы бухгалтерского учёта:
1. Мемориально-ордерная форма учёта
2. Журнально-ордерная форма учёта
3. Упрощенная форма учёта
4. Автоматизированная форма учёта
Очень большое количество предприятий применяют комбинированные или смешанные формы учёта, основанные на журнально-ордерной или мемориально-ордерной и автоматизированной.
Рассмотрим более подробно существующие формы учёта.
Мемориально-ордерная форма учёта впервые появилась в 1926 году. При этойформе учёта на каждый первичный документ, поступивший в бухгалтерию, составляется бухгалтерская проводка, которая отражается в регистре, называемом мемориальным ордером. Если количество однотипных первичных документов большое (например, по расчётному счёту), то вначале их группируют и регистрируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер и проводку составляют на итоговые данные по ведомости. Каждый мемориальный ордер имеет свой номер и дату составления. К нему прикрепляются все первичные документы (ведомости), получившие отражение (регистрацию) в виде проводок. Кассовые операции вначале отражаются в кассовой книге, а затем оформляются мемориальным ордером. Все мемориальные ордера по мере их составления регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале. После регистрации последнего мемориального ордера за отчетный месяц, подсчитывается общая сумма оборота по всем операциям за месяц. Эта итоговая сумма впоследствии сопоставляется с общей суммой дебетовых и кредитовых оборотов всех синтетических счетов в оборотной ведомости.
|
|
Хозяйственные операции, получившие отражение в мемориальных ордерах и регистрационном журнале, подлежат дальнейшей записи на синтетических счетах в Главной книге. Главная книга представляет собой систематический регистр синтетического учёта. Для каждого синтетического счёта в ней отводится отдельный лист. Таблица счёта разделена на дебетовую и кредитовую части, содержащие большое число граф и строк. По строкам записывают дату и номер мемориального ордера, а также суммы хозяйственных операций в разрезе корреспондирующих счетов. На основе итогов записей в Главную книгу ежемесячно составляют оборотную ведомость (или шахматную). Конечные сальдо оборотной ведомости служат для составления бухгалтерского баланса и других форм отчётности. Параллельно с синтетическим ведется аналитический учёт. Он ведется в книгах или на карточках, записи в которых делают на основании первичных бухгалтерских документов, приложенных к мемориальным ордерам. В конце месяца в регистрах аналитического учёта по каждому счёту подсчитывают дебетовые и кредитовые обороты, выводят сальдо. Эти данные переносят в оборотные ведомости аналитического учёта, итоги которых при сверке за месяц должны соответствовать оборотам того синтетического счёта, к которому эти аналитические счета были открыты.
|
|
Достоинством мемориально-ордерной формы учёта, является то, что она легко приспосабливается к любым отраслям, типам предприятий и производств. Она проста в освоении и понимании, а также наглядна. Недостатки этой формы заключаются в многократности записей одних и тех же операций в различных регистрах, отрыв аналитического учёта от синтетического, множество вспомогательных регистров.
Впервые журнально-ордерная форма учёта появилась в 1939 году и до настоящего времени имеет широкое распространение на крупных и средних предприятиях. При этой форме учёта данные из первичных бухгалтерских документов записывают в хронологическом порядке в соответствующие журналы-ордера (по кредиту счёта в разрезе корреспондирующих счетов. Параллельно ведутся дебетовые ведомости к журналам-ордерам). Журналы-ордера представляют собой свободные листы бумаги большого формата со значительным количеством реквизитов. Каждому журналу присваивают определенный постоянный номер. По многим счетам бухгалтерского учёта журналы-ордера ведутся по одному счёту, а по некоторым счетам – один журнал-ордер предназначен для нескольких счетов. Итоговые суммы записей за месяц из журналов-ордеров переносят в Главную книгу счетов, в которой каждому счёту отводится одна страница. По Главной книге выводится сальдо по каждому счёту и составляется баланс на начало следующего месяца. Оборотную ведомость можно не составлять, так как отражаемые в ней данные можно видеть в Главной книге.
|
|
Благодаря множеству журналов-ордеров работа в бухгалтерии строится в разрезе объектов учёта и заканчивается подсчётом итогов в журналах-ордерах и составлением ведомостей, т.е. учётную работу легко распределить между работниками бухгалтерии, а недостатком этой формы является сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение в ручную и затрудняющих автоматизацию учёта.
Упрощенная форма учёта была разработана в 1991 году для применения на малых предприятиях. Основным регистром в упрощенной форме учёта является Книга учёта хозяйственных операций. Книга заводится в расчёте на год, она должна быть пронумерована и прошнурована, что удостоверяется подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью предприятия. В книге сначала записывается остаток по счетам на начало месяца, по каждой хозяйственной операции составляется проводка и разносится по дебету и кредиту счетов с указанием суммы хозяйственной операции. В конце месяца подсчитываются обороты и конечные сальдо по счетам и на их основе составляются оборотная ведомость, бухгалтерский баланс и другие формы отчётности.
Автоматизированная форма учёта означает ведение бухгалтерского учёта на персональных компьютерах. Применение компьютеров, относительно простых в эксплуатации, позволяет создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера. Автоматизация учётного процесса позволяет обеспечивать высокую точность учётных данных, оперативность учёта. Исчезают многие трудоемкие операции по систематизации, кодированию, обобщению и выверке информации. Отпадает необходимость в выводе на бумажные носители большинства учётных регистров, поскольку печатаются только те из них, которые необходимы для текущей работы и заполнения форм отчётности. Автоматизированные формы учёта находятся в стадии бурного развития и совершенствования, как в техническом плане, так и в логическом, программном.
В настоящее время предприятиям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учёта. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы. Принятая предприятием форма учёта должна быть отражена в приказе об учётной политике предприятия.