К имуществу организации, наличие которого должно быть проверено в ходе инвентаризации, относятся основные средства, финансовые вложения, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственному лицу.
Инвентаризация может проводиться как в целом по организации, так и по ее подразделениям. Как отмечалось ранее, по решению руководителя организации при проведении дополнительных инвентаризаций может проверяться наличие только отдельных видов имущества. При смене материально-ответственного лица инвентаризация, как правило, проводиться по имуществу, закрепленному за данным лицом.
Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую в организации инвентаризационную комиссию, персональный состав которой утверждается установочным приказом (постановлением,распоряжением) руководителя организации в начале отчетного года.
В состав комиссии могут включаться представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, в том числе и представители службы внутреннего аудита предприятия и независимых аудиторских организаций.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. И, наоборот, при малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведение инвентаризаций может быть возложено на данную комиссию.
Необходимо учитывать, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Если затруднительно обеспечить работу постоянно действующей инвентаризационной комиссии, при проведении каждой конкретной инвентаризации может определяться отдельный состав комиссии.
В любом случае перед проведением конкретной инвентаризации персональный состав комиссии указывается в «Приказе о проведении инвентаризации»,оформляемом по типовой форме № ИНВ-22.
Каждый из таких приказов регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов(постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который ведется по форме № ИНВ-23.
Следует учитывать, что в обязанности главного бухгалтера не входит «проводить» инвентаризацию. Это обязанности членов инвентаризационной комиссии. В обязанности же главного бухгалтера при этом вменяется контроль за правильностью соблюдения установленных правил проведения инвентаризации и оформления ее результатов, а также участие в работе юридических служб по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежныхсредств и контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы.
Можно выделить следующие этапы работы инвентаризационной комиссии:
· подготовка и подписание приказа о проведении инвентаризации;
· сбор членов комиссии, определение объектов инвентаризации, распределение обязанностей, инструктаж, подготовка и утверждение председателем комиссии индивидуальных планов проведения инвентаризации;
· истребование от материально-ответственных лиц последних приходных и расходных документов, расписок о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;
· подготовка инвентаризационных описей в части отражения количества числящихся по учету материальных ценностей;
· опломбирование помещений, в которых будет проводиться инвентаризация;
· проверка количества и качества фактически наличествующих материальных ценностей;
· внесение в инвентаризационные описи данных о фактическом наличии материальных ценностей, выявление расхождений с учетными данными;
· подготовка бухгалтерией организаций сводных данных о расхождении учетных данных с данными о фактическом наличии имущества, документальное оформление результатов инвентаризации, их подписание членами комиссии и председателем комиссии;
· подготовка председателем комиссии и главным бухгалтером предложений об урегулировании возникших разниц, представление их на решение руководителя организации;
· исходя из принятых руководителем организации решений в бухгалтерском учете и отчетности уточнение данных о наличии и стоимости материальных ценностей, уточнение прочих статей бухгалтерской отчетности организации.
Подготовительная работа инвентаризационных комиссий заключается в определении объектов,подлежащих проверке, установлении материально-ответственных лиц по объектам инвентаризации, распределении обязанностей между членами комиссии, анализе результатов ранее проведенных инвентаризаций и выявлении объектов, на которых до этого были выявлены недостачи и (или) излишки.
К объектам инвентаризации могут быть отнесены складские помещения, торговый зал. Инвентаризация имущества организуется по их местонахождению и материально-ответственным лицам. Проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей производится при обязательном участии материально-ответственных лиц путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. При этом председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы,приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_____»дату», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
После получения от материально-ответственных лиц последних первичных документов бухгалтерия организация выводит окончательные остатки по состоянию на день начала инвентаризации.
Материально-ответственные лица,то есть лица, за которыми в аналитическом учете закреплено то или иное имущество, в свою очередь дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Расписки оформляются на инвентаризационных описях.
До проведения инвентаризации в инвентаризационных описях, которые формируются по проверяемым объектам,указываются данные о количестве материальных ценностей согласно данным бухгалтерского учета.
После этого организуется опломбирование помещений, в которых находятся, хранятся товары,продукты, проверка мерной посуды (весов) и других предметов инвентаря, в особенности принадлежащих самим материально-ответственным лицам.
В обязанности руководителя организации согласно пункту 2.7 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств входит создание условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.Инвентаризационная комиссия должна быть обеспечена в том числе рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весовыми приборами и инструментами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены.Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после даты инвентаризации. В инвентаризационные описи эти ценности также не включаются.
Члены инвентаризационной комиссии обязаны обеспечить полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках основных средств, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания,обмера. По товарам и другим ценностям, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Необходимо учитывать, что проверка фактического наличия имущества должна производиться при обязательном участии материально-ответственных лиц.
В течение времени, когда проводится инвентаризация, помещения, где хранятся товары и продукты, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны, во время перерывов в работе описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, должны приниматься материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходоваться по учету только после инвентаризации.
Сведения о фактическом наличии имущества организации и реальности учтенных финансовых обязательств отражаются в инвентаризационных описях или актах, составленных по типовым формам.
Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц.
Все товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида,группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.).
В случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях,они должны немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна осуществить проверку указанных фактов и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.Они проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц и в обязательном порядке до открытия склада и других помещений, где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются «Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей» и регистрируются в «Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации»
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.