УКРУПНЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
По работе волонтеров, ответственных за сопровождение делегаций
Задачи:
· помощь делегации в. работе по Программе Игр (перемещение в городе. решение бытовых вопросов, выполнение профильных. поручений руководителя делегации)
· обеспечение связи делегации со штабом Игр
Обязанности волонтера
Общие:
- Иметь опрятный вид, соответствующий установленной форме одежды (бэцж, отличительная атрибутика и т.д.)
2. Досконально знать Программу Игр и Про грамму номинаций, инструкцию для руководителя делегации
3. 3.Иметь при себе Программу Игр и Программу номинаций, ознакомить с ней руководителя делегации
- Контролировать строгое соблюдение делегацией Программы Игр и Программы номинаций
- Хорошо ориентироваться в городе
- Знать помер телефона приемной штаба Игр
- Знать номер телефона штаба в гостинице, где проживает делегация
- Поддерживать постоянную связь с приемной штаба
- Информировать делегацию о сообщениях из приемной штаба
- Сообщать штабу информацию от руководителя делегации.
- Осуществлять обмен документами, билетами и пр. между приемной штаба и руководителем делегации
- Проинформировать руководителя делегации о местах продажи сувениров
При заезде:
1. Встретить делегацию в месте прибытия (ж/д вокзал, аэропорт, в случае прибытия собственным транспортом или в ночное время __ о в месте проведения регистрации).- в координации со штабом в месте прибытия
2. Познакомиться с руководителем делегации, по возможности обменяться номерами мобильных телефонов.
3. Проводить делегацию до автобусов и разместить в них
4. По дороге про информировать руководителя делегации о порядке регистрации и аккредитации, узнать у руководителя делегации о дате, времени и месте отъезда, проблемах с билетами и, в случае их существования, сообщить в приемную штаба Игр
5. Приехать с делегацией в место проведения регистрации и аккредитации
6. Разместить делегацию в зале ожидания в месте про ведения регистрации, показать, где расположены буфет, туалетные комнаты
7. Зарегистрировать прибытие делегации у представителя группы «Регистрация»
8. Получить с руководителем список делегации у представителя труппы «Регистрация»
9. Оказать содействие руководителю в выверке списка прибывших.
10. Проинформировать представителя группы «Регистрация» об окончании выверки списка
11. Проводить руководителя на регистрацию (в порядке очереди по приглашению представителя группы «Регистрация»)
12. Проводить делегацию на аккредитацию (В порядке очереди по приглашению представителя группы «Аккредитация»)
13. Во время ожидания аккредитации или бэджей - оказать помощь в получении сувенирной продукции. про контролировать получение талонов на питание, направления на размещение, Программы Игр и Программы номинаций, для руководителя делегации
14. Помочь руководителю делегации получить бэджи по мере их готовности
15. Проводил, руководителя к представителю группы «Транспорт»
16. Проводить делегацию в место проживания
Ежедневно:
1. Прибыть в штаб, получить инструкции, сухой паек - время определяется руководителем группы волонтеров
2. Утром встретить делегацию вместе проживания или на площади сбора - согласовывается с руководителем, группы волонтеров.
3. Распределить делегацию по номинациям. Волонтер едет на номинацию с группой, которую определит руководитель делегации
4. Проводить делегацию или ее часть в место проведения номинации (пешком или на автобусе)
5. Находиться с делегацией или ее частью в месте проведения номинации или выполнять прочие поручения руководителя делегации
6. По завершению утренней части соревнований- проводить делегацию или ее часть на площадь сбора (пешком или на автобусе)
7. Собрать делегацию
8. Проводить делегацию в место питания (пешком или на автобусе)
9. После обеда - провопить делегацию на площадь сбора (пешком или на автобусе)
10. Распределить делегацию по номинациям. Волонтер остается с той группой. которую определит руководитель делегации.
11. Проводить делегацию или ее часть в место проведения номинации (пешком или на автобусе)
12. Находиться с делегацией или ее частью в месте проведения номинации или выполнять прочие поручения руководителя делегации
13. По завершению дневной части соревнований - Проводить делегацию или ее часть на площадь сбора (пешком или на автобусе)
14. Собрать делегацию
15. Обсудить с руководителем делегации график на следующий день
16. Разместить делегацию в автобусах
17. Проводить делегацию в место проживания согласовывается с руководителем группы волонтеров
В день посещения делегацией номинации «ди-джей»:
- После ужина - желающих поехать на номинацию «ди-джей» по согласованию с руководителем делегации разместить в автобусах
2. Проводить делегацию в место проведения номинации
- Находиться с делегацией
4. По завершению номинации – разместить делегацию в автобусах
5. Проводить делегацию в место проживания- согласовывается с руководителем группы волонтеров
В день проведения церемоний открытия и закрытия Игр:
1. В указанное время - разместить делегацию в автобусах
2. Проводить делегацию в место открытия/закрытия
3. Помочь делегации разместиться в зале/площади
4. Находиться с делегацией
5. По завершению открытия/закрытия разместить делегацию в автобусах
Вдень проведения экскурсии, культурной и свободной программы.
- В указанное время - разместить делегацию в автобусах или собрать для пешего перехода в местах проживания
2. Проводить делегацию в запланированное место
3. Находиться с делегацией или выполнять прочие поручения руководителя делегации
- По завершению программы - разместить делегацию в автобусах или собрать для пешего перехода в местах проживания
- Проводить делегацию в место проживания
При отъезде:
1. указанное время - разместить делегацию в автобусах в местах проживания
2. Проводить делегацию на ж/д или авто вокзал. Делегации, прибывшие на собственном транспорте, отбывают самостоятельно
3. Помочь делегации найти необходимый поезд или автобус в координации со штабом в месте отъезда
Незапланированные и внештатные ситуации:
1. Незамедлительно проинформировать приемную штаба Игр
2. Следовать инструкциям, получаемым из приемной штаба Игр