Сущность инвентаризации
Бухгалтерский учет, осуществляемый на предприятии, обязан обеспечивать достоверность информации об имуществе и обязательствах, отражаемых в балансе организации. В действительности опираться на сведения бухгалтерского баланса и принимать управленческие решения на его основе не всегда безопасно. Релевантность бухгалтерского учета можно проверить, проведя инвентаризацию.
Актуальность инвентаризации заключается в диагностике реального положения дел в организации в части ее имущества и обязательств. Для того, чтобы сопоставить действительные активы предприятия с данными учета, необходимо проводить инвентаризацию. Инвентаризация – это ревизия, позволяющая выявить неточности учета в организации, обозначить расхождения в отражении фактов деятельности предприятия и ликвидировать их.
Периодичность проведения инвентаризации
Частоту проведения инвентаризаций в отчетному году, сроки их проведения, список исследуемых объектов утверждает руководитель организации. Но существуют случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно:
- составление бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность;
- порча имущества, его хищение или злоупотребление;
- смена материально ответственных лиц;
- сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных);
- ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;
- чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;
- при коллективной ответственности смена руководителя коллектива или более 50% участников коллектива, инициатива участников коллектива.
По инициативе руководителя назначение инвентаризации происходит посредством приказа (постановления, распоряжения) после создания инвентаризационной комиссии.
Классификация инвентаризаций
Законодательством предусмотрены различные формы и методы проведения инвентаризации, которые организация может использовать при составлении порядка проведения инвентаризации с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации. Организация должна использовать эти формы и методы, при составлении приказа об учетной политике и определении порядка проведения инвентаризации товаров, с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации. Таким образом, можно выделить четыре основные формы проведения инвентаризаций:
1. По обязательности проведения: - обязательная (проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации); - инициативная (проводится по решению руководителя).
2. По периодичности: - плановая (проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки); - внеплановая (проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством).
3. По степени охвата: - полная (инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательств); - частичная (проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств).
4. По методу проведения: - натуральная (состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и прочее); - документальная (состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов).
Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие проверяемых товаров. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов. К плановым инвентаризациям относятся и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации общественного питания, а частичная (выборочная) инвентаризация - один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, продукты питания (сырье), товары и прочее.
Выборочная инвентаризация наличия товаров может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам. В период между полными инвентаризациями в организациях торговли и общественного питания рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товаров в местах их хранения и переработки.
Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является: - осуществление контроля сохранности товаров; - выполнения правил их хранения; - соблюдения материально-ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета. Внеплановой выборочной инвентаризации подвергаются, как правило, наиболее дорогостоящие товары, по которым имеются сверхнормативные запасы или продолжительное время не было движения.
Выборочные инвентаризации рекомендуется также проводить при поступлении сигналов о фактах нарушения правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации товаров.