Учетные регистры представляют собой носители данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов. В книгах левая страница разворота отводилась для записей по дебету, а правая - по кредиту.
В настоящее время существуют разнообразные формы регистров, что обусловлено разнородностью хозяйственных операций. Существует классификация учетных регистров по следующим признакам: внешнему виду, видам записей и объему информации.
По внешнему виду регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки и отдельные листы.
Бухгалтерские книги - это сброшюрованные в одном переплете листы с отпечатанными таблицами. Скрепление переплетом обеспечивает неизменное расположение отдельных частей и страниц книг.
Листы учетных книг от начала и до конца обозначаются последовательной нумерацией. В некоторых книгах, имеющих особо важное назначение, все листы прошнуровываются и скрепляются печатью и надписью: "В этой книге столько-то занумеровано и прошнуровано страниц", с подписями ответственных лиц.
Для быстрого нахождения необходимых страниц книги в начале или конце ее помещается оглавление или же составляется специальный алфавитный указатель.
Графление страниц книг в зависимости от их назначения бывает самое разное. Обычно таблицы в книгах печатают типографским способом.
В современной практике бухгалтерского учета книги как учетные регистры используются ограниченно. Объясняется это тем, что они имеют ряд серьезных недостатков. Основные недостатки книг вытекают из связанности их переплетом и - заключаются в том, что, книги затрудняют разделение учетного труда (так как с каждой книгой одновременно может работать только один человек), что является значительным тормозом в повышении производительности труда счетных работников; непригодны для механизации учета, требующей разрозненных (свободных) учетных регистров.
Наряду с этим необходимо отметить, что книги имеют и положительные качества. Так, переплет является надежным средством охраны листов с учетными записями от потери и разного рода злоупотреблений с ними.
В качестве примера учетного регистра в форме книги можно назвать кассовую книгу, книгу остатков материалов, разного рода реестры и регистрационные журналы.
Свободные листы - это учетные регистры, изготовленные типографским способом на отдельных листах бумаги. При этом формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть различными.
Общим для учетных регистров в виде свободных листов является то, что все они обязательно имеют: соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.п.); указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (как правило, месяц, квартал); таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи.
Использование свободных листов в качестве учетных регистров является шагом вперед в развитии учетной техники. На всех предприятиях при большом и малом объеме учетных работ свободные листы имеют ряд преимуществ. Основные преимущества заключаются в том, что они не скреплены между собой, а следовательно, и более удобны в работе. Их использование делает возможным широкое разделение учетного труда, так как они могут свободно распределяться между счетными работниками; облегчает своевременные записи в учетные регистры за счет правильного распределения учетной работы.
Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и экономичны при использовании.
Карточки по существу своему являются разновидностью свободных листов. Они также изготовляются типографским способом, но из более плотной бумаги и небольшого формата.
В отличие от свободных листов карточки, как правило, при меняются на ограниченных участках счетной работы. В основном они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, разного рода расчетов и затрат ни производство.
Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как вся карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы.
Для хранения карточек и удобства пользования ими применяются картотеки. Картотека - это специальный ящик, предназначенный для хранения карточек. Для удобства пользования картотекой большое значение имеет ее построение.
По роду учитываемых операций целесообразно создавать отдельно картотеки по учету материальных ценностей (материальная картотека), а также по учету расчетов (расчетная картотека) и т.п.
В каждую отдельную картотеку помещают карточки по однородным группам счетов. При этом общее количество карточек в одной картотеке устанавливается с таким расчетом, чтобы на данной картотеке работал один сотрудник. Карточки располагаются в картотеке в порядке указанных на них шифров счетов, открытых на этих карточках.
По видам записей регистры делятся на хронологические и систематические.
Хронологические регистры предназначены для хронологической записи операций, т.е. по порядку их совершения без какой-либо группировки и систематизации. Они выполняют контрольные функции при проверке полноты отражения операций.
Систематические регистры используются для систематической записи операций. В них операции группируются по определенным признакам (регистр для ведения бухгалтерских счетов).
Конкретным примером систематического регистра может служить Главная книга.
Таким образом, в современной практике бухгалтерского учета в качестве учетных регистров используются свободные листы, карточки и книги, имеющие свои достоинства и недостатки. Выбор того или иного типа учетного регистра обуславливается требованиями наилучшей организации учета на конкретном участке его применения.
. Классификация учетных регистров приведена на рис. 2
| Учетные регистры |
| ПО ВНЕШЕНЕМУ ВИДУ | ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ | ПО ХАРАКТЕРУ ЗАПИСИ |
| книги | карточки | свободные листы | систематические | аналитические | комбинированные | синтетические | хронологические | комбинированные | ||||||||
| Кассовая книга, Главная книга | Карточки учета материалов и т.д. | Ведомости, журналы-ордера | Журналы-ордера, Главная книга | Карточки аналитического учета | Отдельные журналы ордера | Регистрационный журнал, кассовая книга | Ведомость учета затрат на производство, Главная книга | Журналы-ордера |
Рис.2 Классификация учетных регистров
Список используемой литературы:
1. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. 3-е изд., перераб. и доп./О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – Мн.: Амалфея, 2005. – 800 с.
2. Закон Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. Законов Республики Беларусь от 25.06.2001 № 42-З, от 17.05.2004 № 278-З, от 29.12.06 № 188-3)
3. Журнал «Гл. бухгалтер. ГБ» – 2005. - №7
4. Журнал «Гл. бухгалтер. ГБ» – 2005. - №9
5. Регистры налогового учета, которые необходимо вести для исчисления налога на прибыль. Журнал «Гл. бухгалтер. ГБ» – 2005. - №44