Как закончить деловое письмо?

Основные типы деловых писем

Поздравление – Congratulation Letter

Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.

О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.

Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.

Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.

Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.

Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу. Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.

Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.

Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.)

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.

Текст разделяется на абзацы без красных строк.

Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.

Белое пространство должно равномерно окружать текст.

Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое.

Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.

Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.

Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.

Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

Заголовок (шапка):

А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.

Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).

В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.

Приветствие (обращение), или как начать письмо.

Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма. Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).

Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.

Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).

Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart

1304 Sherman Ave.

Madison, Wisconsin

Lemann & Sons

3597 43rd Street

New York, NY 12008

May24, 2015

Dear Sirs, With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

(Signature)

John Stewart

Sales Manager

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008

24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,

Джон Стюарт

Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так: Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя

Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата

Dear Frank, — если человек вам знаком

Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно) Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор