ОРГАНИЗАЦИОНННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Это документы, которые организуют деятельность предприятий, организаций. К ним относятся устав, инструкция, положение, правила, штатное расписание. Устав — это организационный документ, которым оформляется образование организаций и предприя­тий и определяется их структура, функции и правовое положение. Устав после их утверждения вышестоя­щей организацией подлежит обязательной регистра­ции в органах государственной власти; после регистрации вновь созданная организация может на­чать свою деятельность. Формуляр-образец устава имеет следующие реквизиты:

на­звание ведомства и организации; гриф утвержде­ния; название вида документа «Устав»; место из­дания и дату; индекс;

заголовок; отметки о согла­совании; визы; текст; подписи учредителей. Текст устава разбивается структурно на разделы:

1 Общие положения (определяются задачи и цели создаваемой организации);

2 Организационное единство (структурные подразде­ления в их взаимосвязи);

регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

3 Финансово-материальная база (определение раз­меров основных и оборотных средств, источники, по­рядок распоряжения средствами и ценностями);

4 Отчетность и ревизионная деятельность;

5 Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.

Положение — организационный документ, определяющий поря­док образования, задачи, обязанности, права, ответ­ственность и организацию работы предприятия в це­лом или его структурных подразделений. Положения могут быть индивидуальные и типовые:

индивидуальные — о всех отделах, о цехах, а также о других самостоятельных инженерно-техни­ческих или управленческих подразделениях, включен­ных в утвержденную схему организационной структу­ры управления предприятием;

типовые — о цехах основного производства, о структурных подразделениях.

Положение о структурном подразделении может состоять из следующих разделов: общая часть; задачи; орга­низационная структура; функции; права; ответствен­ность; взаимоотношения и информационные связи с другими структурными подразделениями. Существуют положения, которые определяют порядок проведения каких-либо мероприятий (смотров, конкурсов, соревнований, олимпиад). Каждый раздел положения имеет заголовок. При необходимости в сложных разделах могут быть выделены подразделы, которые могут иметь подзаголовок. Текст разделов (подразделов) изла­гается последовательно по пунктам. Разделы, подразделы, пункты должны быть пронумерованы арабскими цифрами по правилам, уста­новленным стандартом. Положение разрабатывается по указанию руково­дителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнителем составля­ется проект положения не менее чем в трех экземплярах. Все три экземпляра проекта положения подписы­ваются руководителем структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышесто­ящим руководителем, которому непосредственно под­чиняется данное подразделение, а также разработчиком. Второй экземпляр проекта в обязательном по­рядке согласовывается с юридическим отделом. Если проект положения вызывает возражения или замечания, то они должны быть изложены на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Отказ от подписания, согласования или визирова­ния без соответствующего письменного объяснения не допускается. Первый и второй экземпляры проекта представ­ляются на утверждение руководителю предприятия. Датой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте не указана дру­гая дата.

Инструкция — организационный документ длительного действия, в котором определяются регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности пред­приятий, их подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

1. Инструкции, регламентирующие порядок выполне­ния какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие несколько исполнителей (подраз­делений или должностных лиц);

2. Должностные инструкции, которые регламентиру­ют деятельность одного должностного лица, прини­мающего участие в осуществлении одного или не­скольких процессов.

Инструкция может состоять из нескольких разде­лов. Каждый из них должен быть логически закон­ченной частью инструкции. Первым по порядку в инструкции должен быть раздел «Общая часть».

Здесь формулируется цель, для достижения которой разрабатывается данная ин­струкция, и указывается, что послужило основанием для ее создания. В общей части могут быть также определены под­разделения или должностные лица, на которых воз­лагается контроль за соблюдением инструкции в це­лом. За общей частью должны следовать разделы (один или несколько), в которых в логической после­довательности излагается основное содержание, т. е. описывается порядок выполнения регламентируемого процесса.

При этом по каждому этапу (операции) указывается:

· что необходимо сделать (т. е. содержание рабо­ты);

· кто должен выполнять эту работу (подразделение или должностное лицо);

· срок выполнения работы;

· какой документ при этом используется (с указа­нием количества экземпляров).

При необходимости в конце инструкции может быть выделен раздел, в котором определяются права и ответственность исполнителей, участвующих в вы­полнении работ. Каждый раздел инструкции должен иметь заголовок. В сложных разделах могут быть выделены под­разделы, которые также могут иметь заголовки. Текст разделов (подразделов) излагается последова­тельно по пунктам. Разделы, подразделы, пункты должны быть про­нумерованы арабскими цифрами.

Исполнитель составляет проект инструкции не менее чем в трех экзем­плярах. Все три экземпляра проекта инструкции подписы­ваются руководителем подразделения-составителя и непосредственным исполнителем, а в некоторых случаях также и вышестоящим руководителем, кото­рому непосредственно подчиняется подразделение-со­ставитель. Второй экземпляр проекта инструкции согласовы­вается со всеми заинтересованными подразделения­ми (или должностными лицами). Если проект инструкции вызывает возражения или замечания, то они должны быть изложены на втором экземпляре или на отдельном листе, прило­женном ко второму экземпляру проекта. Все инструкции по вопросам организации произ­водства, труда и управления согласовываются с юри­дическим отделом независимо от того, входят ли они в число исполнителей тех работ, которые регламенти­руются данной инструкцией. Инструкции по безопасности труда оформляются отделом охраны труда и техники безопасности. Первый и второй экземпляры проекта инструкции представляются на утверждение соответствующему руководителю предприятия. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Если инструкцией предусматривается введение в практику документа новой формы (карты учета, ак­та, плана-задания и т. д.), то проект бланка этого до­кумента должен содержаться в приложении к инструк­ции. В тексте должен быть описан порядок использо­вания документа (кто какие реквизиты заполняет, сколько экземпляров оформляется, кому какой эк­земпляр, когда передается).

Правила – это организационный документ, в котором излагаются указания и требования, которые регламентируют определенный порядок каких-либо действий, поведения. Различают правила внутреннего трудового распорядка (утверждаются на собрании трудового коллектива, по согласованию с профсоюзным комитетом), правила проведения какого-либо мероприятия. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, а иногда могут являться их составной частью. Выполнение правил обязательно.