Для работы со справочниками предназначена ветвь “Справочники” дерева конфигурации.
Рис. 5 – ветвь “cсправочники” дерева конфигурации.
При создании нового справочника открывается окно редактирования объекта.
«Иерархический справочник» - если свойство установлено, то справочник имеет иерархическую структуру и становится доступным свойство «Вид иерархии» и «Ограничение количества уровней иерархии».
«Вид иерархии» - определяется, какой вид иерархии используется в данном справочнике. При выборе вида «Иерархия групп и элементов» для справочника определяются два вида элементов: группы и элементы. Группы предназначены только для объединения других групп и элементов справочника. Обычно для описания группы достаточно кода, наименования и родителя (ссылка на верхний уровень). Элемент справочника помимо этих реквизиторов может содержать другие реквизиты, указанные на закладке Данные. Для справочников с этим видом иерархии можно создать формы группы и формы элемента. При выборе вида «Иерархия элементов» все элементы справочника равнозначны. Примером справочников такого вида могут служить справочники подразделений и статьи затрат.
Рис. 6 – Окно редактирования объекта, свойство «иерархический справочник».
«Размещать группы сверху» - свойство становится доступным, если выбрано значение «Иерархия групп и элементов». Если свойство «Размещать группы сверху» установлено, то при отображении справочника в виде иерархического списка группы окажутся в верхних строчках списка, а элементы справочника будут располагаться ниже. Если это свойство не установлено, расположение групп и элементов будет подчиняться установленным правилам сортировки (по коду, наименованию и пр.). Например, при создании новой группы с кодом большим, чем у всех имеющихся групп и элементов (при сортировке по коду), в первом варианте эта подгруппа окажется нижней среди групп, но выше остальных элементов справочника; во втором варианте она займет самую нижнюю строчку.
Следует отметить, что установка или снятие свойства «Размещать группы сверху» не влияет на показ справочника в виде неиерархического списка.
«Количество уровней иерархии» - свойство становится доступным, если установлено свойство “Ограничение количества уровней иерархии”. Справочники в системе 1С: Предприятие могут иметь более одного уровня вложенности. Если свойство “Ограничение количества уровней иерархии” не установлено, то максимальное количество уровней вложенности справочника неограниченно.
«Владельцы» - это свойство требует подробного объяснения.
Любой справочник может использоваться как сам по себе, так и быть подчиненным какому-либо другому справочнику или справочникам. Например, справочник договоров может использоваться отдельно, а может быть связан со справочником организаций.
Чтобы подчинить справочник другому, уже существующему в системе, в поле «Список владельцев справочника» следует нажать кнопку редактирования и в открывшемся окне выбора объекта отметить те справочники, которые являются владельцами данного справочника. Каждый такой справочник в системе 1С: Предприятие8.2 называется владельцем, а сам справочник - подчиненным.
И отличие от многоуровневого справочника, в котором все элементы имеют одинаковую структуру, использование механизма подчиненных справочников позволяет связать элементы разной структуры. В этом случае каждый элемент подчиненного справочника будет логически связан с одним из элементов справочника-владельца.
Для справочников, которые имеют нескольких владельцев, у разных элементов могут быть владельцы разного типа, но у одного элемента может быть только один владелец.
Рис. 7 – пример подчинённого справочника «подразделения организаций». Владельцем является справочник «Организации».
Использование подчинения - позволяет управлять ограничением, накладываемым на владельцев. Могут использоваться только элементы, только группы или и группы, и элементы. Если у справочника несколько владельцев, то ограничение применяется ко всем владельцам.
«Длина кода» - свойство устанавливает максимальную длину кода элемента справочника.
Конфигуратор позволяет установить длину кода равной 0. Это может понадобиться в тех случаях, когда код элемента справочника не используется.
При назначении этого свойства желательно реально определить возможную длину кода. Однако следует иметь в виду, что в процессе эксплуатации конфигурации, если потребуется, длину кода можно увеличить.
«Длина наименования» - в свойстве устанавливается максимально возможная длина наименования элемента справочника.
Конфигуратор позволяет установить длину наименования равной 0.
Рис. 8 – установка длины кода и длины наименования в справочнике.
«Серии кодов» - свойство позволяет установить диапазон проверки кода на уникальность и автоматическое присвоение кодов.
Если выбрана установка во всем справочнике, то при автоматическом присвоении кода или при вводе кода пользователем вручную его уникальность будет проверяться среди всех элементов справочника.
Установка в пределах подчинения справедлива только для иерархических и подчиненных справочников. В этом случае уникальность кода будет проверяться системой только в пределах той группы и того элемента справочника-владельца, в которую вводится новый элемент справочника или редактируется уже существующий элемент.
При установке серии кодов в пределах подчинения нормальной является ситуация, когда находящиеся в разных группах элементы справочника имеют одинаковые коды. Это следует учитывать, если требуется переносить элементы многоуровневого справочника из одной группы в другую. При совпадении кода переносимого элемента с кодом уже существующего элемента в группе будет выдано предупреждение, и элемент не будет перенесен.
При установке серии кодов в пределах подчинения владельцу в иерархических подчиненных справочниках обеспечивается автоматическая нумерация и контроль уникальности кодов среди элементов с одинаковым владельцем, но различными родителями.
Рис. 9 – выбор серии кодов.
«Тип кода» - свойство позволяет выбрать тип значения для кода элемента справочника: Число или Строка. Выбор строкового типа кода бывает полезным, когда используется сложная система кодирования, и код может включать помимо цифр также буквы и символы-разделители. Наиболее характерный пример - использование в качестве кодов артикулов для швейных изделий.
Следует обратить внимание, что выбор строкового типа кода не исключает возможности автоматического присвоения таких кодов.
Для самого первого элемента система формирует код вида 001 (количество нулей зависит от установленной длины кода), то есть код представляет собой строку символов, но все символы в этой строке являются цифрами. При вводе других элементов в справочник система будет продолжать присваивать коды аналогичным образом — 002,003 и т. д.
Если требования к ведению справочника предполагают непременное использование смешанных буквенно-цифровых кодов, то для целей автоматической нумерации можно использовать коды вида АА001. Здесь первая часть кода - символы АА — является текстовым префиксом, а вторая часть - символы 001 - будет интерпретироваться системой как число и использоваться при автоматическом присвоении очередного кода.
Текстовый префикс можно задать вручную (при вводе в справочник нового элемента ввести такой «составной» код) или использовать возможности установки префикса из встроенного языка системы 1С: Предприятие.
Реквизиты
Любой новый справочник можно представить в виде таблицы, которая имеет две колонки: код элемента справочника и его наименование. Система 1С: Предприятие помимо кода и наименования позволяет хранить дополнительную информацию об элементе справочника. При редактировании справочника можно описать набор дополнительных реквизитов, предназначенных для хранения таких дополнительных сведений.
Рис. 10 – создание нового реквизита в справочнике «сотрудники организации».
Табличные части
Для описания некоторых данных, относящихся к справочнику и не используемых самостоятельно, используют табличные части. Примером табличной части может служить состав семьи сотрудника (данные по каждому члену семьи описываются в реквизитах табличной части, а число может быть произвольным), послужной список сотрудника и т. д.
Рис. 11 – пример дополнительных данных справочника «сотрудники организации» в табличной части.
Если бы в приведенном примере сведения по составу семей сотрудников могли использоваться самостоятельно, то их можно было бы выделить в отдельный справочник, подчиненный справочнику «Сотрудники».
Основное отличие табличной части от подчиненного справочника в том, что на элементы справочника можно ссылаться, а на строки табличной части нет. При обращении к элементу справочника он весь, вместе со всеми табличными частями, считывается из базы данных в память. Если табличная часть содержит достаточно большое количество строк, это может ухудшить производительность системы. Поэтому табличную часть стоит использовать, если не надо хранить ссылки на элементы и количество элементов неограниченно.
Число строк табличной части не может более 100 000.
Каждый справочник может иметь неограниченное число табличных частей.
Заключение
Таким образом, можно сказать, что справочник является списком возможных значений того или иного реквизита документа (в широком смысле слова «документ»).
Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации.
В конфигурации создается структура справочника, а собственно его содержимое - элементы справочника - вводится пользователем при работе с программой.
Справочники обладают различными свойствами. Также разработчики конфигурации могут создавать для справочников набор предопределенных элементов и групп элементов (для иерархических справочников).
Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы идет все возрастающими темпами. Любой практикующий бухгалтер работает на компьютере и не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности.
Модернизация и смена поколений вычислительной техники, переход на новые операционные системы, обновление версий прикладных программ и т.п. является характерной особенностью современной компьютеризации. В настоящее время повсеместно внедряются компьютерные сети (локальные, региональные, глобальные), благодаря которым обеспечен удаленный доступ к общесетевым ресурсам (базам данных, компьютерам, принтерам, факс-модемам и др.)
«1С: Бухгалтерия предприятия» помогает вести учет различных видов коммерческой деятельности. Каким бы бизнесом ни занималась ваша организация - оптовой или розничной торговлей, комиссионной торговлей, оказанием услуг, производством или строительством - вы можете вести учет в «1С: Бухгалтерии предприятия». В одной информационной базе можно вести учет деятельности нескольких организаций и индивидуальных предпринимателей. При этом используются общие справочники контрагентов, сотрудников и номенклатуры, а отчетность формируется раздельно.
Большинство российских компаний уже оптимизировало работу своей бухгалтерии с помощью «1С» и почувствовали преимущества, которые дает эта программа. Это гибкие возможности учета, автоматизация всех участков бухгалтерии.
Практическое ознакомление помогло мне узнать о различных возможностях программы «1С: Бухгалтерия предприятия».
Считаю, что полученных знаний достаточно для работы в программе, непосредственного их применения.
Список использованной литературы
1. Харитонов С.А. 1С: Бухгалтерия 8 для начинающих. — М.: ООО «1С- Паблишинг», СПб: Питер, 2010. – 384 с.
2. Богачева Т.Н. 1С: Предприятие 8.1. Управление торговлей в вопросах и ответах. — М.: ООО «1С- Паблишинг»: Москва, 2011
3. «Методические материалы для слушателя сертифицированного курса», фирма «1С», Москва, 2011