ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 18
Тема: Организация документооборота
Наименование работы: Формирование номенклатуры дел, определение значимости документов, оформление запросов для выдачи документов и дел. Организация архива.
Цели и задачи: Отработать приемы составления сводной номенклатуры дел предприятия
Приобретаемые умения и навыки: научиться составлять и оформлять сводную номенклатуру дел предприятия
Оснащение рабочего места: рабочая тетрадь, ПК.
Литература: Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. Пособие для студ. Учреждений сред. Проф. Образования /А.В. Пшенко, Л.А. Доронина – 5-е изд. Стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2016. – 160с.
Краткие теоретические сведения
Для документационного обеспечения управления работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается служба (подразделение) документационного обеспечения управления (ДОУ).
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел (прил1-2).
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах..
Номенклатуры дел подразделяются: на типовые, примерные, конкретного предприятия.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с их одинаковой нумерацией и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику
1. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.
2. Не включаютсяв номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
3. В качестве разделов номенклатуры используются наименование структурных подразделений предприятия.
4. В начале каждого раздела указывают наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем – переписка и другие справочно-информационные документы, в конце – журналы регистрации.
5. Содержательная часть номенклатуры дел оформляется таблицей. Для ее заполнения используйте приложением 6 «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».
6. Номенклатура утверждается директором, подписывается составителем (секретарем-референтом) и архивистом.
7. В конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве дел, заведенных в текущем году, которая заверяется подписями составителя и архивиста.
Содержание работы
Задание № 1.
В организационной структуре ОАО «Кворум» выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел кадров. За 2019 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел. Из них 4 – временного до 10 лет включительно, 4 – временного свыше 10 лет, 8 – постоянного. Вы работаете секретарем-референтом директора ОАО «Кворум», занимаетесь систематизацией документов и формирование дел.
Пользуясь Примерным перечнем управленческих документов с указанием сроков хранения (прил. 1), разработайте содержательную часть номенклатуры дел ОАО «Кворум».
(Образец оформления номенклатуры дел Приложение 2)
Решение:
________________________________________________________________________________
Публичное акционерное общество «КВОРУМ» УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПАО «КВОРУМ»
Аронов И.В. Аронов
25.12.2019 № 7 25.12.2019
На 2020 год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома) | Количество дел (томов) | Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню | Примечания |
| 1. Секретариат | ||||
| 1-1 | Устав | |||
| 1-2 | Протоколы | |||
| 1-3 | ||||
| 1-4 | ||||
| 1-5 | ||||
| 2. Бухгалтерия | ||||
| 2-1 | Годовой баланс | |||
| 2-2 | Лицевые счета по заработной плате сотрудников | |||
| 2-3 | ||||
| 2-4 | ||||
| 2-5 | ||||
| 2-6 |
| 3. Отдел кадров | ||||
| 3-1 | Приказы по личному составу на сотрудников | |||
| 3-2 | Личные карточки ф. Т-2 на сотрудников | |||
| 3-3 | ||||
| 3-4 | ||||
| 3-5 | ||||
| 3-6 |
Секретарь-референт _____________________
Зав. Архивом _____________________
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
Экспертной комиссии ПАО «Кворум»
от ______________ № ______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ПАО «КВОРУМ» 2019 г.
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой ЭПК | ||
| Постоянного | |||
| Временного свыше 10 лет | |||
| Временного до 10 лет включительно | |||
| Итого |
Секретарь-референт _____________________ (ФИО)
Зав. Архивом _____________________ (ФИО)
Контрольное итоговое задание:
1. Определите, какие из приведенных ниже утверждений являются правильными. Укажите номера правильных ответов:
1.1. Номенклатура дел организации является необходимым документом для правильного формирования в дела других документов.
1.2. Поиск документов организации невозможен при отсутствии номенклатуры дел.
1.3. Можно систематизировать документы в делопроизводстве без номенклатуры дел организации.
1.4. Номенклатура дел организации на очередной календарный год составляется в четвертом квартале текущего года.
1.5. В организациях достаточно разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений.
1.6. Все дела, образующиеся в организации, нумеруются сплошной порядковой нумерацией.
1.7. Индекс дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.
2. Ниже перечислена информация, включаемая в номенклатуру дел организации. Определите, какие виды информации здесь отсутствуют. Ответ запишите в тетрадь:
2.1. Дата документа.
2.2. Подпись руководителя службы ДОУ организации.
2.3. Номер документа.
2.4. Гриф утверждения.
2.5. Индекс дела.
2.6. Заголовок к тексту документа (на какой календарный год составлена номенклатура дел).
2.7. Количество единиц хранения.
2.8. Наименование организации.
2.9. Гриф согласования номенклатуры дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.
2.10. Срок хранения и номер статей по перечню.
2.11. Гриф согласования номенклатуры дел с экспертной комиссией организации.
2.12. Заголовок дела.
Ответ: ________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено? Укажите номер правильного ответа:
3.1. Зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе "Примечание".
3.2. Не вносить никаких изменений, т. К. эта информация не отражается в номенклатуре дел.
3.3. Поставить в графе "Примечание" отметку "Не заведено" и расписаться.
3.4. Перепечатать страницу номенклатуры дел, исключив из нее заголовок незаведенного дела.
4. Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел? Укажите номера правильных ответов:
4.1. Общее количество заведенных дел.
4.2. Сроки хранения документов.
4.3. Количество незаведенных дел.
4.4. Информацию о сдаче дел на архивное хранение.
4.5. Количество утраченных в течение года дел с указанием причин утраты.
4.6. Количество переходящих дел.
4.7. Категории заведенных дел.
4.8. Количество дел, подлежащих рассмотрению на экспертно-проверочной комиссии.
Контрольные вопросы:
1.С какой целью разрабатывается номенклатура дел?
2.С кем согласовывается номенклатура дел?
3.Как подводятся итоги формирования дел за год?
4.Что значит «переходящее» дело?
5.Что такое схемы документооборота, зачем они нужны?
Приложение 1
Указания по применению перечня (Извлечения)
1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.
Продолжение прил. 1
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.П.КОЗЛОВ
6 октября 2000 года
ПЕРЕЧЕНЬ