ТЕМА 1.2 ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
| Наименование результатов обучения | Уметь: оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в том числе с использованием информационных технологий; осваивать технологии автоматизированной обработки документации. Знать: основные понятия документационного обеспечения управления; системы документационного обеспечения управления; классификацию документов; требования к составлению и оформлению документов. |
Вы можете воспользоваться следующими источниками:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
2. Примерное положение о канцелярии (ИПС «Гарант»).
3. Примерное положение о социально-реабилитационном центре для несовершеннолетних (утв. постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2000 г. N 896)
4. Басовская Е.Н., Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010 –256 с.
5. Конспекты лекций по ОП.04. Документационное обеспечение управления.
6. Основные сведения, изложенные в методических указаниях.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 3
ОФОРМЛЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О БУХГАЛТЕРИИ
Инструкция по выполнению задания:
Оформить ПОЛОЖЕНИЕ о группе бухгалтерского делопроизводства в составе службы главного бухгалтера предприятия:
- Вставить необходимые для документа «положение» реквизиты, применяя продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части;
- Отредактировать текст положения, исправить ошибки;
- Добавить к тексту раздел Заключительные положения.
- Оформить самостоятельно реквизиты: подпись, виза согласования документа,
Примерное положение
о группе бухгалтерского делопроизводства
в составе службы главного бухгалтера предприятия
1. Общие положения
1.1. Группа бухгалтерского делопроизводства (далее - группа) действует на правах структурного подразделения службы главного бухгалтеров.
1.2. Группа предназначена для своевременного, полного и качественного документационного обеспечения деятельности службы главного бухгалтера.
1.3. Деятельность группы организуется в соответствии с... (указать конкретно).
1.4. Структуру группы образуют:
1.4.1. Сектор методического руководства и контроля за организацией документационного обеспечения.
1.4.2. Сектор текущий хранения документов.
1.4.3. Сектор технической подготовки документов.
1.4.4.... (указать иное в соответствии с фактической структурой).
1.5. Квалификационный и численный состав группы определяется в соответствии со штатное расписанием.
1.6. Полномочия работников группы регламентируются должностными инструкциями. При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются.
1.7. Группу возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера.
1.8.... (иное - указать конкретно).
2. Функции и задачи группы
2.1. В процессе своей деятельности группа реализует следующие основные функции:
2.1.1. Организационную.
2.1.2. Контрольную.
2.1.3. Методическую.
2.1.4.... (иное - указать конкретно).
2.2. Группа выполняет следующие основные задачи по документационному обеспечению деятельности службы главного бухгалтера:
2.2.1. Формирует и совершенствует локальную подсистему документационного обеспечения в деятельности службы главного бухгалтера как составляющей единой системы ДОУ предприятия.
2.2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность группы и персонала службы главного бухгалтера по вопросам документационного обеспечения.
2.2.3. Упорядочивает документальную базу службы главного бухгалтера, унифицирует формы бухгалтерских документов, устанавливает правила их подготовки, определяет эстетические и эргономические требования к оформлению бухгалтерских документов и средствам работы с ними.
2.2.4. Определяет порядок прохождения и обработки бухгалтерских документов в соответствии с графиком документооборота, внедряет новые технологические приемы работы с указанными документами, направленные на сокращение сроков, и повышение, качества подготовки документов.
2.2.5. Разрабатывает информационно-поисковый систем по бухгалтерским документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации и т.п.).
2.2.6. Осуществляет контроль за своевременным, полным и качественным
исполнением бухгалтерских документов, обобщает сведения о ходе и результатах их исполнения.
2.2.7. Организует работу по обеспечению сохранности бухгалтерских документов, состоящих на текущем хранении, в точном соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федерального архивного агентства России.
2.2.8. Осуществляет организационно-методическое руководство документационным обеспечением в подразделениях службы главного бухгалтера, организует обучение персонала службы рациональным методам и приемам обращения с бухгалтерскими документами, участвует в разработке учебно-методических пособий по делопроизводству.
2.2.9. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации.
2.2.10. Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.
2.2.11. Осуществляет прием, учет, регистрацию, оформление документов, их экспедиционную обработку, хранение, а также информационно-справочную работу по документам.
2.2.312. Организует своевременное рассмотрение и подготовку доклада руководству о поступающих документах, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
2.2.13. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением документов в подразделениях организации (и подведомственной сети). Контролирует исполнение документов в установленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.
2.2.14. Организует работы по составлению графика документооборота и представляет его на утверждение руководителю организации. Контролирует соблюдение исполнителями графика документооборота в целом.
2.2.15. Организует по поручению руководства подготовку проектов
документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
2.2.16. Создает и поддерживает в качественном состоянии справочно-информационный аппарат к документообороту организации.
2.2.17. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов.
2.2.18. Разрабатывает и проектирует бланки документов.
2.2.19. Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразделениями, обеспечивает хранение дел и ведение архива традиционных и машиночитаемых документов, а также оперативное использование документной информации. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив организации.
2.2.20. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации (и подведомственной сети), для передачи на государственное хранение
2.2.21. Организует работы по исполнению обращений граждан.
2.2.22. Разрабатывает совместно с подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
2.2.23. Осуществляет работу по формированию, ведению, пополнению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроля исполнения документов и поручений.
2.2.24. Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации и документации, санкционирует допуск к информации.
2.2.25. Корректирует по согласованию со структурными подразделениями организации соответствующие части Табеля форм документов организации, Альбома форм документации.
2.2.26. Разрабатывает нормативную базу по организации работ с информационным фондом организации.
2.2.27. Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный опыт работы с документами.
2.2.28. Осуществляет планирование работ подразделений службы ДОУ, подготовку и представление отчетов о проделанной работе.
2.2.29. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с бухгалтерскими документами.
2.2.30.... (иное - указать конкретно).
3. Полномочия
3.1. Группа имеет право:
3.1.1. Закрашивать и получать от всех структурных подразделений службы главного бухгалтера информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
3.1.2. Принимать участие в созываемых руководством службы главного бухгалтера совещаниях представителей структурных подразделений для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.
3.1.3. Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности группы и документационного обеспечения управления в целом.
3.1.4. Вносить предложения по совершенствованию деятельности группы.
3.1.5. Привлекать персонал других структурных подразделений службы главного бухгалтера к выполнению работ, вытекающих из содержания задач и функций группы (с ведома руководства службы).
3.1.6. Пользоваться относящимися к компетенции группы информационными фондами службы главного бухгалтера в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
3.1.7. Уносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников группы, их поощрении и наложении на них взысканий.
3.1.8. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в структурных подразделениях службы главного бухгалтера и доводить итоги проверок до руководителей подразделений для принятия соответствующих мер.
3.1.9. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений службы главного бухгалтера выполнения установленных правил работы с документами.
3.1.10.... (иное - указать конкретно).
4. Ответственность
4.1. Группа в лице начальника группы несет ответственность за:
4.1.1. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.
4.1.2. Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
4.1.3. Несвоевременное и качественное выполнение функций и задач, изложенных в настоящем Положении.
4.1.4. Нерациональное распределение обязанностей между работниками группы.
4.1.5. Необеспечение условий труда работников группы в соответствии с санитарными нормами.
4.1.6.... (иное - указать конкретно).
5. Взаимоотношения и связи
5.1. В процессе осуществления своей деятельности группа взаимодействует со следующими структурными подразделениями и должностными лицами:
5.1.1.... (указать конкретно).
Основные сведения