Смета затрат – возможно, самая главная часть инициативы. Это зеркало инициативы. Смета расходов представляет собой структурированный перечень расходов в разрезе источников их финансирования.
Как правило, смета составляется после продумывания основных аспектов самой инициативы – если вы распланировали ход реализации инициативы, то рассчитать затраты будет довольно просто.
Смета должна содержать реальную финансовую информацию, включать необходимые и достаточные расходы для эффективной реализации инициативы.
Планируя смету расходов, полезно заглянуть в разделы «Цель и задачи» и «Календарный план» – взаимосвязь статей расходов и мероприятий инициативы, соответствие масштаба расходов масштабу инициативы (его цели и задачам) – важный показатель того, что вы можете грамотно распоряжаться средствами.
В детализированной смете рекомендуется также описать собственный вклад и привлеченные ресурсы заявителя (если таковы имеются).
Каждая статья расходов, включаемая в детализированную смету расходов должна быть обоснована: для чего / с какой целью приобретается тот или иной товар/работа/услуга и способ его/ее приобретения (покупка или аренда).
Рекомендуемые статьи расходов:
1. расходы на издательско-полиграфические услуги, в том числе изготовление макета и разработка дизайна расходы на сувенирную продукцию;
2. расходы на организацию проживания и питания транспортные расходы (приобретение авиа- и железнодорожных билетов, горюче-смазочных материалов, услуги по перевозке пассажиров);
3. расходы по предоставлению помещения (аренда) расходы по предоставлению оборудования (аренда);
4. расходы на покупку оборудования;
5. расходы на информационные услуги (размещение информации об инициативе в средствах массовой информации;
6. закупка материалов и оплата услуг, необходимых для реализации инициативы;
7. расходы на покупку / создание программного обеспечения;
8. расходы на создание/ техническую поддержку сайта/мобильного приложения;
9. расходы на телефонную связь, мобильную связь, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», почтовые расходы;
10. расходы на канцелярские принадлежности.
Запрещено осуществлять следующие виды расходов:
1. расходы на заработную плату руководителя инициативы и членам команды инициативы;
2. расходы, связанные с поддержкой политических партий и избирательных кампаний;
3. расходы, связанные с проведением митингов, демонстраций, пикетирований;
4. расходы по уплате неустойки, пени, штрафов, комиссий за расходно-кассовые операции;
5. расходы, связанные с приобретением иностранной валюты; призы в денежном эквиваленте;
6. расходы по осуществлению деятельности, напрямую не связанной с реализацией инициативы;
7. расходы на приобретение алкогольных напитков и табачной продукции. недетализированные «прочие расходы».
Необходимо дать пояснения по назначению конкретного товара, оказываемых работ, использованию транспортных средств и других услуг, используемых в инициативе, а также обоснуйте необходимость этих расходов.
Общие рекомендации по составлению сметы:
1. не «подгоняйте» смету под максимальный размер финансирования;
2. смета – это зеркало инициативы, формируйте бюджет для достижения реальных целей и проведения конкретных мероприятий;
3. включайте в смету только расходы, связанные с проектом;
4. не нужно «хитрить» и обозначать в бюджете расходы на текущую, не связанную с проектом, деятельность организации – эксперты это всегда замечают и отражают в своих оценках;
5. проверьте обоснованность каждого вида затрат;
6. сделайте мониторинг среднерыночной стоимости оборудования/услуг/товаров, которые будут приобретены в рамках инициативы, в идеале – запросите у поставщиков прайс-листы;
7. сверьте уровень оплаты услуг задействованных в реализации инициативы специалистов по среднерыночным;
8. дайте комментарии по каждому виду затрат в смете. Это покажет экспертам, что бюджет детально продуман, а все затраты – обоснованы;
9. дополнительные источники финансирования и собственные средства участника, вложенные в инициативу, говорят о его устойчивости и заинтересованности в его реализации независимо от результатов Конкурса;
10. считайте, считайте и снова считайте;
11. проверьте смету на предмет арифметических ошибок неоднократно, задействуйте в этом процессе нескольких членов команды. Ошибки в смете минимизируют шансы на победу;
12. у любого предмета должен быть указан способ использования «покупка», «аренда» и «оплата услуг»;
13. аренда рассчитывается исходя из количества часов/дней и стоимости за 1 час/день;
14. изготовление полиграфической продукции - подробно расписать данные по всем материалам (плотность, масштаб, способ нанесения, цветная или ч/б печать и т.д.). – изготовление … - если это делается самостоятельно, то нужно описать закупку материалов, если оплачивается услуга, то так и нужно написать "оплата услуг по изготовлению";
15. транспортные расходы: в случае покупки билетов указывайте покупку билетов, вид транспорта и маршрут; в случае аренды автомобиля/автобуса указывайте «оплата аренды», аренда рассчитывается исходя из количества часов/дней и стоимости за 1 час/день; в случае оплаты бензина указывайте "покупка ГСМ" с указанием количества литров.
Смета заявки на участие в Конкурсе среди физических лиц может включать следующие разделы:
Расходы по оплате услуг сторонних организаций, индивидуальных предпринимателей в рамках реализации инициативы (оплата товаров, работ, услуг, в том числе транспортные расходы).
Пример заполнения:
| Статья расходов | Товар/услуга | Название | Обоснование | Цена | Кол-во | Сумма |
| Транспортные расходы (приобретение авиа- и железнодорожных билетов, горюче смазочных материалов, услуги по перевозке пассажиров) | Услуга | Услуга транспортной перевозки автобусом участников инициативы от вокзала до места проведения мероприятия 50 человек | Для обеспечения комфортного пребывания участников (туда - обратно) | 15 000 | 30 000 | |
| Расходы на организацию проживания и питания | Услуга | Услуга по организации кофе-брейка в течение 2-х дней для 50 человек | Оплата услуг кейтеринга | 7 500 | 14 000 |
ВНИМАНИЕ! Аренда автотранспортных средств без водителя не является транспортной услугой. При перевозке детей необходимо учитывать нормы «Памятки организаторам перевозки группы детей автобусами», подготовленной Министерством внутренних дел Российской Федерации.
Расходы на арендную плату за пользование помещениями, используемыми в целях и в период реализации Инициативы.
Пример заполнения:
| Статья расходов | Товар/услуга | Название | Обоснование | Цена | Кол-во | Сумма |
| Расходы по предоставлению помещения (аренда) | Услуга | Аренда помещения, площадью не менее 100 кв.м | Для проведения мастер-класса в течение 2-х дней | 5 000 | 10 000 |
ВНИМАНИЕ! Помните, что офисные (административные) помещения, непосредственно задействованные при реализации инициативы, могут быть заняты не все рабочее время, в них могут проводиться иные мероприятия. Поэтому расчет суммы затрат на аренду помещений не рекомендуется производить из 100 % затрат на их аренду.
Расходы, связанные с приобретением оборудования, необходимого для выполнения мероприятий инициативы.
Данная статья – это затраты на приобретение оборудования, машин, механизмов, приборов, применяемых в работе (в том числе мебель, снаряжение, офисная оргтехника, видео- и аудио- аппаратура и др.).
Пример заполнения:
| Статья расходов | Товар/услуга | Название | Обоснование | Цена | Кол-во | Сумма |
| Расходы на покупку оборудования | Товар | Закупка ноутбука | Для подготовки и реализации мероприятий орг. комитета, 1 шт | 32 000 | 32 000 |
ВНИМАНИЕ! Рекомендуем рассмотреть возможность аренды, а не покупки дорогостоящего оборудования.
Расходы на арендную плату за пользование оборудованием, используемым в целях и в период выполнения мероприятий инициативы.
Данная статья расходов включает в себя расходы на аренду оборудования, материалов, специальных средств, которые требуются для реализации инициативы.
Пример заполнения:
| Статья расходов | Товар/услуга | Название | Обоснование | Цена | Кол-во | Сумма |
| Расходы по предоставлению оборудования (аренда) | Услуга | Аренда 1 шт. проектора | Для образовательных мероприятий в течение 3-х дней | 2 500 | 7 500 |
Расходы по оплате услуг специалистов, привлеченных на основании договоров об оказании услуг, задействованных в реализации инициативы.
ВАЖНО! Время оказания услуг специалистов указывается в часах, а в столбце «Статья расходов» прописывается краткое содержание оказываемой услуги, чтобы эксперт при оценке понимал: какие услуги в рамках реализации инициативы будут оказаны привлеченными специалистами.
Пример заполнения:
| Статья расходов | Товар/услуга | Название | Обоснование | Цена | Кол-во | Сумма |
| Закупка материалов и оплата услуг, необходимых для реализации инициативы | Услуга | Услуга фото-сопровождения мероприятия | Для улучшения качества контента, 3 дня по 4 часа | 1 000 (за час) | 12 000 |
Подача заявки
Для участия в конкурсе участникам необходимо:
● пройти регистрацию в АИС «Молодежь России» (myrosmol.gov.ru);
● заполнить все обязательные поля инициативы в разделе «Мои проекты» в АИС «Молодежь России»;
● подать заявку на участие в Конкурсе в разделе «Мероприятия» и прикрепить к заявке заполненный проект из раздела «Мои проекты».