Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.
Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.
Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.
Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.
Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.
Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.
Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.
Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.
Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.
Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.
Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.
Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.
WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.
Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.
Использование Outlook в Интернете
Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.
Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.
Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.
Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.
Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.
Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.
Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.
Папка «Входящие»
Автоматическая проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.
Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.
Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.
Цифровая защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.
Доступ к вложениям. Позволяет открывать и просматривать вложения для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.
Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.
Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.
Срок действия сообщения и отложенная доставка. Указывает в сообщении определенный момент его удаления после истечения срока действия. Сообщение отправляется немедленно, но доставляется адресатам позже, в указанное время.
Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные сообщения у получателей и при необходимости заменяет их новыми.
Отслеживание сообщения. Позволяет отследить время приема или открытия сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.
Отметка сообщения. Определяет действия, которые необходимо выполнить в связи с данным сообщением.
Удаленная почта. Позволяет работать с сообщениями электронной почты в удаленном режиме и подключаться к оперативной службе для загрузки только определенных сообщений, нужных в данный момент. При этом экономится время и место на диске.
Примечания к ответу. Помечает вашим именем изменения, внесенные в текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.
Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.
Календарь
События на целый день и на несколько дней. Позволяет планировать такие события, как дни рождения и семинары, а также помечать соответствующее время в расписании как свободное или занятое.
Просмотр по дням, неделям или месяцам, сокращение выходных дней. Позволяет просматривать в календаре только интересующее вас время.
Календарик. Позволяет быстро выбрать в календаре один или несколько дней, в том числе вразброс, и перенести мероприятие на другой день. Даты, выделенные полужирным шрифтом, обозначают дни назначенных встреч.
Первая неделя года. Позволяет контролировать нумерацию недель. В качестве первой недели можно задать неделю, на которую приходится 1 января, или первую полную неделю года, или неделю, содержащую четыре дня нового года.
Время занятости и отсутствия на службе. Позволяет объявлять ваше свободное время, время занятости или условной занятости, время отсутствия на работе. Эти сведения используются другими людьми, планирующими встречи с вами.
Предупреждение о совпадении времени собраний или встреч. Выдает уведомление, если новые собрания или встречи накладываются на ранее запланированные или примыкают к ним.
Планировщик собраний. Помогает найти время для проведения собрания, анализируя интервалы занятости всех приглашенных участников.
Обработка приглашений на собрания. Поддерживает актуальность расписания. Outlook, автоматически показывает в календаре поступающие приглашения на собрания.
Повторяющиеся собрания. Позволяет однократно запланировать собрание, которое будет повторяться с регулярными интервалами.
Смена часового пояса. Переключает время на другой часовой пояс в ходе путешествия, продолжая показывать прежнее время.
Печать в три колонки. Печатает ежедневный и еженедельный календарь и список задач, формируя план работы на бумаге.
Праздники. Позволяет включать в календарь национальные и международные праздники.
Заключение
Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.
– Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.
– Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.
– Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.
– Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.
– Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).
Литература
1. Ваграменко Я.А., Компьютерные сети: отечественные и зарубежные. – М., 2001.
2. Климеко С.В., Уразметов В. Internet. Среда обитания информационного общества. – Протвино, 2007.
3. Крол Эд. Всё об INTERNET. Руководство и каталог. – Киев, 2000.
4. Петраков А.В. Введение в электронную почту. – М., 2003.
5. Якубайтис Ч.Л. Информационные сети и системы. Справочная книга. – М.: 2006