МИНИ-ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ

EXCEL

Лекция №1

Интерфейс Microsoft Excel 2010

Лекция знакомит с интерфейсом MS Excel 2010. Представлены основные элементы интерфейса. Особое внимание обращено на ленту. Показаны возможность скрытия и отображения ленты, особенности отображения ленты при различных размерах окна Microsoft Excel 2010, основные возможности настройки ленты. Перечислены вкладки окна Microsoft Excel 2010, приведены ситуации отображения контекстных вкладок, обращено внимание на возможность отображения дополнительных вкладок. Описаны способы работы с элементами управления: кнопками, списками и др. Показаны возможности настройки панели быстрого доступа. Представлен новый элемент окна – мини-панель инструментов.

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Интерфейс Excel 2010 упрощает работу с приложениями Microsoft Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.

В MS Office 2010 дизайн пользовательского интерфейса переработан для того, чтобы упростить процедуры поиска и использование всего диапазона возможностей, предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предотвращено загромождение рабочей области – чтобы меньше отвлекаться на поиск и больше времени тратить на работу.

ЛЕНТА

Главный элемент пользовательского интерфейса MS Excel 2010 – лента, которая расположена вдоль верхней части окна каждого приложения (рис.1.1).

 

Рис.1.1. Лента

 

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя.

Удалить ленту нельзя. Но для того, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть). Для этого необходимо нажать кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий вкладок (рис.1.2). Лента будет скрыта, но названия вкладок останутся (рис.1.3).

 

Рис.1.2. Сворачивание ленты

 

Рис.1.3. Окно со свернутой лентой

 

Ленту можно свернуть и иначе:

1. Щелкнуть ПКМ в любом месте ленты (см. рис.1.2).

2. В контекстном меню выбрать команду Свернуть ленту.

Для использования ленты в свернутом состоянии следует щелкнуть по названию нужной вкладки, а затем выбрать параметр или команду, которую следует использовать. После выбора команды лента снова свернется.

Для того, чтобы быстро свернуть ленту, следует дважды щелкнуть ЛКМ по имени активной вкладки. Для восстановления ленты следует дважды щелкнуть ЛКМ вкладку. Так же для сворачивания или восстановления ленты, используется комбинация клавиш «Ctrl+F1».

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки (рис.1.4-1.5).

 

Рис.1.4. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024 точки

 

Рис.1.5. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек

 

Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть ЛКМ по значку или стрелке кнопки названия группы, например, по значку Стили (рис.1.6), и будут отображены все элементы группы.

 

Рис.1.6. Отображение скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек

 

При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться. То же происходит и при существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна (рис.1.8). При увеличении размера окна, лента автоматически появится снова. Ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их, создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках, добавлять и удалять отдельные элементы и др. Для этого необходимо:

Рис.1.7. Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна

1. Щелкнуть ПКМ в любом месте ленты (см. рис.1.2).

2. В контекстном меню выбрать команду Настройка ленты.

 

Рис.1.8. Скрытие ленты и вкладок при уменьшении высоты окна

 

Настройка ленты производится в категории Настройка ленты окна Параметры Excel (рис.1.9). Для восстановления стандартных настроек ленты следует нажать кнопку Сброс и выбрать необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений ленты.

 

Рис.1.9. Настройка ленты

 

ВКЛАДКИ

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид. Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть ЛКМ по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее. Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик. Для этого необходимо:

1. Щелкнуть ПКМ в любом месте ленты (см. рис.1.2).

2. В контекстном меню выбрать команду Настройка ленты.

3. В категории Настройка ленты окна Параметры Excel установить флажок этой вкладки.

На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML.

При установке на компьютер некоторых программ (например, FineReader) в Excel автоматически добавляются надстройки. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010 появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки.

Эта вкладка содержит элементы надстроек, а также элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel. Каждая панель инструментов занимает отдельную строку ленты вкладки. Но некоторые элементы, имевшиеся на панелях инструментов, в Excel 2010 могут отсутствовать.

Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Удаление фона (рис.1.10).

Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим либо при выделении объекта или установке на него курсора.

Рис.1.10. Отображение вкладок в режиме Удаление фона

Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис.1.11).

 

Рис.1.11. Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор

 

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат (рис.1.12).

 

Рис.1.12. Контекстные вкладки для работы с таблицами

При снятии выделения или перемещении курсора контекстная вкладка автоматически скрывается.

 

ЭЛЕМЕНТЫУПРАВЛЕНИЯ

Элементы управления на лентах вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная находятся группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы. Кнопки используются для выполнения какого-либо действия.

Например, кнопка Полужирный(рис.1.13)группы Шрифтвкладки Главнаяустанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть ЛКМ по ней. В некоторых случаях нажатие кнопки вызывает диалоговое окно.

Рис.1.13. Использование обычной кнопки

Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр.

Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, если щелкнуть по стрелке кнопки Границагруппы Шрифтвкладки Главная, то можно выбрать способ, вид и расположение границы (рис.1.14). Чтобы еще раз назначить такую же границу, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке. В списке можно выбрать для применения какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть по нему ЛКМ. Например, в списке Макеты диаграммвкладки Конструкторможно выбрать макет диаграммы (рис.1.15). Для просмотра списка в пределах ленты можно пользоваться кнопками Впереди Назад. Но обычно список разворачивают, для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры(см. рис.1.15). При использовании раскрывающегося списка следует щелкнуть ЛКМ по стрелке списка и выбрать требуемый параметр ЛКМ. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифтагруппы Шрифтвкладки Главнаяможно выбрать размер шрифта (рис.1.16).	Рис.1.14. Использование раскрывающейся кнопки Рис.1.15. Использование списка
В большинстве случаев можно не открывая списка щелкнуть ЛКМ в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter. Счетчики используются для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопками счетчика Больше (Вверх)и Меньше (Вниз). Например, в счетчике Масштабгруппы Вписатьвкладки Разметка страницыможно установить величину масштаба печати документа (рис.1.17).	Рис.1.16
Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter. Нажатие некоторых кнопок не приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие.	Рис.1.17. Использование счетчиков

Например, щелкнув по кнопке Ориентация в группе Выравнивание вкладки Главная, в появившемся меню можно выбрать направление текста в ячейке (рис.1.18).

В некоторых случаях выбор команды меню кнопки вызывает диалоговое окно. Флажки используются для применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показатьвкладки Вид(рис.1.19) определяют отображение сетки листа, строки формул и заголовков строк и столбцов.	Рис.1.18. Использование кнопки с меню
Для установки или снятия флажка достаточно щелкнуть ЛКМ по нему. Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей.	Рис.1.19. Использование флажков
Например, значок группы Шрифтвкладки Главнаяоткрывает диалоговое окно Формат ячейки(рис.1.20). А значок группы Буфер обменаотображает область задач Буфер обмена. Не каждая группа имеет значок. Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку о назначении этого элемента. Для этого достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши.	Рис.1.20. Использование значка группы

Примеры всплывающих подсказок приведены на рис.1.21 – рис.1.23.

 

Рис.1.21. Всплывающая подсказка для элемента управления

Рис.1.22. Всплывающая подсказка для элемента управления

Рис.1.23. Всплывающая подсказка для элемента управления

 

В некоторых случаях в подсказке отображается текст. Для получения дополнительных сведений используется клавиша «F1». При ее нажатии появится окно справочной системы со справкой, относящейся непосредственно к выбранному элементу.

 

ВКЛАДКА (МЕНЮ) «ФАЙЛ»

Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. Вкладка Файл представляет собой меню (рис.1.24).

Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

Команда Сведения открывает раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа с предыдущими версиями Excel, работы с версиями документа, а также просмотра и изменения свойства документа.

 

Рис.1.24. Вкладка (меню) Файл раздел Сведения

 

Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения (рис.1.25).

 

Рис.1.25. Вкладка (меню) Файл раздел Последние

 

Команда Создать открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов (рис.1.26).

 

Рис.1.26. Вкладка (меню) Файл раздел Создать

 

Команда Печать открывает раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также предварительного просмотра документа (рис.1.27).

Команда Сохранить и отправить (Доступ) открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла документа (рис.1.28).

Команда Справка открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений, настройки параметров Excel (рис.1.29).

 

Рис.1.27. Вкладка (меню) Файл раздел Печать

Рис.1.28. Вкладка (меню) Файл раздел Доступ

 

Рис.1.29. Вкладка (меню) Файл раздел Справка

 

Команда Параметры отображает диалоговое окно Параметры Excel для настройки параметров Excel

Кнопка Выход завершает работу с приложением.

 

ПАНЕЛЬ БЫСТРОГО ДОСТУПА

Панель быстрого доступапо умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям и опциям.

По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие. Для этого необходимо:

1. Нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа.

2. В меню выбрать наименование необходимого элемента (рис.1.30). Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.

3. Для добавления элемента, отсутствующего в списке, следует выбрать команду Другие команды. 4. В разделе Панель быстрого доступаокна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из: выбрать вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделить элемент в списке и нажать кнопку Добавить(рис.1.31). Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу ПКМ и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.

Рис.1.30. Настройка панели быстрого доступа

 

Рис.1.31. Настройка панели быстрого доступа

 

Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему ПКМ и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.

Для восстановления стандартного состава панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры Excel следует нажать кнопку Сброс и выбрать команду Сброс только панели быстрого доступа.

МИНИ-ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ

Мини-панели инструментов содержат основные часто используемые элементы для оформления текста документа, рисунков, диаграмм и других объектов. В отличие от других приложений Office 2010 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2010 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа.

Для отображения панели следует щелкнуть ПКМ по выделенной области (рис.1.32). Мини-панели для оформления рисунков и других объектов отображаются при щелчке по объекту ПКМ. Например, мини-панель инструментов для оформления рисунка содержит счетчики для изменения размера, кнопку для поворота рисунка и обрезки изображения, кнопки для управления расположением рисунка по слоям (рис.1.33). Состав элементов мини-панелей инструментов постоянный и неизменный.

Рис.1.32. Отображение мини-панели инструментов

 

1.8. СТРОКА ФОРМУЛ В Excel 2010 удобнее, чем в предыдущих версиях организована работа со строкой формул. Строка формул находится под лентой. Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого следует щелкнуть по кнопке Развернуть строку формул, которая расположена в правой части строки формул или нажать «Ctrl+Shift+U» (рис.1.34). Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки (рис.1.35).

Рис.1.33. Мини-панель инструментов для оформления рисунка

 

Рис.1.34. Увеличение высоты строки формул

 

Рис.1.35. Просмотр содержимого ячейки в строке формул

 

Для того, чтобы привести строку формул в исходное состояние следует еще раз щелкнуть по кнопке Развернуть строку формул которая преобразована в кнопку Свернуть строку формул.