4.1 Пояснительная записка выполняется отдельным альбомом на одной стороне формата А4 (297х210 мм), которые сшиваются и помещаются в твердую обложку (папку) стандартного образца.
4.2 На все листы текстового документа наносится внутренняя рамка с размерами: слева – 20 мм для брошюровки, сверху, справа и снизу – 5 мм.
Расстояние от края листа до текста пояснительной записки: слева – 25 мм, сверху 15 мм, справа – 8 мм, снизу – (55 мм если основная надпись заполнена по форме 2 и 30 мм если основная надпись заполнена по форме 2а).
Расстояние от внутренней рамки до границ текста: слева – 5 мм, справа – не менее 3 мм, сверху и снизу – не менее 10 мм.
Пример оформления листа пояснительной записки (см. Приложение Д).
4.3 На листе «СОДЕРЖАНИЯ» пояснительной записки проставляется основная надпись по форме 2 по ГОСТ 2.104.
Образец основной надписи формы 2 представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 – Основная надпись по форме 2
Порядок заполнения основной надписи по форме 2 без наклона:
- графа 1- название дипломного проекта и ниже наименование документа;
- графа 2 - обозначение документа, которое состоит из букв и цифр. В обозначение документа входят:
- графа 3 – наименование учебного заведения, шифр и номер группы;
- графа 4 – литера, которая присваивается данному документу;
- графа 5 – порядковый номер листа (в документах состоящих из одного листа не заполняется);
- графа 6 – общее число листов документа (указывают только на первом листе);
- графа 7 – характер работы, выполняемой лицом, подписавшим документ;
- графа 8 – фамилии лиц, подписавших документ;
- графа 9 - подписи лиц, фамилии которых указаны в графе 8;
- графа 10 – дата сдачи и приема или защиты проекта;
- графы 11 – 15 – в учебных документах не заполняются.
Графы: 4, 5, 6, 7, 11, 12, 13, 14, 15 - заполняются шрифтом №9; графа 2 – шрифтом №14; графа 1 – от 14 до 9; графа 3 – шрифтом №10.
Образец оформления основной надписи формы 2 представлен на рисунке 2.
Рисунок 2 - Образец заполнения основной надписи по форме 2
Второй и последующие листы выполняются с основной надписью по форме 2а. образец основной надписи по форме 2а представлен на рисунке 3.
Рисунок 3 – Основная надпись по форме 2а
Пример заполнения основной надписи по форме 2а представлен на рисунке 4. Допускаются незначительные отклонения в создании основной надписи по форме 2а.
- графа 2 - обозначение документа;
- графа 5 - порядковый номер листа (заполняется шрифт №9);
- графы 11 – 15 – в учебных документах не заполняются.
Рисунок 4 - Образец заполнения основной надписью по форме 2а
4.4 Листы пояснительной записки должны быть пронумерованы. Страницы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту. Первым листом считается титульный лист. Номер страницы на титульном листе не проставляют.
Содержание включается в общее количество листов данного документа. Слово «СОДЕРЖАНИЕ» записывают в виде заголовка (симметрично тексту). Расстояние от заголовка СОДЕРЖАНИЯ до самого содержания 2 пустые строки.
Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию страниц как приложения. Иллюстрации и таблицы формата А3 учитывают как одну страницу.
4.5 Внутренняя рамка и основная надпись на страницах пояснительной записки оформляется в виде колонтитулов.
4.6 Текст пояснительной записки выполняется с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ.
Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков должна составлять 14 пт (для таблиц – 10, 12, 14 пт), расстояние между строками 1,5 интервала, с выравниванием по ширине (в таблице - 1 интервал). Номинальный размер пробела между словами во время работы равен одному символу.
Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman.
Абзацные отступы должны быть равными 1,25 см от начала текста. Опечатки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается подчищать или закрашивать белой краской и нанесением на том же месте исправлений.
4.7 Текст документа при необходимости разделяют на разделы, подразделы и пункты. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всей работы, обозначенные арабскими цифрами без точки. Разделы «СОДЕРЖАНИЕ», «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК», «ПРИЛОЖЕНИЯ», идут без порядкового номера с выравниванием по середине и пишутся прописными буквами.
4.8 Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
4.9 Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. В конце номера пункта точка не ставится, например:
Например:
1 Типы и основные размеры
Нумерация пунктов первого раздела документа
2 Технические требования
Нумерация пунктов второго раздела документа
Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:
Методы испытаний
3.1 Аппараты, материалы и реактивы
Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа
3.2 Подготовка к испытанию
Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа
4.10 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.
Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву русского или латинского алфавитов, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.
Пример.
а) ______________
б) ______________
1) ______________
2) ______________
в) ______________
4.11 Каждый новый раздел начинается с новой страницы. Заголовок раздела (подраздела) оформляется размером шрифта основного текста.
Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа. Пункты, как правило, заголовков не имеют.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Расстояние между заголовком и текстом – 2 интервала (2 пустые строки), между заголовком раздела и подраздела - 1 интервал, между пунктом и подпунктом – 1 интервал.
4.12 Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д.
При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например "применяют", "указывают" и т.п.
В тексте пояснительной записки все слова должны быть записаны полностью, за исключением: т.е. (то есть), и др. (и другие), и пр. (и прочие), и т.п. (и тому подобное), и т.д. (и так далее).
4.13 В тексте документа не допускается:
- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу, а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
- сокращать обозначения физических величин, если они используются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках таблиц, формулах;
- использовать в тексте математический знак минус (-) перед отрицательными величинами, за исключением формул, таблиц и рисунков (слово «минус» следует писать прописью);
- применять знак «ø» для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр» прописью);
- употребление знаков <, >, =, №, %, § без числовых значений.
- использование ГОСТ, ОСТ и т.д. без регистрационного номера (можно ссылаться, например, на ГОСТ 2.105-95).
4.14 В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти - словами.
Примеры.
1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.
2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.
4.15 Единицы физической величины одного и того же параметра в пределах записки должны быть постоянными. Если в тексте приводится ряд числовых значений, то его указывают только после последнего значения. Например: 10, 20, 30 кГц.
Число знаков после запятой при написании десятичных дробей в таких перечислениях должно быть одинаковым. Например: 1,50; 2,00; 3,75.
4.16 Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.
Примеры.
1 От 1 до 5 мм.
2 От 10 до 100 кг.
3 От плюс 10 до минус 40 °С.
4 От плюс 10 до плюс 40 °С.
Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах, выполненных машинописным способом.