Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫС ДОКУМЕНТАМИ
Тема: Организация документооборота
Записать в шаблон конспекта «Организация работы с документами », используя любые доступные источники (Интернет, информационный текст, учебные пособия) следующую информацию:
Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Объем документооборота – это общее количество документов, поступивших в организацию за определенный период (годовой объем документооборота; полугодовой, квартальный; за месяц, за неделю, за день)
Виды документопотоков:
1.входящих документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
2.исходящих документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
3.внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).
Этапы документооборота
| Этап | Выполняемая работа |
| Прием и обработка входящих документов | Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Вскрытие конвертов: не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общественными организациями. Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента. Уничтожение конвертов: от поступившей корреспонденции конверты уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты от писем граждан. |
| Предварительное рассмотрение документов | На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно «Перечня нерегистрируемых документов» (у каждой организации свой перечень). |
| Рассмотрение документов руководством | После сортировки и проставления отметки о поступлении, документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них. Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. |
| Регистрация документов | Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или служба ДОУ проводят ее регистрацию. Регистрация документа включает: - проставление даты; - проставление регистрационного индекса; - запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Главное назначение регистрации документов: - придание им юридической силы; - подтверждение факта их создания; - подтверждение факта их поступления. Цель регистрации документов: - обеспечить их учет; - контроль; - быстрый поиск. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. |
Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе с целью их учета и дальнейшего поиска.
Главное назначение регистрации документов:
- придание им юридической силы;
- подтверждение факта их создания;
- подтверждение факта их поступления.
Цель регистрации документов:
- обеспечить их учет;
- контроль;
- быстрый поиск.
Раздел 2. Организация работы с документами
Тест к теме: Организация документооборота
(прием, обработка, рассмотрение документов)
Подберите виды выполняемых работ на этапе:
Этап 1. Первичная обработка документов: Б, Г, И, К.
Этап 2. Предварительное рассмотрение: Д, Е, Ж.
Этап 3. Рассмотрение документов руководством: А, В, З.
А – Определение исполнителя
Б – Проверка правильности доставки
В – Определение срока исполнения
Г – Проставление даты поступления
Д – Отбор документов для передачи в структурные подразделения и руководству
Е – Передача документов по наиболее важным вопросам руководителю
Ж – Вскрытие конвертов, кроме тех, которые адресованы лично или общественным организациям
З – Вынесение резолюции
И – Деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые
К – Уничтожение или сохранение конвертов, в которых находились обращения граждан, претензии, иски или тех, где указанный в документе срок исполнения истек