Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: даты, числа, формулы, функции и др. Главное достоинство электронной таблицы - возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями изменении значения любого компонента таблицы.
Для вызова Excel необходимо активизировать меню ПУСК, выбрать пункт Программы и щелкнуть мышью по строке MS Excel.
Общий вид окна программы Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows.
Строка заголов ка содержит имя рабочей книги, кнопку вызова системного меню и три кнопки управления окном.
Строка меню окна Excel отличается от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица.
На панели инструментов окна Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных: денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа.
Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится раскрывающийся список - поле имени, в котором высвечивается адрес или имя выделенной (активной) ячейки или блока ячеек таблицы.
Между полем имени и строковым полем для ввода и редактирования во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода.
На пересечении столбца с номерами строк и строки с обозначениями столбцов находится «пустая» кнопка для выделения всей таблицы.
Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками рабочих листов.
Excel, как и Word, является многооконной программой, т. е. позволяет одновременно открывать несколько документов.
В Строке состояния высвечиваются режимы работы табличного процессора, выводится дополнительная информация и находится Поле для Автовычислений.
Основные понятия MS Excel
Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, 2 и т. д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.
Рабочая книга Excel - совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.
Документом, т. е. объектом обработки Excel, является файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файлеможет размещаться 1 книга, а в книге - от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.
Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем - полужирным начертанием.
Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С,..., Z. После столбца Z следуют столбцы АА, АВ, АС, ВА ВВ... IV.
Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.
Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк. На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка (клетка).
Ячейка - область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.
Формат и размеры ячеек - ширину столбцов и высоту строк – можно изменять с помощью команд меню (иногда кнопок на панели инструментов), а также вручную - с помощью мыши или клавиш.
Текущая (активная) ячейка - ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью. В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.
Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку - при ссылке на нее, например Al.
Каждая команда электронной таблицы требует указания адреса ячейки или блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.
Блок (диапазон) ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).
Блок используемых ячеек может быть указан или выделен двумя путями:
• непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон;
• выделением блока с помощью мыши или клавиш управления курсором
Отменить выделение ячейки или блока можно щелчком мыши по любой другой ячейке.