Успех любой экспозиции в наибольшей степени зависит от мастерства персонала и без истинно слаженной работы персонала мероприятие может быть обреченным на провал. Привлекают клиентов не только интересные стенды, неожиданная реклама и солидные проспекты. Они важны, но только люди способны продать товар или услугу. Компании, планирующие свое участие в выставках, зачастую уделяют очень много внимания процессу планирования, но совершенно забывают организовать надлежащее обучение и инструктирование своих специалистов, которые будут работать на стенде. Когда об этом забывают, поражение неизбежно.
Именно сотрудники стенда отвечают за установление или потерю контактов с посетителям и, среди которых могут быть как определенные, так и вероятные покупатели. Вне зависимости от того, кто работает на стенде -постоянные сотрудники фирмы или люди со стороны, которых наняли специально, - они должны знать, что делают, каким образом это следует делать и зачем.
В работе стендиста можно выделить следующие наиболее важные аспекты:
· прямая торговля;
· учет серьезных деловых запросов от посетителей;
· планирование деловых встреч с клиентами фирмы и посетителями, которых можно не встретить при других обстоятельствах после окончания выставки.
Исследование показало, что 32% посетителей уходят разочарованными с выставки по вине персонала стендов: посетителя внимательно не выслушали, некому было заняться с ним, сотрудник стенда не сумел завязать доверительного разговора, с ним не установили контакта после выставки.
Если фирма принимала участие в выставках ранее, то правильно определить количество сотрудников, работающих на стенде, поможет тип продукции, которая предлагается к продаже, а также тип покупателя, на которого фирма ориентируется.
Особое внимание уделяется правильному подбору персонала. Критерии для подбора штатных сотрудников, как правило, из числа специалистов фирмы: физическая выносливость; знание продукции; знание круга заказчиков фирмы и потребителей продукции; знание иностранных языков (для международных выставок обязательно); технические знания и навыки, необходимые для демонстрации экспонатов в действии; терпимость и доброжелательность в обращении с людьми; умение вести переговоры. Требования к временно нанимаемому персоналу зависят от обязанностей, которые будут им выполняться. Например, для гидов-переводчиков: знание иностранных языков, общетехнические знания, знания в данной отрасли и специальной терминологии, умение устанавливать контакты с людьми.
Стенд никогда не должен оставаться без присмотра. На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Большая команда, работа которой не планируется и не организуется заранее, вряд ли принесет пользу фирме. Умело организованный график работы на стенде всегда обеспечит постоянный минимум персонала, равно как и предусмотрит запасные варианты в случае болезни кого-либо из сотрудников. Дежурство на стенде следует организовать по сменам, не более чем три часа каждая, после чего должен быть, как минимум, получасовой перерыв. Если окажется, что фирма наняла лишних людей, это легко заметить. Сотрудники не помещаются на стенде, постоянно болтают между собой или читают газеты, чтобы скоротать время.
До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как: тематика выставки; цели участия в выставке; список экспонатов, представляемых на выставке; основные новинки; задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);план стенда; закрепление мест на стенде за каждым стендистом; определение демонстраторов в случае показа действующих образцов; распорядок работы; в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде; форма регистрации посетителей; регистрация изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки в специальном журнале; основные категории предполагаемых посетителей; модели поведения с каждой категорией посетителей.
Перед началом выставки каждый стендист должен получить нужные для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, их размещают в одной или двух папках. Одна может содержать сведения. необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес и расчетный счет фирмы; телефоны руководителей; бланки договоров; бланки заказов; прайс-листы; руководство для участника выставки, выдаваемое организаторами выставки для облегчения решения всех организационных вопросов, и т.п.). В руководстве для участника организаторы выставки размещают следующую информацию: правила / расписание работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, телефон всех служб выставки, информацию по регистрации, транспортировке, доставке и рекламе. В другой палке могут быть собраны рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше. Это зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста[2,с. 53].