Тема 5. Регламентация в бюрократических и адаптивных организациях.
Характеристики бюрократических и адаптивных организационных структур.
Бюрократическая или механистическая организация- это организация, характеризующаяся использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, высокой степенью разделения труда, жесткой иерархией власти, подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам.
В бюрократических компаниях существуют жесткие регламенты, каждый сотрудник имеет четкие инструкции, что и когда он должен выполнять и от этих правил он не имееет права отклоняться.
Адаптивная или органическая организация – это организация, характеризующаяся слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии.
Регламенты разрабатываются и в адаптивных оргструктурах, но они более свободные, в них заложена возможность принятия самостоятельных решений сотрудником в зависимости от складывающейся ситуации.
Основными отличительными характеристиками бюрократических и адаптивных структур являются:
1. В бюрократических организациях работа выполняется жестко по правилам и по процедурам, в адаптивной- процедур и правил мало.
2. 2. В бюрократических организациях отношения между сотрудниками являются формальными и носят официальный характер. В адаптивных организациях отношения неформальные и имеют личностный характер.
3. В бюрократических организациях ответственность жестко зафиксирована, подразделения и сотрудники обладают четкими правами и ответственностью. В адаптивных структурах применяется метод амбициозной ответственности, когда при возникновении новой задачи находятся добровольцы, самостоятельно берущие ответственность за ее решение.
4. В бюрократических организациях специализация является узкой, в адаптивных- широкой.
5. В бюрократических организациях имеется четкая ясность в уровнях иерархии организационной структуры, линия подчинения понятна всем. В адаптивной организации уровни управления размыты, в ней присутствует много связей функционального подчинения, как по процессам, так и по проектам. Такая структура представляет собой сложную матрицу, в которой сотрудники могут подчиняться друг другу по разным процессам и проектам.
6. В бюрократической организации существует объективная система вознаграждения, прописанная в регламентах с указанием критериев, по которым сотрудник получает вознаграждение. В адаптивной организации система вознаграждения субъективная и величина вознаграждения при решении задач определяется лидером путем проведения переговоров с каждым членом команды.
7. В бюрократической организации существуют объективные критерии отбора кадров. В адаптивной организации критерии отбора субъективны и активно применяется принцип «нравится- не нравится». При этом в выборе активное участие принимает лидер.
Каждый вид оргструктуры имеет свои преимущества и недостатки.
Бюрократическая структура обладает следующими преимуществами:
- в компании работы типизированы, универсальны, предсказуемы, что позволяет поддерживать высокую производительность;
- в организации принимаются объективные решения, на основе объективных факторов, что снижает риски принятия неправильных решений, приводящих к потерям;
- в бюрократической организации продвижение сотрудников по служебной лестнице происходит на основании их компетентности. Это позволяет обеспечить приток в компанию новых высококлассных специалистов за счет предоставления сотрудникам уверенности и гарантий в том, что их знания и компетентность будут оценены по достоинству;
- в бюрократической организации заложена концепция социального равенства, дополнительно мотивирующая сотрудников.
Недостатками бюрократической организации являются:
- приверженность правилам и процедурам делает организацию негибкой, менее клиенториентированной и менее способной быстро реагировать на возникающие во внешней среде возможности и угрозы;
- в организации возникают проблемы, связанные с взаимодействием, обменом информацией и координацией деятельности различных подразделений в условиях изменчивости и неопределенности;
- в бюрократической организации отсутствует достаточная мотивация сотрудников, связанная с невозможностью проявлять инициативу.
Преимущества адаптивных организаций:
- адаптивная организация эффективно взаимодействует с новым окружением, оперативно подстраиваясь под изменения внешней среды;
- адаптивная организация также быстро подстраивается и под изменения во внутренней среде. Если появилась внутренняя проблема, она быстро решается.
Недостатки:
- как только компания стала слабо формализованной, люди получают много свободы, сразу повышается вероятность совершения ошибок и даже раскола организации на части. Как правило, инициаторами раскола становятся наиболее инициативные сотрудники. Поэтому, адаптивная форма организации для своего нормального существования и функционирования требует развитой организационной культуры;
- в адаптивной организации в условиях слабой формализации труднее разработать эффективные системы мотивации.
Основными условиями выбора бюрократической или адаптивной формы организации являются следующие:
1. Если внешняя среда, которая окружает вашу компанию, несложная и стабильная, то выгоднее использовать бюрократию.
2. Если цели и задачи организации определены четко, предпочтительна бюрократия. Если они размыты- целесообразна адаптивная форма.
3. Если задачи организации можно легко разложить на работы и распределить ответственность за их реализацию, и при этом задачи имеют четкие границы и для каждой из них можно прописать конкретный измеряемый результат, выгодна бюрократия. В противном случае необходима адаптивная структура.
4. Если задачи простые и ясные, то подходит бюрократия.
5. Если работы измеряемые, и имеются простые критерии оценки эффективности их выполнения, то также подходит бюрократия.
6. Если у сотрудников компании доминируют потребности нижнего уровня- обеспечения выживания и безопасности, целесообразна бюрократия, в противном случае- адаптивная структура.
7. Если при своем построении организация приняла решение использовать стиль управления, основанный на признании легитимной власти- нужна бюрократия. Если стиль управления строится на лидерстве, на захвате власти наиболее сильными и активными- нужна адаптивная форма.
В Таблице 5.1. приведены основные области применения бюрократической и адаптивной структур.
Таблица 5.1. Области применения бюрократической и адаптивной структуры.
| Элемент | Бюрократическая организация | Адаптивная организация |
| Окружение | Несложное, стабильное | Сложное, нестабильное |
| Определенность целей и задач | Цели и задачи известны | Неопределенность целей и задач |
| Структура задач | Задачи имеют четкие границы и поддаются декомпозиции | Задачи не имеют четких границ и не поддаются декомпозиции |
| Сложность задач | Задачи простые и ясные | Задачи сложные |
| Измеряемость работы | Работа измеряема | Работу измерить сложно |
| Мотивация | Мотивирование потребностей нижнего уровня | Мотивирование потребностей верхнего уровня |
| Власть | Признается данная власть | Авторитет власти завоевывается |
5.2. Регламентация в бюрократических и адаптивных организациях.
Рассмотрим особенности структурных и процессных регламентов в условиях бюрократической и адаптивной структур управления.
К структурным регламентам относятся такие документы как:
- Положение об организационной структуре;
- Положение о подразделениях;
- Должностные инструкции.
На Рис. 5.1 представлены особенности построения структурных регламентов в условиях различных структур.
Регламентация в бюрократических и адаптивных организациях.
Структурные регламенты
Рис. 5.1. Регламентация в бюрократических и адаптивных организациях. Структурные регламенты.
При разработке структурных регламентов в бюрократических организациях используется детализированный подход, в рамках которого детально прописываются все функции, работы и операции, которые структурное подразделение или сотрудник должны выполнять. В регламентах прописывается время начала и конца операций, их длительность и другие нормативы, характеризующие работу, по которым в дальнейшем будут оценивать работу исполнителя.
Исполнение регламентов в бюрократической организации является обязательным. За их невыполнение применяют методы отрицательной мотивации- штрафы, выговоры, увольнения.
В адаптивной организации, структурные регламенты содержат описание деятельности более высокого уровня: цели, задачи, результаты. Каким образом сотрудник выполнит цели и задачи не является приоритетным вопросом. Считается, что под конкретную ситуацию сотрудник сам принимает решение как лучше решить проблему и сам разрабатывает технологию решения задач.
Регламентирующие документы в адаптивной организации носят более рекомендательный и обучающий характер с описанием типовых ситуаций.
На практике при построении организации как правило, используются обе формы. На нижних уровнях- бюрократическая, на верхних- адаптивная. Соответственно разрабатываются и регламенты- для рабочих они детальные и содержат описания простых операций, для управленцев они глобальные и содержат описания целей, задач и результатов.
Второй тип регламентов- процессные регламенты. Процессные регламенты в отличии от структурных описывают последовательность выполнения операций бизнес- процесса, содержат информацию об ответственных, описание информационных и материальных потоков, могут содержать и другие характеристики работ- время начала и окончания, длительность, критерии эффективности и результативности.
В бюрократических организациях существует один вид процессного регламента, в котором прописано все и навсегда. В адаптивных организациях регламенты делятся на несколько типов. Первый тип- универсальные регламенты, описывающие общие элементы процесса при всех его исполнениях, и второй тип- это дополнительные регламентирующие документы, которые заполняются под конкретное исполнение процесса, и в котором прописываются дополнительные условия под конкретный процесс. Такой тип регламентации называется «Лоскутной регламентацией». На рис. 5.2 и рис. 5.3 представлены примеры лоскутной регламентации для строительной компании.
Лоскутная регламентация в адаптивных организациях. Пример
Рис. 5.2. Лоскутная регламентация в адаптивных организациях. Пример.
В примере деятельность организации состоит из нескольких одновременно реализуемых проектов, представляющих собой взаимосвязанную цепочку функций, которые выполняет каждый из департаментов. Ни один из департаментов деньги зарабатывать не может. Деньги зарабатываются только на проектах. Все проекты отличаются друг от друга составом работ, перечень которых определяется запросом клиента. При таком уровне адаптивности нельзя прописать заранее весь процесс, но конкретные функциональные блоки прописать и регламентировать можно.
Лоскутная регламентация в адаптивных организациях. Пример
Рис. 5.3. Лоскутная регламентация в адаптивных организациях. Пример.
Высокая степень адаптивности в рассматриваемом примере, потребовала применения лоскутной регламентации при разработке постоянной или универсальной части процессных регламентов. В компании были разработаны регламенты по выполнению устоявшихся видов деятельности:
- Положение о выполнении проекта;
- Положение о выполнении строительных работ;
- Положение о продаже, закупке и доставке оборудования;
- Положение о проведении сервисных работ;
- Положение о проведении финансовых расчетов.