Microsoft Excel — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS.
Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
Excel – это широко распространенная компьютерная программа. Нужна она для проведения расчетов, составления таблиц и диаграмм, вычисления простых и сложных функций.
На большинстве компьютеров есть набор (пакет) программ Microsoft Office. Эти программы принято называть «офисными», так как они незаменимы при работе в офисе. Самые популярные офисные программы – Microsoft Word и Microsoft Excel.
Зачем нужен Эксель
Excel – это программа, которая нужна, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом. Ведь в ней можно составлять таблицы (отчеты), производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Причем, все это можно сделать без особого труда и невероятных познаний.
Можно сказать, что Excel – это большой и мощный калькулятор с множеством функций и возможностей. Но это вовсе не означает, что Вам нужно уметь пользоваться всем тем, что «умеет» эта программа. Большинству людей достаточно базовых знаний, получить которые Вы сможете из следующих уроков.
Что из себя представляет программа Excel
Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).
Многие думают, что Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.
Да, действительно, Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.
Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Excel, конечно, сложнее. Как открыть программу Excel: нажмите на кнопку «Пуск» в левом нижнем углу экрана.
Интерфейс программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):
· строка меню;
· панели инструментов;
· строка формул;
· окно книги;
· строка состояния.
Основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, другими словами электронной таблицы.
Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки.
В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна.
Ячейки Excel являются основными строительными единицами рабочего листа. Каждая ячейка имеет свои строго определенные координаты, или адрес ячейки, где можно хранить и отображать информацию. Ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1.
Зачастую границы данных таблицы выходят за пределы экрана монитора. В этом случае для просмотра содержимого листа надо использовать полосы прокрутки, расположенные вдоль правой и нижней сторон окна книги.
В верхней части рабочей области Excel расположена строка меню. Ниже находятся панели инструментов с кнопками, выполняющими наиболее часто используемые функции. Работа с этой частью рабочей области Excel аналогична работе в Word.
Ниже панели инструментов расположена строка формул.
Содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процессе ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки:
· кнопка отмены (красный крестик);
· кнопка ввода (зеленая галочка);
· кнопка изменения формулы (знак функции).
Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.
В самом низу окна рабочей области находится строка состояния, показывающая режим работы программы.
На этом первое знакомство с Excel закончим и перейдем к более детальному изучению возможностей программы.
Блок - это диапазон ячеек Excel, окруженный со всех сторон пустыми ячейками или заголовками столбцов и строк.
Активная область - это прямоугольник, который заключает в себя все столбцы и строки листа, содержащие непустые ячейки.
Ввод данных
Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы: + - Е е ()., $ % /
Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой "Сервис"-"Параметры" можно на вкладке "Правка" установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку.
Рассмотрим особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы.
Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак "-" (минус).
Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.
Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) - для Excel означает -40.
При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.
Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).
Для ввода процентного формата используется знак процента (%).
Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата - 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль - 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32.
Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке.
Порядок ввода формулы
Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.
Выделим произвольную ячейку, например А1. В строке формул введем =2+3 и нажмем Enter. В ячейке появится результат (5). А в строке формул останется сама формула.
Дабы не ошибиться при вводе адресов ячеек, можно использовать при вводе ссылок мышь. В нашем случае надо проделать следующее:
Выделить ячейку А3 и ввести в строке формул знак равенства.
Щелкнуть на ячейке А1 и ввести знак плюс.
Щелкнуть на ячейке А2 и нажать Enter.
Результат будет аналогичным.
Относительные, абсолютные и смешанные ссылки
Относительная ссылка указывает на ячейку, согласно ее положения относительно ячейки, содержащей формулу. Обозначение относительной ячейки - А1.
Абсолютная ссылка указывает на ячейку, местоположение которой неизменно. Обозначение абсолютной ячейки - $A$1.
Смешанная ссылка содержит комбинацию относительной и абсолютной ссылок - $A1, A$1.
Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4. Введите в ячейку А1 любое число. В ячейку А2 введите формулу =А1. Затем нажимайте клавишу F4. После каждого нажатия клавиши тип ссылки будет меняться.