Приложение – это самостоятельный документ, который рассылается вместе с основным документом. Это могут быть различные инструкции или положения, вводимые в действие приказом; документы, отправляемые в какие-либо инстанции и сопровождаемые служебным письмом, и т.д.
Если документ имеет приложения, они перечисляются после текста документа после слова Приложение, которое печатается от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, с двоеточием после него.
Если приложение названо в тексте документа, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложение не названо в тексте документа, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют без проставления знака «№»,
например:
Приложение: 1. Штатное расписание факультета информационной безопасности на 4 л. в 3 экз.
2. Учебные планы специальностей ФИБ на 12 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Если приложением является документ, также имеющий приложение, это оформляется следующим образом:
Приложение: приказ Минобразования России от 23.04.2009 № 1800 и приложение к нему, всего на 18 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: приказ Минобразования России от 23.04.2009 № 1800 в первый адрес.
На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу, отступив 40 печатных знаков от левого поля, печатается слово Приложение (если приложение имеет номер, он указывается после слова Приложение с проставлением знака № или без него), а на следующей строке указывается название распорядительного документа, его дата и номер,
например:
Приложение
к приказу ректора ТРТУ от 26.11.2009 № 285
или
Приложение 2
к приказу Минобразования России от 23.04.2009 № 1800
Слово Приложение печатается строчными буквами, кроме первой прописной, и знаки препинания после него не ставятся.
Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора Института от 15.06.2009 №319 |
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые реквизиты: наименование, заголовок к тексту, подпись исполнителя и руководителя.
22 – Подпись как реквизит документа содержит следующие элементы, расположенные на одной строке:
- наименование должности лица, подписавшего документ; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается;
- личную подпись должностного лица;
- расшифровку подписи, включающую инициалы и фамилию:
| Декан ФИБ | (личная подпись) | Г.Е. Веселов |
В документах, оформленных не на бланке предприятия, необходимо указывать полное наименование должности, включающее наименование должности руководителя и наименование предприятия или структурного подразделения в родительном падеже,
например:
| Декан факультета информционной безопасности ТРТУ | (личная подпись) | Г.Е. Веселов |
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, и документ подписывает уполномоченное на это другое должностное лицо, то указывается фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о., зам. Не допускается ставить предлог "за" или проставлять косую черту перед наименованием должности.
Право подписания документов должностным лицам организации может быть предоставлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии,
например:
| Председатель комиссии | (личная подпись) | В.М. Дущенко |
| Члены комиссии | (личная подпись) | Е.А. Бабиченко |
| (личная подпись) | О.В. Коваль |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне,
например:
| Декан факультета информационной безопасности ТРТУ (личная подпись) Г.Е. Веселов | Декан Радиотехнического факультета ТРТУ (личная подпись) С.Г. Грищенко |
На одном уровне располагают подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах (контрактах), имеющих несколько подписей.
На практике оформление документов за несколькими подписями (в частности, договоров купли-продажи, о поставке продукции, передачи имущества и др.) сопровождается рядом дополнительных сведений,
например:
| Продавец Фирма «Энергия» ул. Б. Садовая, 10 г. Ростов-на-Дону, 347007 р/с 40702810600000000015 АКБ «Сигма» Директор фирмы «Энергия» (личная подпись) Б.О. Федотов 10.02.2009 М.П. | Покупатель Торговый Дом «Модус» ул. Советская, 40 г. Ростов-на-Дону, 344020 р/с 40702810100000000654 АКБ «Бетта» Директор ТД «Модус» (личная подпись) Р.П. Павленко 08.02.2009 М.П. |
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3-мя межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля документа через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому полю документа, расшифровка подписи выравнивается по правому полю. При наличии нескольких подписей на документе по правому полю выравнивается самая длинная из них.
Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки,
например:
| Исполнительный директор ЗАО «Партнер» | (личная подпись) | Н.А. Федоров |
В ряде случаев возможно использование факсимиле при подписании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подобные документы, за безусловным исключением документов финансового характера. При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.
23 – Гриф согласования документа оформляется при внешнем согласовании документа, т.е. при согласовании документа со сторонними организациями, интересы которых затрагивает документ. Простановка грифов согласования означает, что соответствующая организация ознакомлена с содержанием документа и не имеет возражений.
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже отметки о наличии приложений, подписи и печати и оформляется следующим образом:
- при согласовании с должностным лицом:
СОГЛАСОВАНО
Заведующий Управлением образования
Администрации г. Таганрога
(личная подпись) А.П. Григорян
05.10.2009
- при согласовании другим документом (письмом, протоколом и др.):
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минобразования России
от 12.05.2009 № 06-15/1945-Р
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия от левого поля документа.
Если документ имеет два грифа согласования, их размещают на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций; при этом на документе делается отметка «Лист согласования прилагается». При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится.
24 – Визы согласования документа оформляются при внутреннем согласовании, т.е. при согласовании документа с должностными лицами в рамках одной организации.
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.
Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания,
н апример:
Зав.кафедрой БИТ
(личная подпись) О.Б.Макаревич
25.01.2010
При наличии замечаний к документу они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу, а визу согласования оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Зав.кафедрой БИТ
(личная подпись) О.Б.Макаревич
25.01.2010
В случае несогласия должностного лица с документом в целом, выше визы делается отметка: «С проектом не согласен, замечания прилагаются».
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации (справки, служебные письма), визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Оформление виз на заявлениях сотрудников производится по аналогичным правилам: подпись должностного лица (допускается не указывать наименование должности), расшифровка подписи, дата. Визы располагаются в нижней части лицевой стороны документа.
Оттиск печати
Большинство служебных документов не требуют особого удостоверения печатью. Однако ряд документов для придания им юридической силы заверяется печатью обязательно.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на ряде документов, предусмотренных специальными нормативными актами. В частности, это касается финансовых документов – в этом случае печать удостоверяет правомочия должностных лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать - круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением Герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050.
В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций.
Простые печати бывают различной геометрической формы - круглые, прямоугольные, треугольные и овальные. На них обычно воспроизводятся названия структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей - от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и др.
Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации.
Виды и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, положениях о службах документального обеспечения управления, инструкциях.
Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождение; словосочетание - «индивидуальный предприниматель»; регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.
Оттиск печати проставляется на копиях документов, выполненных на гербовых бланках, тиражированных средствами оперативной полиграфии и предназначенных для рассылки. Кроме того, печать ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати.
26 – Отметка о заверении копии проставляется руководителем организации или уполномоченными им на то должностными лицами при заверении соответствия копии документа его оригиналу (подлиннику) и включает следующие элементы:
- заверительную надпись «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения,
например:
| Верно Начальник управления кадров 07.06.2009 | (личная подпись) | О.В. Коваль |
Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т. п., а также для зверения копий персональных документов сотрудников (дипломов, свидетельств о рождении и т.д.)
Если копия документа выдается сотруднику на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 – Отметка об исполнителе проставляется от левого поля в нижней части лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя без дополнительных пометок «исп.» или «тел.». Допускается использование шрифта № 10-11,
например:
С.Н. Иванов
36-12-36
Такая отметка целесообразна для больших организаций в целях освобождения руководителей от решения непринципиальных вопросов: при возникновении вопросов по документу следует обращаться непосредственно к исполнителю, который как никто другой разбирается в сути поблемы и сможет дать необходимые разъяснения.
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа в нижней его части, ниже отметки об исполнителе, и включает следующие данные:
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо краткие сведения об исполнении;
- слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;
- дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ от ….. №…..», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки» и т.д.,
например: В дело № 13. По сообщению отдела кадров университета, вопрос решен положительно.
(личная подпись) расшифровка подписи Дата
29 – Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер по книге регистрации входящей корреспонденции и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Отметка о поступлении должна также содержать сокращенное наименование организации, получившей документ.
30 – Идентификатор электронной копии документа - это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Фактически это отметка для автоматического поиска документа, которая делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.