Если полностью заполнить данными таблицу Книги в продаже, введя параметры всех книг, имеющихся в продаже, то можно узнать, например, средний объем книг или среднюю цену. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное и минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.
Предположим, что книготорговое предприятие реализует литературу трех категорий: экономическую, юридическую и техническую. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять среднюю цену литературы в каждой из категорий и динамично ее отслеживать при изменении ассортимента и поставщиков.
1. В окне Книготорговля: база данных откройте панель Таблицы. Выберите таблицу Книги в продаже.
2. Щелчком на значке 
Конструктор откройте таблицу в режиме проектирования – нам это необходимо для создания дополнительного поля Категория, в котором будут храниться данные о том, к какой категории относится то или иное издание.
3. В начало структуры вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Наименование) и нажмите клавишу INSERT.
4. Введите имя нового поля – Категория и определите его тип – Текстовый.
5. Закройте окно Конструктора, При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.
6. Откройте таблицу Книги в продаже и наполните её содержанием, введя для каждой категории необходимые модельные данные. Цены на издания для каждой категории проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не заполнять – в формировании итогового запроса они участвовать не будут.
7. Закройте таблицу Книги в продаже.
8. Откройте панель Запросы щелчком на одноименной кнопке окна Книготорговля: база данных.
9. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Книги в продаже, на основе которой разрабатывается итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.
10. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Книги в продаже: Категории, Наименование, Цена.
11. Для поля Цена включите сортировку по возрастанию.
12. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид ® Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на её базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.
13. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае Категория), оставьте в строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.
14. Для поля Цена выберите итоговую функцию Avq для определения средней стоимости изданий в категории.
15. Для поля Наименование выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество книг, относящихся к каждой из категорий.
16. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Средняя цена книги. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.
17. Закройте все объекты базы данных. Сохраните изменения.