Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.
Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух.
Поступлени6е материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел маркетинга, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.
Для документального оформления операций используются следующие унифицированные формы: Доверенность (форма № М-2 и № М-2а) Применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Таким лицом может быть только работник, состоящий с организацией в трудовых отношениях.
Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков, обычно, доставляет экспедитор. Принимая грузы от транспортных организаций, экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.
В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза, другие - качество. При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (Ф.№"М-4).
В случае доставки материалов автотранспортом со слада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (Ф.№5 и М-6) в трех экземплярах:
а) покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера;
б) поставщику для списания ценностей;
в) для предъявления в банк на оплату.
При получении материалов, доставляемых экспедитором, материально ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества, ассортимента поступивших материалов документам поставщика.
Акт о приемке материалов (Ф. №-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию организации как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о предоставлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.
Кроме перечисленных документов, составляются требования - накладные на отпуск материалов (Ф. №М-11) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехам на склад неиспользованных с экономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Материально ответственные лица, сдающие материалы выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху - для списания материалов, другой складу - для их оприходования.
Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды, на хозяйственные нужды, реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности организаций материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, накладные, требования.
Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом маркетинга на одну или несколько позиций (видов материалов), от-носящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет плановопроизводственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в цехах на начало месяца.
Выписываются карты в двух экземплярах: один - цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается, в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. При использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов ф. № М-10.
Накладные (Ф. №М-11) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйством своей организации, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров.
План-карта используется в случае, если в организации организована централизованная доставка материалов со складов в производственные подразделения. Снабженческими или плановыми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимиты и календарные сроки доставки материалов. На основе этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится передача материалов по назначению;
Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется она в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателями. Один экземпляр документа предназначен для списания ценностей подразделением-поставщиком, второй - для оприходования ценностей подразделением-получателем.
Требование-накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх установленных норм и лимита, по замене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносится отличительная полоса. На основании требования-накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предоставлено такое право.
В требовании-накладной указываются причины сверхлимитного отпуска материалов (например, исправление брака, покрытие перерасхода материалов), ставится штамп (надпись) «Сверх лимита». При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной следует прилагать акты (извещения) о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по которым изготовлена забракованная продукция;
Карточка учета материалов (форма № М-17) заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.
По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем календарном году, а также закрываться и открываться в середине года.
Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки;
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств. Совершенствование содержания первичных учетных документов способствует рационализации документооборота. Так, если в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-накладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со склада подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценностей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование-накладная и лимитно-заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценностей.
Переходя к рассмотрению порядка организации учета материалов по местам хранения и в бухгалтерии, необходимо отметить, что одного законодательного акта ПБУ-5/98 для этих целей недостаточно.
Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.
Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (тип. ф. № М-17). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов.
Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих.
По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов ф.№ М-14.
Храниться она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1-2-го числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанности материально ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и обобщение об отклонениях отделу маркетинга.