Содержание
Содержание мероприятия – это то, что будет происходить. Каждое мероприятие связано с конкретной задачей, на решение которой оно направлено.
У вас есть задача – социальная адаптация людей с особенностями развития. Для решения этой задачи нужно провести серию занятий по социальной адаптации. Значит, вашими мероприятиями будут, например, «Занятия с психологом», «Занятия в керамической мастерской», «Профориентационная поездка на предприятие» и т.д.
Помните, что в проекте по определению не может быть мероприятий, не направленных на решение его задач, – такие мероприятия не имеют смысла!
Срок исполнения
Очевидно, что каждое мероприятие или серия мероприятий имеют сроки начала и окончания. Вам нужно оценить свои ресурсы и понять, в какие сроки вы сможете провести свои мероприятия.
Сроки должны быть реалистичными, т.е. они должны учитывать не только ваши возможности, но и риски. Так, если проведение мероприятия хотя бы частично зависит от ваших партнеров, то при планировании обязательно нужно делать поправки на риск, в том числе на риск срыва договорных сроков.
Вернемся к нашему примеру. Допустим, у вас есть преподаватели и методические материалы, есть понимание того, сколько должно быть занятий по социальной адаптации, и вы хотите провести их с 1 июля по 31 августа. Однако у вас нет своего помещения – его вам предоставляет партнер. В таком случае вы рискуете остаться без площадки для своих мероприятий, и этот риск вы обязательно должны отразить в календарном плане: заложите время на то, чтобы найти другое место. Теперь с учетом риска срок мероприятия будет с 15 июня по 15 сентября.
Еще один способ планирования сроков мероприятий – составить три плана на три варианта развития событий: оптимистичный (если все будет лучше, чем вы предполагали), реалистичный (если все пойдет, как задумано), пессимистичный (если все будет плохо). Этот способ хорош тем, что позволяет предусмотреть как приятные, так и неприятные сюрпризы и подготовиться к ним.
Место проведения
Место проведения (если это применимо, исходя из типа мероприятия) также важный параметр в планировании. Следует заранее определить, в каком регионе или в каком городе (или районе города) вы будете проводить то или иное мероприятие. От этого зависят многие его содержательные аспекты: логистика, бюджет, возможность привлечь участников, риски.
Ожидаемый результат
Вы помните по предыдущим урокам, что любое мероприятие социального проекта должно иметь конкретный, измеримый и достижимый результат. Из результатов мероприятий – количественных и качественных – складывается результат всего проекта, поэтому очень важно на этапе планирования правильно сформулировать ожидаемые результаты мероприятий.
Что значит «правильно»? Во-первых, в ожидаемых результатах мероприятий должны фигурировать представители выбранной вами целевой группы или групп. Во-вторых, общая сумма результатов мероприятий должна соответствовать ожидаемым результатам всего проекта.
Например, количественным результатом мероприятия «Занятия по социальной адаптации» будет количество посетивших их людей с особенностями развития. Качественным результатом будут полученные ими знания и, как следствие, изменения в поведении. Сформулируем мы это так: «Проведение занятий по социальной адаптации для людей с особенностями развития с 15 июня по 15 сентября, в которых примут участие не менее 20 человек. Участники получат знания, которые позволят им лучше адаптироваться к жизни в обществе».
Охват людей, то есть количество человек, принявших участие в мероприятии, – часто встречающийся результат мероприятия в социальном проекте. Очень важно при планировании этого результата использовать статистические данные, которые вы получили при анализе целевой группы. Добавить: Тогда он будет не «взят с потолка», а обоснован. Если вернуться к нашему примеру, то вы должны точно знать, сколько человек с особенностями развития проживают на территории реализации вашего проекта, и, исходя из этого, планировать, какой процент из них примет участие в ваших мероприятиях. Тогда ваши ожидания будут максимально приближены к действительности.
Что ещё важно помнить про мероприятия? Они должны быть подкреплены финансовыми и человеческими ресурсами: реалистичным бюджетом и компетентной командой.
Скорее всего, у вас уже возник вопрос: «Насколько подробно нужно расписывать календарный план?» Это зависит от масштаба проекта и сложности заявленных задач, но, конечно, для себя вы должны продумать каждый шаг, будь то проведение организационной встречи, покупка оборудования и т.д. Однако при формировании «внешних» документов, например, при заполнении заявки на президентский грант, вы можете опустить такие мероприятия и сосредоточиться на тех, которые дают измеримый результат.
Диаграмма Гантта
https://youtu.be/rvVvk6f1WOc
Итак, мы с вами тщательно продумали все мероприятия, сформулировали результаты и спланировали сроки. Теперь мы можем их просто перечислить, сгруппировав либо по срокам исполнения, либо по соответствующим задачам – это и будет обычный календарный план. Если же мы хотим сделать наглядный календарный план, то нам понадобится диаграмма Гантта.
Диаграмма Гантта – это график, в котором вертикальная ось – это перечень мероприятий, а горизонтальная – время. Каждая полоса на диаграмме – отдельное мероприятие в составе проекта. Ее концы – моменты начала и завершения работы, протяженность – длительность работы.
Такой простой и наглядный график позволяет вам увидеть весь проект «в разрезе», отслеживать сроки и тщательно планировать ресурсы. Сделать его можно в программе Excel.
Ключевые контрольные точки
https://youtu.be/gEBrqhIEOAU
Почему мы так подробно остановились на результатах и сроках мероприятий? Потому что они будут ключевыми контрольными точками реализации вашего проекта – маяками, на которые вы будете ориентироваться в работе.
Ключевые контрольные точки = результаты и сроки мероприятий.
Например, у вас в проекте запланировано 50 встреч с ветеранами войн. Вам нужно сгруппировать их по срокам или месту проведения и указать одно мероприятие в календарном плане: «Проведение серии встреч с ветеранами войн в северо-западном федеральном округе, срок с 1 апреля по 9 мая, участники встреч – не менее 5000 ветеранов войн из 7 регионов Российской Федерации». Контрольная точка здесь будет такая: до 9 мая 2018 года проведены встречи с 5000 ветеранами войн.
Ключевые контрольные точки не нужно вносить в календарный план, но их обязательно надо иметь в виду при его составлении и прописать отдельно! Тогда вы увидите, какие количественные и качественные результаты необходимо получить в рамках каждого этапа проекта, когда именно они будут получены, а также сможете:
- оценить соотношение результатов всех мероприятий и общего результата проекта;
- оценить, насколько общий результат проекта адекватен усилиям, приложенным для его достижения;
- контролировать и оптимизировать сроки проведения мероприятий: например, в случаях, когда от сроков проведения одного мероприятия зависит начало следующего;
- контролировать эффективность проведения мероприятий и в случае необходимости вносить изменения в календарный план;
- выстроить действенную систему управления командой проекта: ключевые контрольные точки – это готовые критерии оценки эффективности работы команды.
Мероприятие «Проведение десяти встреч с ветеранами войн в северо-западном федеральном округе» имеет ожидаемый количественный результат «500 ветеранов-участников встреч». Представьте, что вы провели 7 из 10 таких встреч, но на них пришло только 200 человек. Благодаря составленным заранее ключевым контрольным точкам вы вовремя увидели, что что-то идет не так, и смогли, исходя из новых условий, спланировать свою дальнейшую деятельность по проекту: провести дополнительную инфокампанию и увеличить количество мероприятий.
Особенности заполнения календарного плана:
- Календарный план проекта отвечает на вопросы: «Как именно будут достигнуты цели, решены задачи?», «Какие шаги приведут к запланированным результатам?» Проще говоря, «Что именно будут делать?» На заседаниях объединенного экспертного совета, совещаниях по грантовым направлениям и на других подобных комиссиях такой вопрос все время возникает, и рассматривают календарные планы.
- Осуществляйте планирование в строгом соответствии с масштабом проекта (крупные проекты с большим бюджетом требуют большей детализации, а также подтверждения охвата заявленной территории).
- Не перегружайте календарный план мероприятиями «внутреннего», «организационного» характера – сосредоточьтесь на тех, которые имеют измеримые результаты.
- Группируйте мероприятия, если их большое количество.
- Будьте аккуратны при оформлении количественных результатов мероприятий – они должны быть реалистичны и проверяемы (с точки зрения экспертов), а, кроме того, вы будете обязаны их достичь и наглядно продемонстрировать результат.
- Помните, что в случае победы на конкурсе из ожидаемых итогов мероприятий на этапе заключения договора будут составлены ключевые контрольные точки, по которым Фонд будет оценивать ход реализации вашего проекта.
- Достижение ключевых контрольных точек – основной показатель успешности и эффективности проекта, на который ориентируется Фонд президентских грантов при оценке аналитических отчётов грантополучателей.
Участникам конкурса грантов важно заранее сформулировать ключевые контрольные точки. Это существенно упростит процесс подготовки договора, самый трудоемкий этап в котором – превращение мероприятий и их количественных результатов в ключевые контрольные точки проекта.
Планирование деятельности
https://youtu.be/v4OU48p2VEg
Особенности планирования
https://youtu.be/3lY7EqcS7W8
Обратное планирование
https://youtu.be/VNrLItvWWrY