| Критерии сравнения | Бумажный документ | Электронный документ |
| /. Время транспортировки документа | Зависит от используемых способов доставки: почта, доставка самолетом, пневмопочта и т. п. | Время передачи по электронным каналам связи исчисляется секундами и минутами |
| 2.Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и содержанию) | Достаточно трудоемка и зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов | Занимает минимальное количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признаками__ |
| 3. Требования к оформлению документов | Определены стандартами и унифицированными формами | Требования не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП. Но требования к оформлению реквизитов должны быть более жесткими, так как для передачи по каналам связи и обмена информацией между разными системами необходимо обеспечить совместимость программно-технических средств, иначе передача информации может не состояться или она будет недоступной для восприятия человеком |
| 4. Придание документу юридической силы | Решены практически все вопросы придания юридической силы | ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе |
| 5. Удобство восприятия информации | Максимально оптимален для восприятия | По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги |
| 6. Возможность работать с несколькими документами одновременно | Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ | Возможна «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в каждый момент обозрима лишь часть информации |
| 7. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент | На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п. | Требуемый фрагмент можно выделить (например, цветным шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется |
| 8. Возможность сделать копию документа | Трудоемкость процесса зависит от используемых технических средств: средства репрографии и полиграфии, микрофильмирования, сканирования | Трудоемкость и затраты времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте или размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников |
| 9. Утомляемость при работе с документами (без учета характера содержания информации) | Возможна работа в течение нескольких часов без перерыва | Большая утомляемость при работе с компьютером из-за нагрузки на зрение |
| 10. Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации | Специальных условий не требуется, лишь приемлемое освещение | Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату -телекоммуникационные каналы |
| 11. Информационная безопасность и защита информации | Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами | Используются средства регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров |
| 12. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком | Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и т. п.)". При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования | Важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Также есть возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема - обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации |
| 13. Сфера применения документов | Применяются повсеместно | Используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы |