При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15.
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:
при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;
в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»;
из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;
При внесении дела в сводную опись в соответствии с требованиями пункта 204 настоящей Инструкции на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).
Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.
В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.
Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.
ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.
Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).
Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (далее – описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее – сводные описи дел).
В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16.
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций).
195. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенныхпунктом 186настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив организации.
196. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
порядок нумерации дел в описи – валовый;
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);
переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;
Например: