Организация: IKEA (г.Уфа)
Подготовку к пресс-конференции следует начинать за несколько недель до даты ее проведения, таким образом мы имеем – Основные этапы организации пресс-конференции:
1. Цель: привлечь внимание к вопросам экологии и рассказать о новой коллекции экологичной мебели
Задачи:
- обозначить актуальность проблему экологии на сегодняшний день;
- презентовать новую коллекцию экологичной мебели.
2. Спикеры:
o директор Икеа Уфа – приветствие гостей, обращение в начале пресс-конференции;
o руководство подразделений компании с темами – товары для экологичного образа жизни, рассказ о приложении «Ikea better living», проект «вторая жизнь мебели», презентация новой коллекции экологичной мебели;
o предприниматели Уфы, главной составляющей бизнеса которых является осознанное потребление – рассказ о своих проектах;
o экоблогер Ольга Машкина – об экологичных решениях для дома.
3. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конференции. Факторы, которые важны:
o место проведения мероприятия – зал для пресс-конференций в офисе ИКЕА;
o продолжительность пресс-конференции – 6 часов;
o спикеры, время и темы их выступлений;
o наличие информационных материалов и сувенирной продукции – буклет с программой мероприятия, фирменные шопперы с наполнением товарами икеи;
o привлечение дополнительных вспомогательных лиц – фотограф, оператор;
o оформление зала – соответствие теме экологии, «зеленая» фотозона;
o оформление фуршетного стола для кофе-брейка.
o обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;
o ведущий пресс-конференции – Лилия Курамшина.
- Список СМИ – журналисты РБК Уфа, Собака.ру, БСТ, UТV.
5. Бюджет мероприятия - 150 000 руб.
6. Пишется текст приглашения, который должен содержать:
o информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;
o логотип компании;
o дату, время и место проведения пресс-конференции;
o темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;
o краткое описание освещаемой темы;
o краткую информацию о компании (бэкграундер);
o для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.
7. Пишется пресс-релиз.
8. До пресс-конференции PR-менеджер проводит со спикерами консультационную работу, которая включает:
o информирование о возможных реакциях и откликах прессы на предлагаемую тему мероприятия;
o определение сильных и слабых сторон проводимого мероприятия, внесение предложений по устранению слабых моментов и, совместно с руководством, доработка темы и сценария пресс-конференции;
o информирование об отношении СМИ и настрое журналистов;
o напоминание всем спикерам о нормах и правилах взаимоотношения со СМИ;
o обсуждение списка сложных вопросов и совместная выработка ответов.
9. Важно:
o именные бейджи для журналистов с названием изданий;
o бейджи для спикеров;
o списки для регистрации;
o таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;
o настольные таблички с именами спикеров;
o табличку «Регистрация» на стол регистрации;
o элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.
10. Необходимо проверить степень готовности залов для пресс-конференции и фуршета, наличие стола для регистрации, а также украсить помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Заранее, до мероприятия, необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.
11. На регистрации должно присутствовать не менее двух менеджеров.
12. Во время регистрации следует зафиксировать в списках посещаемость журналистов, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им пресс-папки и дополнительную информацию.
13. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.
14. По окончании официальной части во время фуршета PR-менеджеры должны активно общаться с журналистами для выявления информационных пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини-интервью со спикерами компании. Также следует узнать об их впечатлениях, предложить журналистам выслать дополнительную информацию и фотографии. В это же время организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам.
15. В тот же день после проведения пресс-конференции необходимо распространить пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии.
16. В течение 2-3 дней готовятся фотографии по мероприятию, которые могут предоставляться журналистам по их запросу.
17. В течение 3-5 дней необходимо провести телефонные беседы с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления дополнительной информации для развития темы. (Рекомендации в отношении очередности телефонных звонков смотри в методике по рассылке пресс-релиза.) По результатам этой работы составляется план выхода публикаций.
18. Публикации собираются по мере их выхода, подшиваются, а копии рассылаются по компании.