1. Штамп судна или пароходства/фирмы или наименование и адрес отправителя письма - в верхнем левом углу листа.
2. Порт или город и дата отправления - на 2-3 строки ниже штампа, в правой половине листа.
3. Наименование или имя и адрес получателя письма - на 3-4 строки ниже даты, в левой стороне листа.
4. Указание на лицо, которое должно прочесть данное письмо, - на 2-3 строки ниже адреса.
5. Вступительное обращение - в левой стороне листа, на 3-4 строки ниже адреса или указания на лицо.
6. Указание на общее содержание письма - оно не обязательно, но облегчает работу с письмом.
7. Основной текст письма - каждый абзац следует начинать с красной строки, т. е. отступив от края строки на 5 знаков.
8. Заключительное приветствие - в правом нижнем углу.
9. Подпись отправителя письма - ниже заключительного приветствия.
10. Указание на приложение к письму и копии, отправленные в другие адреса, - в нижнем левом углу.
В практической официальной переписке рекомендуется придерживаться стандартного расположения частей письма относительно друг друга.
Письмо пишется только на лицевой стороне листа. Если письмо не помещается на лицевой стороне, оно пишется на двух или нескольких листах и лишь на одной стороне каждого листа.
В нижнем правом углу каждой страницы текста, кроме последней, рекомендуется писать слово Continued или сокращенно Contd - продолжено, а в правом верхнем углу, в 1 см от верхнего края каждого дополнительного слова Continuation Sheet No... - лист для продолжения письма N... Однако зачастую на дополнительных листах проставляются только номера страниц: на первой дополнительный номер 2, на второй - номер 3 и т. д.
В центре листа в 1 см от верхнего края пишется: Page 2 - страница 2 (3 и т. д.).
1.2. СХЕМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Black Sea Supping Co
M/v ".... "
London, 17 (th) November, 1990
Borninflot Ltd
6, Cork Street
London WIX 1 РВ
Attn (For the attention of) Mr........
- не обязательно
Dear Sirs,
(Gentlemen)
Re Claim for the shortage m/v "A"
(Subject Claime for shortage m/v "A"
- не обязательно
This is to inform you that,....
(Текст 1-го абзаца)
In connection with this....
(Текст 2-го и поеледующих абзацев)
Yours faithfully
(Yours truly)
Victor Ivanov
............................ (signature)
Master of the m/v "A"
2 Encls.
с с - Могftot London
Black Sea Shipping Co, Odessa
ОСОБЕННОСТИ ЧАСТЕЙ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
1. Штамп судна или компании обычно напечатан типографским способом. Он может содержать наименование судна, пароходства, компании и ев адрес, род деятельности, телеграфный адрес, телекс, телефоны.
2. Дата может обозначаться различными способами.
Наиболее распространенный способ обозначения даты в заголовке письма:
November 17, 1993, или November 17th, 1993, или Nov. 17. 1993.
Число отделяется от года запятой, точка после обозначения года не обязательна. Такая дата читается: November the seventeenth nineteen eighty-nine. Этот способ обозначения даты распространен в США, Канаде, Японии.
Другой способ обозначения даты в заголовке:
17th November, 1993
17 November, 1993
17 Nov., 1993.
Месяц отделяется от года запятой. Если месяц пишется сокращенно, то после него ставится точка, а затем запятая. Такая дата читается: The seventeenth of November, nineteen eighty-nine.
Этот способ предпочитается в Англии и других Европейских странах.
В этих способах даты являются порядковыми числительными с соответствующими окончаниями:
1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 21st, 22nd, 23rd, 24th. Вместо названия месяца могут быть слова: instant (inst.) текущего месяца, ultimo (ult.) прошлого месяца, proximo (prox.) следующего месяца.
В настоящее время в документах часто применяется цифровое обозначение даты: 17/11/93 (день, месяц, две последние цифры года). Однако в США, Канаде, Японии и некоторых других странах цифровые даты обозначаются в другом порядке: вначале пишется месяц, затем день и год: 11/17/93 или год, месяц и день: 93/11/17.
Даты со временем пишут так:
11/17/93 0645 HRS или 93/11/17 0645 HRS (17-го ноября 1993 года в 06 часов 45 минут).
С учетом вышеизложенного следует остерегаться путаницы дат.
3. Наименование или имя и адрес получателя письма (адресата). Если в наименовании получателя имеются собственные имена, то перед наименованием такой фирмы ставится слово Messrs. (mesez), являющееся сокращением французского слова Messieurs. После слова Messrs. ставится точка. Например: Messrs. Watson & Co., Ship Agents.
Перед названием организаций и фирм, не содержащих собственных имен, слово Messrs. не пишется, а ставятся предлог "to" и определенный артикль "the". Например: То the Harbour Master.
Когда письмо адресуется отдельному лицу-мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова Mister - господин). В конце слова Mr. обязательно ставится точка. Перед фамилией лица следует указать его имя или инициалы.
При адресовании писем замужним женщинам употребляется слово Mrs. (Misiz) - госпожа, после которого следует имя (или первая буква имени с точкой) и фамилия.
При адресовании писем к незамужней женщине употребляется слово Miss с именем и фамилией.
В английском языке имена или инициалы никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.
Слова Mr., Mrs. никогда полностью не пишутся и без фамилии и имени не употребляются.
В адресе сначала на отдельной строке пишется наименование организации или имя (инициалы) и фамилия адресата, ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы - затем, номер комнаты (room) или номер блока (анфилады) комнат (suite), ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы, затем, на следующей строке, название города, штата (графства, провинции) и номер почтового района.
Если письмо идет за границу, ниже указывается страна. Слова Street, Place, Avenue и т. п. пишутся с прописной буквы.
После наименования организации или фамилии ставится запятая. Запятая также ставится после названия улицы и перед обозначением штата (почтового отделения). Между номером дома и названием улицы (площади, квартала) запятая не обязательна. Например:
William, Dimond & Со Universal Shipping 50, California Street, Agencies, Inc., Suite 660, 2201, Market Street, San Francisco, Room 605, California 94111, Galveston, USA Texas 77550, USA
4. Указание на лицо, которое, по желанию отправителя, должно прочесть данное письмо, или отдел учреждения (фирмы), в который следует направить письмо, должно делаться через 1-2 строки ниже адреса: Attn: Mr., или For the attention of Mr., или Attention of Mr., или Attention: Liner Department, (Claim Division).
После слова Attention ставится двоеточие, если после него нет предлога of.
5. Вступительное обращение Dear Sirs либо при обращении к одному лицу Dear Si r или Si r является официальной формой вежливого обращения. Dear Madam к женщинам и девушкам.
После обращения Dear Sirs, Dear Sir (Dear Madam) всегда ставится запятая. В США принято писать вступительное обращение Gentlemen: и ставить после него двоеточие. (Но не пишется Dear Gentleman).
При обращении к капитану судна принято обращение Dear Si r: после которого ставится двоеточие, или Dear Captain, после которого ставится запятая.
Вступительное обращение не пишется в текстах деклараций, актов, заявлений, сертификатов и т. п.
В неофициальных письмах или письмах, адресуемых хорошо знакомым лицам, вступительное обращение Sir, Madam заменяется фамилией адресата с предшествующим Mr. - для мужчин, Mrs. - для женщин. Miss - для незамужних женщин. Допускается добавление перед фамилией имени или первой буквы имени с точкой.
Уважаемый мистер Уайт - Dear Mr. White. Уважаемая миссис Браун- Dear Mrs. Brown. Уважаемая мисс Джоунз - Dear Miss Jones.
6. Указание на содержание письма помещают между вступительным обращением и текстом письма. Указание на содержание письма выделяют для того, чтобы легче и быстрее при разборке почты адресатом направить письмо в соответствующий отдел. Например:
Кае: Вашей претензии по недостаче на т/х... Re: Your claim for the shortage m/v... Содержание: Претензия по недостаче на т/х... Sub: Claim for shortage m/v... После слов Re: и Sub: всегда ставится двоеточие.
7 Основной текст письма пишется в виде отдельных абзацев, связанных между собой логической последовательностью Каждый абзац начинается с прописной буквы с отступом от края строки 5 знаков, однако иностранцы очень часто начинают абзацы из-под запятой или двоеточия вступительного обращения Dear Sirs, или Gentlemen Второй и все последующие абзацы должны начинаться строго под первым
8 деловых письмах следует писать с большой буквы
а) имена, фамилии, названия фирм или организаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов'
The Black Sea Shipping Co, Odessa, Ukraine,
б) существительные и прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность
Russian, French;
в) названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат'
Universal Shipping Agencies, Inc.,
10202 East Freeway, Suite 210,
Houston, Texas 77029,
USA,
г) все слова, обозначающие занимаемые должности
Master, Captain, Chief Mate, President,
д) названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные:
March, Monday, Tu, Sa;
e) названия грузов, товаров, торговых марок и некоторых грузовых документов
Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan,
ж) сокращения Mr, Mrs, Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Gentlemen
Dear Madam и т п;
з) первое слово в заключительном приветствии.
Yours faithfully, Yours truly.
8. Заключительное приветствие.
Обычное заключительное приветствие делового письма
официальноe
С уважением - Yours faithfully/Faithfully yours.
менее официальноe
Преданный Вам Yours truly/Yours very truly/Truly yours
неофициальноe
Искренне Ваш - Yours sincerely/Yours very sincerely
Американские варианты заключительного приветствия
строго официальноe
С уважением - Respectfully/Yours respectful ly,
Respectful Iy yours/Very respectfully.
официальное
Преданный Вам - Yours truly/Yours very truly, Very truly yours.
менеe официальное
Искренне Ваш - Sincerely/Very Sincerely, Yours Sincerely/Sincerely yours
неофициальное
Искренне Ваш - Cordially/Yours Cordially/ Cordial Iy yours
Весьма искренне Ваш - Most sincerely,
Иногда заключительному приветствию могут предшествовать обороты
Мы остаемся - I am, We are, We remain
Например: Thanking you for assistance, we remain
Yours truly.
Особенно это характерно заключительному предложений, начинающемуся с причастия Например В ожидании Ваших указаний, мы остаемся -Awaiting your instructions, we are
Yours faithfully,
После заключительных приветствий всегда ставится запятая, отделяющая приветствие от подписи
9 Подпись и фамилия с указанием должности лица, подписавшего письмо, помещаются под заключительным приветствием
Иногда вместо фамилии с указанием должности после заключительного приветствия пишется
За и от имени/за и по поручению - For and on behalf of
По доверенности - per pro (p p)
Подписано - signed (sgn)
Например.
Yours faithful ly,
For and on behalf of
Black Sea Shipping Co
sgn
10 Указание на приложения и копии делается ниже подписи, в нижнем левом углу письма пишется слово Enclosure - приложение или Enclosures -приложения, чаще пишется сокращенно - End или Ends Если имеются два приложения и более, то указывается их число
3 Enclosures или 3 End - 3 приложения.
В указании на приложение рекомендуется перечислять прилагаемые материалы, особенно когда это важные или ценные документы В названиях материалов и документов все слова, кроме предлогов, пишутся с прописной буквы, артикли обычно опускаются.
Например
3 Ends
Notice of Readiness
Statement of Facts
Cargo Plan
Если делается указание на копии, отправляемые в другие адреса, оно помещается под указанием на приложение или вместо него. пишется Carbon Copy - сокращенно - С С Например
2 Ends
Notice of Readiness
Statement of Facts
С. С - Black Sea Shipping Co, Odessa -
Morflot, London
1.4. ОФОРМЛЕНИЕ КОНВЕРТА
В верхней части конверта над адресом печатаются слова указывающие способ отправки заказное - Registered, авиа - Air-Mail со срочной доставкой - Express Delivery или курьерской почтой - DHL mail, до востребования - То Be Called For или Poste Restante
Адрес на конверте пишется в следующем порядке
наименование Фирмы или организации либо имя и фамилия адресата
номер комнаты (room) или номер блока (анфилады) комнат (suite),
номер дома и название или номер улицы
город
штат (провинция) и номер почтового района (отделения)
Если письмо идет за границу, ниже указывается страна назначения
Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта
Если отправитель письма желает чтобы оно было прочитано определенным лицом, в левом нижнем углу пишется Attention Mr