Выражения используются при выполнении многих операций Access (например, при определении условий в запросах)^Выражение- комбинация значений и операторов, дающая определенный результат. В кач. значений в выражениях используют литералы, константы, функции и идентификаторы. Литерал - фактическое значение в виде числа, текстовой строки, даты.Константа - не изменяющееся значение.Access определено множество типов функций: статист, мат, даты/время, текст, фин. Идентификатор - ссылка на значение поля, элемента управления или свойства.
Пользователь может созд.выраж. с пом. построителя выражений/путем набора их на клавиатуре. Процесс создания выражения сводится к последовательному выбору в разделе необходимых значений (констант, функций, идентификаторов) и вставке их в поле выражения.
Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле. СВОЙСТВА ПОЛЕЙ. Размер Поля. Определяет макс.длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения: байт. целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт); Применяются и другие значения: одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное. Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати. Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков. Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах. Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы. Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран при вводе недопустимого значения. Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Пустые строки. Определяет,допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк (""). Индексированное поле. Позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице. Сжатие Юникод для данного поля. Указывает, используется ли кодировка Unicode.
47Инструментальные ср-ва для созд БД.
СУБД Access имеет разнообразные инструментальные средства, дающие возможность
непрофессиональным пользователям решать задачи без использования языка запросов или языка программирования VBA. Для констр-ния макета формы, отчета, страницы используется панель элементов, появляющаяся при вызове конструктора. Разделы проекта формы (отчета) наполняются различными графическими объектами элементами управления, используемыми для отображения данных, выполнения действий или в качестве украшений. Элементы управления вводятся в форму (отчет) при помощи графических кнопок панели элементов. Надпись Отображение текста Поле Просмотр, ввод и редактирование данных в базовой таблице, запросе; вывод результатов вычислений Выключатель, переключатель, флажок Отображение значения логического поля в базовой таблице, запросе Группа переключателей Размещение набора выключателей, переключателей, флажков Поле со списком Ввод значения в поле или выбор значения из списка Список Отображение списка значений Кнопка Выполнение определенных действий Рисунок Отображение неизменяемого (при переходе от записи к записи) рисунка Свободная рамка объекта Отображение неизменяемого объекта OLE (например, электронной таблицы MS Excel) Присоединенная рамка объекта Отображение изменяемого объекта OLE (например, набора рисунков) Разрыв страницы Указание начала нового экрана в форме или новой страницы в отчете Набор вкладок Создание вкладок в форме Подчиненная форма (отчет) Вывод в форме (отчете) данных из нескольких таблиц Линия Разделение элементов управления Прямоугольник Группировка элементов управления. Элементы управления делятся на связанные и несвязанные. Связанные элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для просмотра, ввода или редактирования значений из полей БД. Ввод связанного элемента управления в проект формы (отчета) осуществляется путем перетаскивания из окна со списком полей нужного поля в раздел Область данных. В результате появляются два прямоугольника. подпись поля и поле. Маркеры перемещения служат для отдельного перемещения подписи, поля. При установке на них указателя мыши появляется изображение руки с вытянутым указательным пальцем и тогда следует выполнить перемещение.Для одновременного перемещения подписи и поля указатель мыши устанавливается на границу выделенной подписи или выделенного поля и, когда он принимает вид раскрытой ладони, производят перетаскивание. Для удаления подписи осуществляют ее выделение и нажимают клавишу Delete; для удаления поля с подписью выделяют поле и нажимают клавишу Delete. Для несвязанных элементов управления источника данных не существует. Такие элементы управления используются для отображения линий, прямоугольников, рисунков. Ввод в проект формы (отчета) несвязанного элемента управления осуществляется так: на панели элементов производится щелчок по кнопке нужного элемента управления, а затем щелчок в том разделе проекта, где требуется разместить этот элемент. Навыки конструирования формы (отчета) предполагают умение выделения группы элементов управления. Оно производится путем щелчков по элементам управления, входящим в группу, при нажатой клавише Shift. Выделить группу смежных элементов можно и путем очерчивания рамки вокруг этой группы. Чтобы изменить размер элементов группы, произвести их выравнивание, изменить интервал между ними, необходимо воспользоваться пунктом меню Формат. Перенос и копирование элементов управления в другой раздел проекта возможны посредством команд для работы с буфером обмена.
48. Технология создания базы данных:
В Access существует три способа создания таблицы: в режиме таблицы, с помощью мастера, в режиме конструктора.
Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто. От пользователя требуется: полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы; заполнить эти поля значениями; присвоить имя собственной таблице. Создание таблицы с помощью мастера сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы. Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо открыть окно конструктора таблицы с помощью ярлыка в окне БД «Создание таблицы в режиме конструктора» или выполнив последовательности действий:Окно БД; объект Таблицы; [Создать];окно Новая таблица; выбрать Конструктор [ОК]
В этом окне пользователь должен описать структуру таблицы, т.е. для каждого поля: указать его имя, выбрать его тип.при необходимости дать комментарий к нему в столбце «Описание поля», задать присущие ему свойства в строках раздела окна «Свойства поля», доступных после выбора типа поля. Значения одних свойств могут совпадать со значениями, принятыми по умолчанию; других – введены с клавиатуры или получены с помощью построителя выражений; третьих – выбраны из раскрывающегося списка.
Если создается таблица главная, то в ней необходимо определить первичный ключ. Для этого выделяется поле, играющее роль ключа, путем щелчка в столбце маркировки поля и вводится команда Правка / Ключевое поле.
В случае создания подчиненной таблицы надо учесть следующее. Если между главной и подчиненной таблицами связь типа 1:1, то для вторичного ключа следует задать свойство «Индексированное поле» со значением «Да (Совпадения не допускаются)»; если связь типа 1:М, то со значением «Да (Допускаются совпадения)».Описав структуру таблицы, окно конструктора закрывают, на вопрос о сохранении таблицы дают утвердительный ответ и таблице присваивают имя, после чего она регистрируется в окне БД.
Для заполнения созданной таблицы конкретными данными она открывается в режиме таблицы посредством кнопки «Открыть». Поочередно заполняются записи таблицы. При этом переход к новой записи вызывает автоматическое сохранение предыдущей записи.
В процессе работы с БД может понадобиться корректировка структуры таблицы. Она выполняется в режиме конструктора. Поля таблицы можно: перемещать при помощи мыши, удалять по команде Правка / Удалить, вставлять по команде Вставка / Строки. Кроме того, возможно изменение имен, типов, свойств полей. Изменение типа может привести к потере информации, и оно должно выполняться с осторожностью.
49. Корректировка базы данных (каскадные операции)
Схема данных является удобным и наглядным средством отображения логических связей таблиц БД. Связи используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных запросов, форм и отчетов. Если создается связь с поддержкой целостности данных, то можно предусмотреть в БД следующие каскадные операции (операции по корректировке БД):
· каскадное обновление связанных полей – изменение значений ключа в записи главной таблицы влечет автоматическое изменение значений вторичного ключа в подчиненных записях;
· каскадное удаление связанных записей - удаление записи из главной таблицы приводит к автоматическому удалению всех подчиненных записей.
Для создания схемы данных вводится команда Сервис / Схема данных.
Затем необходимо:
· в окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы поочередно выделять значки
связываемых таблиц и нажимать [Добавить], после чего нажать [Закрыть];
· в окне Схема данных разместить списки полей таблиц, представленные в отдельных окнах, согласно логической структуре БД и приступить к связыванию таблиц. Для установки связи между двумя таблицами следует перетащить первичный ключ на вторичный;
· в окне Изменение связей задать целостность данных, после чего – каскадные
операции. При необходимости изменить способ объединения записей, заданный по умолчанию, воспользовавшись кнопкой «Объединение». После нажатия [Создать] произойдет возврат к окну Схема данных.
50. Работа с таблицей осуществляется в режиме таблицы.
Операции со значениями полей и их выполнение. Наименование операцииОбеспечивающие действия и команды. Редактирование значения поля· щелчок на значении поля;Поиск значения в поле· выделение поля; · ввод команды Правка / Найти. Замена значения в поле· выделение поля; · ввод команды Правка / Заменить.
Операции с записями и их выполнение
Добавление записи· ввод команды Вставка / Новая запись
Удаление записи· выделение записи; · ввод команды Правка / Удалить. Сортировка записей· выделение поля, по которому будут сортироваться записи;· ввод команды Записи / Сортировка. Фильтр по выделенному· выделение значения поля; · ввод команды Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному. Обычный фильтр· ввод команды Записи / Фильтр / Изменить фильтр;- выбор значений, по которым будет осуществляться отбор записей; · ввод команды Фильтр / Применить фильтр.Расширенный фильтр· ввод команды Записи / Фильтр / Расширенный фильтр; · очистка бланка фильтра и формирование условия отбора записей; · ввод команды Фильтр / Применить фильтр.
Отображение подчиненных записей для записи главной таблицы· выбор подчиненной таблицы по команде Вставка / Подтаблица; · щелчок на значке «+» (плюс) слева от записи
Отображение всех подчиненных записей в главной таблице· ввод команды Формат / Подтаблица / Развернуть все
Операции со столбцами и их выполнение
Переименование столбца· двойной щелчок на заголовке столбца.Вставка столбца· выделение столбца, перед которым осуществляется вставка; · ввод команды Вставка / Столбец. Удаление столбца· выделение столбца;· ввод команды Правка / Удалить столбец. Скрытие столбца· выделение столбца; · ввод команды Формат / Скрыть столбцы