ВВОД СВЕДЕНИЙ О ПОСТУПЛЕНИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Рассмотрим порядок ввода данных о поступлении ТМЦ на листе «Приход. Модель размещения информации первого документа приведена на рисунке 3.5. Данные документа вводится по следующей схеме. Столбец А следует отформатировать так, чтобы все вводимые в него значения восприни­мались как текстовые.

Рисунок 3. 5 Пример размещения информации о поступлении ТМЦ.

В первой строке записываются сведения о поставщике. Здесь в столбце А указывается код контрагента, а в столбце В размешается формула, формула будет иметь вид:

= ВПР (А1;Контрагенты;2;Ложь).

Название фирмы контрагента можно на листе и не отображать. Достаточно правильно задать код контрагента, поскольку он в последующим будет использоваться для анализа состояния взаиморасчетов. В примере используются формулы, поскольку они позволяют проконтролировать правильность задания кода.

В следующей строке формируется шапка документа. Соответствующие заголовки вводятся только один раз для самого первого документа, а потом они копируются в последующие документы.

В последующих строках задается фактурная часть приходного документа. В столбце А указываются коды поступающих ТМЦ. Они должны совпадать с кодами, проставленными на листе 'ТМЦ". В столбце В записываются формулы, позволяющие «вытащить» на лист названия ТМЦ (ВПР(АЗ;ТМЦ:2Ложь)). В столбцах С и D фактурной части вручную вводят количество и цену поступаю­щих ценностей. В столбец Е вносится формула расчета стоимости (C3*D3).

Поскольку в приходном документе цена может включать или не включать НДС, а в расчетных формулах мы будем использовать «очищенную» от НДС сумму, то следует предусмотреть в таблице ввода приходного документа дополнительные графы, в которых будут раздельно фиксироваться сумма без НДС и с НДС. Для тех документов, цены которых включают НДС, в каждой строке фактурной части будем проставлять любое ненулевое значение, в противном случае — ноль или пустое значение. Такой ввод делается быстро, методом копирования значения ячейки.

В колонке G строк фактурной части документа разместите формулу, вычисляющую сумму без НДС, в зависимости от значения в столбце F:

=ЕСЛИ(FЗ>0;ЕЗ/1,2;ЕЗ).

Если в столбце F проставлено ненулевое значение, т.е. цена включает НДС. то сумма делится на 1,2. В противном случае сумма просто копируется.

В столбце Н строк фактурной части документа вычисляется НДС по формуле: =ЕСЛИ(FЗ>0;ЕЗ-GЗ;ЕЗ*0,2),

Можно использовать и другие способы очистки суммы от НДС. Формулы, которые используются в фактурной части документа, следует сразу скопировать на нужное число строк в соответствии с числом посту­пивших по документу материальных ценностей. Теперь можно вводить коды других материальных ценностей, их количество и цены с учетом данных документа. Сумма, сумма без НДС и сумма НДС будут рассчитываться ав­томатически. В приведенном на рисунке 5 примере указано, что цена включает НДС. В соответствии с этим и рассчитаны значения.

После строк фактурной части следует задать формулы подсчета итогов по колонкам Е, G, Н. В столбцах G и Н разделены суммы прихода и суммы НДС. Однако для подсчета итогов взаиморасчетов нужны общие суммы поставок. Поэтому в нижней строке итогов по документу в колонке I необходимо зафик­сировать и обшую сумму поставки по формуле: =G5+H5.

Итоги по колонке G, Н, I следует вынести и в строку сведений о контрагенте. Для этого нужно в ячейки G1,H1_; I1 ввести формулы, дублирующие значения из строки итогов (=G5, =Н5, =I5).

На этом формирование макета ввода данных документа завершено. Для ввода последующих документов следует скопировать наиболее подходящий образец из уже введенных на свободные строки листа и изменить в копни значения коды контрагента, видов ТМЦ. количества, цены и признаки вхождений НДС в цену. Поскольку при копировании формул корректируется с учетом нового местоположения данных, вносить изменения в формулы не потребуется. При необходимости следует удалять не нужные и/или добавлять недостающие строки, копируя в них формулы (рисунок 6).

Для наглядности записи расчетных формул задайте на листе «Приход»

следующие имена:

Приход.Код — для диапазона $А$ 1:$А$4000;

Приход.Кол — для диапазона $C$1:$C$4000;

Приход.Сумма —для диапазона $G$1:$G$4000;

Приход.НДС —для диапазона $Н$1:$Н$4000;

Приход.Итого —для диапазона $I$1:$I$4000.

Рисунок 3.6 Пример листа "Приход"