Содержание
Составление номенклатуры дел 2
Список литературы 5
Приложение №1
Приложение №2
Приложение №3
Приложение №4
Приложение №5
Приложение №6
Приложение №7
Приложение №8
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется секретарем организации или сотрудником, ответственным за делопроизводство, в 4 квартале предшествующего года, т.е. номенклатура дел на 2009 год составляется в 4 квартале 2008 года. После утверждения руководителем организации (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Порядок составления номенклатуры в федеральных органах исполнительной власти регламентирован типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Номенклатура дел организации состоит из разделов. Названиями разделов являются названия структурных подразделений. Разделы номенклатуры располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) организации.
В разделы включаются заголовки дел, отражающие все направления деятельности структурных подразделений. Заголовки дел располагаются по значимости.
В 1 графе номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 02-03, где 02-обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (приказы по личному составу).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Например:
Приказы директора по личному составу
Годовой план работы управления
Годовой бухгалтерский отчет управления
Переписка с мэрией о финансировании спортивных мероприятий
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный Росархивом 31 июля 2007 года №1182.
Перечень типовых управленческих документов предназначен для использования в качестве основанного нормативного документа для определения сроков хранения управленческих документов, образующихся во всех или в большинстве организаций (в том числе негосударственных).
Временные сроки хранения по перечню применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяются организациями - источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Организации, не передающие документы постоянного хранения в архивы (не являющиеся источниками комплектования архивов) хранят документы постоянного срока хранения по Перечню не менее 10 лет.
При этом следует иметь ввиду, что некоторые документы постоянного срока хранения по Перечню в таких организациях должны храниться до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением этих документов.(см. указания по применению Перечня). Например, до ликвидации организации необходимо хранить: уставы, положения, приказы по основной деятельности, протоколы комиссий, документы о приватизации, свидетельства о регистрации, ликвидации, бухгалтерские балансы и т.д.
В графе 5 "Примечание", как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
| Название организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________№_______ (место составления) на_________год | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата |
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения дел и № статей по перечню | Примечание |
| Название раздела | ||||
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Руководителя службы ДОУ
Дата
Виза зав. архивом
(лица ответственного за архив)
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Экспертной комиссии организации _____________№______ | СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии архивного учреждения _____________№_______ |