После истечения срока носки спецодежду и спецобувь работник должен сдать и получить новый комплект спецсредств. Как же должна поступить организация со сданной спецодеждой и спецобувью? Она может их списать или же в определенных случаях повторно выдать работникам после чистки и дезинфекции.
Изменения, внесенные в пункт 19 Правил, позволяют организациям повторно выдавать своим работникам спецодежду и спецобувь, срок носки которых уже истек. Определить, можно ли в дальнейшем использовать спецсредства, должна постоянно действующая или рабочая инвентаризационная комиссия, созданная в организации (п. 34 Методических указаний). Функции этой комиссии определены в пункте 35 Методических указаний. Если после осмотра спецодежды и спецобуви комиссия пришла к выводу, что эти средства спецзащиты еще могут послужить какое-то время, то после стирки, чистки, дезинфекции и ремонта ее выдают работникам в соответствии с установленными нормами.
При выдаче спецодежды, срок носки которой уже истек, в бухгалтерском учете никаких записей делать не надо.
Если спецодежда и спецобувь пришли в негодность, организация должна заменить их на новые. Негодные к дальнейшему использованию СИЗ нужно списать. Для этого составляется акт выбития спецодежды и спецобуви по форме Акта на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8, утв. постановлением № 71а). В нем в качестве причины выбытия указывается, что срок использования спецсредств истек, фиксируется общая стоимость утиля, подлежащего оприходованию. Акт утверждается руководителем организации. На этот момент стоимость таких СИЗ уже полностью списывается со счета 10-11 в расходы по обычным видам деятельности организации (счета 20, 23, 25, 26, 29, 44).
Аналитический учет
Организация ведет также и аналитический учет СИЗ, находящихся в эксплуатации. Учет ведется в специальных книгах по форме оборотных ведомостей или в электронном виде по наименованиям, количеству и фактической себестоимости спецодежды и спецобуви с указанием даты передачи работнику. Если спецодежда не списана, а выдана работнику повторно, бухгалтер продолжает отражать ее в аналитическом учете.
НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ
В целях налогообложения прибыли затраты на приобретение СИЗ включаются в состав материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Отметим, МНС России считает, что расходы организации по приобретению спецодежды могут уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль только в случае, если они произведены в соответствии с Правилами и по типовым нормам. Такая позиция министерства изложена в пункте 5.1 Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса Российской Федерации (утв. приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729; опубликованы в «ДК » № 2, 2003).
Однако с мнением МНС России согласиться трудно. Ведь НК РФ никак не ограничивает для целей налогообложения расходы организаций по обеспечению работников СИЗ и не ставит их в зависимость ни от Правил, установленных Минтрудом России, ни от условий труда. То есть обеспечить работников СИЗ можно, например, и по повышенным нормам и выдать работнику вместо одной пары обуви две. И учесть для налогообложения прибыли расходы в полном объеме, без всяких норм. Но скорее всего такую позицию предприятию придется доказывать в суде. Налоговики могут здесь возразить, что, согласно статье 252 НК РФ, расходы должны быть обоснованы, то есть экономически оправданны. И для них такую оправданность может означать выдача СИЗ по Правилам и нормам. Поэтому налогоплательщику надо будет доказать, что выдача СИЗ не по Правилам или сверх типовых норм действительно экономически оправданна.
Кстати, напомним, пункт 6 Правил позволяет учесть расходы на приобретение некоторых видов СИЗ при условии, что работодатель проведет специальную аттестацию рабочих мест. Поэтому, если организация захочет обеспечить СИЗ работников, чьи профессии не указаны в типовых отраслевых нормах, необходимо создать специальную комиссию и провести аттестацию рабочих мест. Порядок выдачи, сроки и нормы обеспечения работников СИЗ нужно зафиксировать в коллективном или трудовых договорах.
Как было указано выше, в бухгалтерском учете стоимость специальной одежды погашается линейным способом в течение срока полезного использования.
В целях налогообложения прибыли спецодежда включается в состав материальных расходов предприятия в сумме фактических затрат на ее приобретение (изготовление) в момент ее выдачи работникам независимо от срока ее использования.
Из-за того, что в бухгалтерском и налоговом учете стоимость СИЗ включается в расходы по-разному, возникают разницы, которые отражаются следующими проводками.