Приказы по личному составу регламентирующих принятие граждан на работу, перевода работников на другие должности, увольнение. Предоставление различных отпусков, поощрения, наложения взысканий и т.д.
На крупных предприятиях используют унифицированные формы приказов по личному составу. На предприятиях с небольшим объемом документооборота указанные приказы оформляют на общих, специальных бланках или на чистых листах бумаги. Предпочтение отдают варианту продольного расположения реквизитов.
Заголовки к тексту приказа могут быть следующие:
В текстах приказов по личному составу (вводной) части может не быть. Распорядительную часть делят на пункты. Каждый пункт начинают глаголом: назначить, перевести, предоставить, объявить благодарность, освободить и т.д.
Эти слова и печати большими буквами от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие. В следующей строке с абзаца оформляют текст распорядительной части. Фамилия печатает большими буквами, имя и отчество обычным шрифтом. Далее отмечают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица о которой идет речь. В приказе о назначении на должность указывают название этой должности, должностной оклад и дату зачисления на должность. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставленных рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. В приказах по личному составу в конце каждого пункта должно указываться основание для его составления.
Реквизиты приказа по личному составу:
- название вида документа (ПРИКАЗ)
- индекс (до номера через дефис добавляют буквы ВК (отдел кадров), например: № 123-ВК)
- место составления или издания
- заголовок к тексту
- отметка о контроле (делают в случае необходимости)
- текст
- основание
- подпись
- гриф согласования (оформляют в случае необходимости)
- визы (оформляют в случае необходимости)
- отметка об исполнителе (оформляют в случае необходимости).
Руководитель структурного подразделения делает выводы о зачисления на обороте проекта приказа он отмечает, на какую должность может быть принято лицо, по которому разряду или с каким окладом, продолжительность испытательного срока. Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, в случае необходимости - медицинское заключение, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарной безопасности и другие фиксируются на обороте формы.
Подписанный руководителем предприятия приказ доводится до сведения работника под расписку. На основании приказа о переводе на другую работу ответственный работник отдела кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.
На основании приказа о предоставлении отпуска работник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а в бухгалтерии осуществляют расчеты причитающихся выплат.
В случае увольнения работников на предприятиях с большим объемом документооборота применяют унифицированную форму приказа о прекращении трудового договора. Бланк такой формы заполняет ответственный работник отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением тех, которые освобождаются высшим органом управления. Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой - передается в бухгалтерию. Подписывают приказ руководитель структурного подразделения и руководитель предприятия. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником.
Трудовая книжка
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которых вносится общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанных в Трудовом кодексе Российской Федерации.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в личной карточке (типовая межведомственная форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается, когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся у работодателя отдельно от остальных трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Соответственно, учитывая изменения ТК РФ, данных правил должны придерживаться и работодатели - индивидуальные предприниматели.
Личная карточка
Личная карточка работника является основным документом по учету личного состава на предприятии. Все записи, сделанные в карточке, должны быть документально подтверждены. На основании паспорта работника указывают: фамилию. Имя, отчество; год, месяц, число рождения; серию, номер паспорта, кем и когда он выдан; домашний адрес, семейное положение. Данные о стаже работы, перемещение работника, о последнем месте работы, дату и причину увольнения с последнего места работы указывают на основании записи в трудовой книжке. Обязательно проставляют дату заполнения карточки и дают подписаться лицу, на которое оформлено карточку. В случае увольнения работника в карточке проставляется дата и номер приказа, указывается причина увольнения работника. Заполняют личные карточки от руки или машинописным способом, графы, в которых данные могут меняться, заполняют карандашом.
Характеристика
Характеристика - это документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств личности - (ученика, студента). Характеристика, оформленная надлежащим образом, считается официальным документом. Ее выдает администрация предприятия (организации. Учреждения, учебного заведения) своему работнику (ученику, студенту, практиканту). Характеристики подаются при поступлении в учебное заведение (по запросу), оформлении командировки на работу за границу, при аттестациях, представлении к награде и в других случаях.
Характеристики оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.
Элементы характеристики:
Текст (характеристики можно разделить на четыре части. В первой части приводятся анкетные данные лица, на которое составляют характеристику. Их печатают на расстоянии 2-3 интервалов ниже слова "характеристика", через 1,0-1,5 интервала, отступив от четвертого положения табулятора на 3-4 пробелы. Сначала большими буквами указывают фамилию, имя, отчество лица в родительном падеже, далее - обычным шрифтом - должность, ученая степень и звание (если есть), год рождения, образование. В анкетной части допускается располагать по центру, ниже слова "характеристика". В Доу части приводят сведения о трудовой деятельности лица: национальность, должность, с какого времени работает на данном предприятии, сведения о перемещении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п. Для учеников (студентов) отмечают: с какого периода учится, по какой специальности, сведения о переведении на другой факультет, отношение к учебе и т.д.. В третьей части дают оценку деловых и моральных качеств личности - ее отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в общественной жизни коллектива, отношения с другими работниками. Также приводят сведения о правительственные награды, (взыскание) и т.д. В четвертой части делают выводы, а также отмечают куда будет подаваться характеристика. Если характеристика состоит на уволившегося, или на выпускника учебного заведения, то текст излагается в прошедшем времени, а если на момент составления характеристики работник еще работает или студент учится, - то в настоящем времени)
Подпись (как правило, характеристику подписывают руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения и председатель общественной организации (первые две подписи считаются обязательными)) отпечаток гербовой печати или круглой, приравнивается к гербовой.
Ниже подписи, на расстоянии 2-3 интервалов, от нулевого положения табулятора проставляется дата подписания характеристики. Заверенную характеристику выдают работнику (ученику, студенту) на руки или отправляют в учреждения (организации, предприятия).
Автобиография
Автобиография (от гр. autos - сам, bios - жизнь, grapho - пишу) - это описание своей жизни. Автобиографию составляют в произвольной форме, однако отдельные составляющие и реквизиты в ней должны быть обязательно. Ее оформляют от руки на чистом листе бумаги. Все сведения о себе преподают в повествовательной форме от первого лица в хронологической последовательности (с указанием места и года). Существуют следующие виды автобиографии: автобиография-рассказ, которую составляют в описательной форме; автобиография-документ, в котором точно излагают факты.
В автобиографии-документе приводят следующие сведения:
название вида документа (Автобиография)
- фамилия, имя, отчество (настоящие и бывшие)
- число, месяц, год рождения
- место рождения
- социальное происхождение
- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество нынешние и бывшие (если были изменения), даты рождения (смерти), где и кем работают, если не работают, то отмечают место работы, указывают, что теперь не работают или на пенсии)
- образование и специальность по диплому
- трудовая деятельность
- место работы (учебы), должность
- награды и поощрения
- участие в общественной жизни
- семейный состав и состояние семьи
- паспортные данные, домашний адрес и номер телефона.
Ниже текстовой части проставляется дата составления автобиографии (слева), и подписываются (справа). Автобиография хранится в личном деле.
[1]