Библиотечка по управлению успехом
Татьяна Загуменнова
УПРАВЛЯЙ СОБОЙ
И СВОИМ ВРЕМЕНЕМ
Рабочая тетрадь
УПРАВЛЕНИЕ СОБОЙ НАЧИНАЕТСЯ С УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
Есть несколько показателей, по которым можно узнать успешного человека. Один из главных — Человек Успешный не жалуется на нехватку времени, потому что знает: неделя каждого из нас состоит из 168 часов, и их можно использовать так, чтобы хватало на все запланированные дела.
С огромным удовольствием приветствую тех, кому интересна эта тема и кто готов активно овладевать искусством управления временем.
Предлагаю Вам Рабочую тетрадь по формированию навыков эффективного использования времени. Результатом заполнения страниц этой тетради станет то, что вы
- научитесь проводить учет времени;
- станете различать дела важные, обычные, бесполезные;
- сможете рассчитать коэффициент управления временем;
- повысите эффективность дня;
- сможете результативно планировать свой день.
А значит, в скором времени вы можете стать Хозяином своего времени, Автором своей жизни. Легкости в постижении этой интересной науки «тайм-менеджмент»!
Выражаю огромную благодарность своим учителям, супер-профессионалам своего дела Н.И.Козлову и Г.А.Архангельскому, чьи материалы я использую в Рабочей тетради.
Татьяна Загуменнова, ваш эксперт по личностному росту,
ВК: https://vk.com/uspeh34; группа ВК: https://vk.com/staldrugimplus
WhatsApp, Wiber +7(906)1681657, скайп: zagumennovatn
СОДЕРЖАНИЕ
| Раздел / глава | Наименование | Страница |
| 1. | Простые правила учета времени | Стр.4 |
| 1.1. | Основные положения | Стр.4 |
| 1.2. | Таблицы для заполнения | Стр.5 |
| 2. | Секреты результативного планирования | Стр.11 |
| 2.1. | Правила планирования | Стр.11 |
| Таблица-план (вариант 1) для заполнения | Стр.12 | |
| 2.2. | Планируем «жесткие» и «гибкие» задачи. | Стр.13 |
| Таблица-план (вариант 2) для заполнения | Стр.13 | |
| 2.3. | Планируем в 4-х временных промежутках | Стр.14 |
| Таблица-план (вариант 3) для заполнения | Стр.14 | |
| 3. | Эффективность вашего времени | Стр.15 |
| 3.1. | Подчищаем «недоделочки» | Стр.15 |
| 3.2. | Категории «дело – сервис – пустота» | Стр.16 |
| Таблица учета и эффективности времени | Стр.17 | |
| 3.3. | Коэффициент полезного действия | Стр.18 |
| Таблица для заполнения | Стр.19 | |
| 4. | «Ловушки времени» | Стр.20 |
| Таблица учета «ловушек времени» | Стр.20 | |
| 5. | Ориентация на результат | Стр.21 |
| Таблица «Примерный план дня «под цели» | Стр.22 | |
| В заключение. Контакты. | Стр.23 |
ПРОСТЫЕ ПРАВИЛА УЧЕТА ВРЕМЕНИ
|
|
Управление временем начинаем с его учета. Для этого можно использовать одну из 2-х таблиц. В первой отмечать каждые 15 минут. Во второй фиксировать реальные временные отрезки.
Учитываем по 2 часа каждого дня. Один период - 2-3 дня. В таблицы можно добавлять оценки свершившихся дел. Например:
Таблица учета времени (вариант 1) ____________ (дата)
| Время | Действия | Примечания* (например) |
| 08.15 | Пила чай, общалась с коллегами. | Можно пить чай и обсуждать дела |
| 08.30 | Разбирала электронные письма | Увлеклась. Надо отвечать на самые важные. |
| 08.45 | Писала отчет и Т.Д. | |
| 09.00 | ||
Примечания* - в этом столбике можно давать оценку ваших дел: что было хорошо, что можно улучшить.
Таблица учета времени (вариант 2)____________ (дата)
|
|
| Время | Действия | Примечания |
| 08.37 | Пила чай, общалась с коллегами. | 15 минут |
| 08.52 | Разбирала электронные письма | 8 минут |
| 09.00 | Писала отчет и Т.Д. | 34 минуты |
| 09.34 | Разговаривала по телефону | 6 минут |
| 09.40 | Пила чай, общалась с коллегами. | 20 минут |
| И т.д. |
Примечания* - в этот столбик пишем конкретное количество исполнения времени и анализируем временные затраты.
Выбираем формат таблицы и начинаем заполнять. Удачи вам!
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 1: 2 часа первой половины рабочего дня
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 2: 2 часа первой половины рабочего дня
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 3: 2 часа второй половины рабочего дня
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
|
|
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 4: 2 часа второй половины рабочего дня
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 5: 2 часа утреннего личного времени
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 6: 2 часа утреннего личного времени
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 7: 2 часа вечернего личного времени
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 8: 2 часа вечернего личного времени
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что ____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 9
Учитываем максимальное количество времени, сколько получится
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Таблица учета времени ____________ (дата)
День 10
Учитываем максимальное количество времени, сколько получится
| Время | Действия | Примечания |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
II. СЕКРЕТЫРЕЗУЛЬТАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
2.1. План следующего дня пишем накануне вечером. Утром корректируем – вычеркиваем ненужное или уже свершившееся, добавляем необходимое.
Расставляем приоритеты: сначала буквами А, В, С. Потом каждую букву делим на цифры. А1 – будет самым первоочередным делом. Реализуем в соответствии с порядком.
Ставьте дедлайн: ограничивайте определенным временем дела. Делайте отметку о выполнении. В случае несовершения какого-либо дела пишите, что будете делать дальше: 1) перенесете на завтра (на «когда»?), 2) не будете делать вообще или 3) скорректируете содержание.
План дня (образец / вариант 1)____________ (дата)
| Наименование дела | Очередь первой степени | Очередь второй степени | Время выполнения (ограничивайте конкретным временем) | Отметка о выполнении |
| Помыть полы | В | В 1 | - | Помою завтра с утра |
| Помочь ребенку сделать уроки | А | А 2 | 19.00. – 19.30. | Сделано |
| Посмотреть фильм | С | С 2 | 20.30. – 22.00. | Сделано |
| Приготовить ужин | А | А1 | 18.00. - 18.40. | Сделано |
| Погладить белье | В | В 2 | 19.30. – 20.00. | Сделано |
| Разобрать шкаф | В | В 3 | - | Сделать в выходной день |
| Сделать маску для лица | С | С 1 | 20.00. – 20.20. | Сделано |
| Поужинать | А | А 3 | 18.40. - 19.00 | Сделано |
План дня (вариант 1) ____________ (дата)
| Наименование дела | Очередь первой степени | Очередь второй степени | Время выполнения (ограничивайте конкретным временем) | Отметка о выполнении |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Планируем «жесткие» и «гибкие» задачи.
Жесткие – события, привязанные к строго определенному моменту. Не должны занимать более 50-60% рабочего времени. Остальное – для гибких задач и неожиданно возникающих дел.
Гибкие - те, что нужно сделать сегодня, но не важно, в какое именно время. Среди гибких задач расставьте приоритеты и более важные отмечайте буквами, цифрами или выделяйте другим цветом. Отведите им лучшее время.
План дня (образец / вариант 2)____________ (дата)
| Жесткие | Гибкие | ||
| 08.00. | Позвонить, договориться о встрече | А | |
| 09.00. | Рабочая встреча | Отдать пальто в химчистку | С |
| 10.00. | Разослать письма | Б | |
| 11.00. | Встретить поезд | ||
| 12.00. | |||
| 13.00. | Обед (не шутка) |
План дня (вариант 2)____________ (дата)
| Жесткие | Гибкие | ||
| 08.00. | |||
| 09.00. | |||
| 10.00. | |||
| 11.00. | |||
| 12.00. | |||
| 13.00. | |||
| 14.00. | |||
| 15.00. |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________
Планируем в 4-х временных промежутках
Первые 2 часа должны обслуживать наше «Сегодня», и это в первую очередь дела категории А: дела важные и срочные. Вторые 2 часа заботятся о нашем «Завтра», это дела категории B: все что важно, но не срочно.
Третьи 2 часа стоит оставить как Буфер, запас времени на непредсказуемые и незапланированные дела. А четвертые 2 часа — это время, посвященное вашим перспективам, вашему развитию и обучению. Время, посвященное вашему вкладу в ваше будущее.
План дня (образец / вариант 3) ___________ (дата)
| Сегодня (всего 3 часа) 1. Дописать отчет (09.00.- 11.00) 2. Встретиться с поставщиком (15.00. - 16.00) 3. Съездить в комитет (с 17.00. - 18.00) | Завтра (всего 2 часа) 1. Начать писать программу (11.00. - 12.00) 2. Подумать о содержании корпоратива (14.00. – 15.00) |
| Буфер (2 часа) 1. Встречи, звонки, бумаги (08.30. – 09.00) 2. Посетители, поручения (12.00. – 13.00) | Перспектива (всего 1 час) 1. Подумать о стратегии развития кампании (16.00. – 17.00) |
План дня (вариант 3) ___________ (дата)
| Сегодня (всего 2-3 часа) 1. 2. 3. | Завтра (всего 1-2 часа) 1. 2. |
| Буфер (1-2 часа) 1. 2. | Перспектива (всего 1 час) 1. |
По итогам работы допишите предложения:
Проще всего мне было ______________________________________________
Сложнее всего мне было _____________________________________________
Новым оказалось то, что _____________________________________________