Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам установлен Положением «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения,перевозке и инкассаций банкнот и монет Банка России и кредитных организаций на территории РФ № 318.
Перед осуществлением инкассации необходимо провести ряд мероприятий. В подразделение инкассации банка предоставить образцы оттисков пломб, которыми будут опломбироваться сумки, образцы заверяются руководителем кредитной организации. Первый экземпляр образца передаётся организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с наличными, второй выдаётся работникам кредитной организации, которые принимают сумки с наличными от инкассаторов. Затем организации выдаются сами сумки, которые будут использоваться при инкассировании, их количество зависит от объёма выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.
Кроме подготовки пломб и сумок ежемесячно на каждую организацию выписывается явочная карточка с присвоением номера в списке. После окончания организационного этапа, организация может осуществлять сдачу денег инкассаторам. В каждой сдаваемой сумке с денежной наличностью кассир организации должен выписывать ведомость, накладную и квитанцию. Денежные средства сдаются не любому лицу, а только инкассатору, предъявившему документ, удостоверяющий личность. Кассир организации предъявляет инкассатору образцы пломб и сумку с ценностями, а также оформленную препроводительную ведомость. Инкассатор в присутствии кассира организации проверяет целость сумки, наличие пломб, их соответствие документам, правильность их заполнения, передаёт кассиру порожнюю сумку и явочную карту для заполнения.
Инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег в явочной карточке, накладной и квитанции, номера сумки, затем подписывает квитанцию, ставит дату приёмки,оттиск штампа и возвращает квитанцию кассиру. Если выявляются нарушения оформления сопроводительных документов или целости сумки,то приём ценностей прекращается. В присутствии кассира можно устранить ошибку и сделать исправления, если это не нарушит график работы инкассаторам.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускается, в случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке и заверяет подписью. Организация может самостоятельно отвести деньги, тогда ведомость вкладывается в сумку с наличными, а накладная к сумке и квитанция передаются в кредитную организацию. Кассир должен опломбировать сумку так, чтобы на ней невозможно было без видимых следов нарушить пломбы. Банковский работник проверяет соответствие всех документов, внесение исправлений в препроводительную ведомость к сумке не допускается.
Объявление на взнос наличными
Организации могут сдавать в банк наличные без использования сумок по объявлению на взнос наличными. Документы на взнос наличными должны заполняться вручную или на компьютере с сохранением всех реквизитов банка. При заполнении его надо учитывать, что при заполнении суммы должно присутствовать единообразие в указании сдаваемых в банк копеек.(Если копейки обозначаются цифрами 00,то при отражении суммы прописью копейки должны быть обозначены 00.Организация должна вносить денежную наличность только на свой банковский счёт. Объявление на взнос наличными проверяет бухгалтер банка, затем документы передаются в кассу, где также проходят проверку. Кассир должен удостовериться в наличии подписи бухгалтера банка. При приёме денег проверяется сумма. На столе кассового работника должны находиться только деньги лица их вносящего.Кассиру запрещается убирать их из поля зрения клиента, вносимые им денежные средства до окончания операции.
Если сумма фактически вносимых денежных средств не сходится с суммой, указанной в документе, представитель организации должен переоформить документ. Первое объявление банковский кассир перечёркивает и на обороте квитанции указывает фактически принятую сумму, подпись. Если по каким-либо причинам представитель организации не переоформил документы, наличные остаются у него. Если суммы соответствуют документу, кассир подписывает его, ставит печать на квитанции и выдаёт её вносителю денег. Объявление на взнос наличными остаётся у кассира, а ордер передаётся бухгалтерскому работнику банка.
Инвентаризация кассы
Для обеспечения достоверности данных бух.учета и отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе которых проверяется касса на сохранность денежных средств и ценностей находящихся в ней. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с графиком учреждения может быть плановой и внеплановой. Регламентируется приказом МинФина России. Инвентаризацию проводят: 1. при передаче имущества организации в аренду или продажу 2. перед составлением годовой бух.отчетности 3. при смене материально-ответств.лица 4. при хищении 5. стихийные бедствия(пожар, наводнение) 6. при ликвидации организации. Согласно методическому указанию, инвентаризация должна проводится, кроме ежегодной, внезапная проверка с полным пересчетом денег в кассе. Количество проверок отражается в учетной политике организации. График утверждается руководителем. Издается приказ, утверждается состав комиссии:1.необходимо получить приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств на момент проведения инвентаризации.2.Председатель комиссии заверяет приход расход с указанием «до инвентаризации на какую дату»т.е.остатков 3.получить расписку от МОЛ, что все документы сданы комиссии, все ценности оприходованы, выбывшие списаны в расход.4.убедиться что с кассиром есть договор о материальной ответственности, приступаем к подсчету денег в кассе, проверил и кассовую книгу, журнал регистрации ПКО, РКО, журнал регистрации доверенности, журнал регистрации депонированных сумм. Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, должны быть итоги и перенос сумм остатков денег с одной страницы на другую. Выдачу денег проверяют по кассовым отчетам, должен стоять штамп «оплачено» с датой. В кассе пересчитывают не только деньги, но и почтовые марки, векселя, путевки в санаторий. Результат ревизии оформляются актом в 2-х экземплярах, который подписывается комиссией и МОЛ. Один экземпляр - в бухгалтерию, второй - остается у МОЛ.
При смене МОЛ акт составляется в 3х экземплярах, МОЛ по окончанию ревизии должен возместить ущерб вверенных ему ценностей в лучаях:1.недостачи 2.умышленное причинение ущерба 3.причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического опьянения 4.причинение ущерба в результате преступных действий.5.причинение ущерба в результате административного правонарушения. 6.разглашения сведений составляющих охраняемую законом тайну 7.причинение ущерба при неисполнении трудовых обязанностей. Ущерб может быть удержан из з\п. Для удержания руководитель издает распоряжение не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если виновные не установлены все расходу списываются на прочие расходы предпприятия.
На сумму излишков: Д 50 К 91\1
На сумму недостачи: Д 94 К 50 Д 73\2 К 94.
Регистрация ККТ.
С изменениями от 2 июня от 2011года ККТ включенная в гос.реестр применяется по территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими наличных денег расчетов и расчетов с использованием платежных карт в случае продажи товаров. Порядок совершения кредитной организацией кассовый операций с применением ККТ определенных цен банком РФ. Организации и ИП в соответствии с порядком определенным Правительством РФ могут осуществлять наличный денежный расчет без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими в соответствующих. бланков строгой отчетности. Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета хранения и уничтожения устанавливается Правительством РФ.
Основные положения ФЗ№54 «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт» Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
- контрольно-кассовая техника, используемая при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (далее - контрольно-кассовая техника),
- контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы;
- наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
- фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, в целях правильного исчисления налогов;
- фискальный режим - режим функционирования контрольно-кассовой техники, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти;
- фискальные данные - фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт;
- Государственный реестр контрольно-кассовой техники (далее - Государственный реестр) - перечень сведений о моделях контрольно-кассовой техники, применяемой на территории Российской Федерации.
Полномочия по контролю за соблюдений требований к ККТ, порядком, условиями ее регистрации и применения возложены на Налоговые органы:
1.осуществляют контроль за соблюдением организации и индивидуальными предпринимателями требований настоящего ФЗ(«№54 о применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт»)
2.осуществляют контроль за полнотой учета выручки в предприятиях и у ИП
3.проверяют документы, связанные с применением организациями и ИП ККТ, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок.
4.Проводят проверки выдачи организациям и ИП кассовых чеков.
5.налагают штрафы в случаях и порядке, которые установлены кодексом РФ, об административных правонарушениях на организации и ИП, которые нарушают требования настоящего ФЗ
Органы внутренних дел взаимодействуют в пределах своей компетенции с налоговыми органами при осуществлении ими контрольных функций.