Понятие управления (организации) при достаточном информационном обеспечении. Основные термины и определения.
Управление – любое целенаправленное воздействие на систему. (Т.е. управление системой не может быть без цели)
Цель – то состояние, которое в данный момент не достигнуто, но желаемое для достижения и которое может быть достигнуто с точки зрения имеющихся возможностей.
Задачи управления можно решать только при наличии СУ (системы управления).
СУ – замкнутая совокупность взаимосвязанных элементов, совместное функционирование которых приводит к достижению ожидаемых результатов в сложившихся условиях.
Сложившиеся условия (условия реализации) понятийно соответствуют условиям внешней среды, в которых работает система.
Для достижения цели СУ должна решить задачи управления, т.е. найти зависимость закона управления (алгоритма) от текущего состояния системы
Состояние системы – min необходимой информации, знание которой в потенциале позволяет решить задачу управления, т.е. принять правильное решение по достижению поставленной цели.
Любая СУ по своей сути является информационно управляемой.
В экономических и социальных системах управление часто заменяется термином «организация». В этом плане это синонимы.
Понятие «управление», так же как и «организация», эквивалентно понятию «оперирование», т.к. оперирование определяется как любое целенаправленное воздействие на поведение системы.
Нецеленаправленное воздействие (неэффективное управление) эквивалентно помехе.
Помеха не обязательно ведет к не достижению поставленной цели. Помеха увеличивает уровень неопределенности при работе системы. Наличие помехи говорит о наличии внешней среды, которая действует по своим законам.
Типовые структуры ИУС.
ИУС – информационно управляемые системы.
Минимальная структура ИУС в обязательном порядке предполагает наличие объекта управления, субъекта управления (устройства управления), которые объединены в рамках механизма обратной связи.
Если обратная связь отрицательная, то система стремится к устойчивой работе, но при этом работает медленно (стабильно).
Если обратная связь положительная, то система стремится к достижению поставленных целей форсировано (ускоренно).
Совокупность всех элементов и связей между ними называется структурой системы.
Элементы выполняют функции по приему, хранению, преобразованию и отправке (посылке) информации
Связи обеспечивают непрерывные информационные потоки между элементами системы. Разрыв одной из связей в информационном потоке приводит к исключению информационного обмена в соответствующей цепи элементов.
В общем случае ИУС должна содержать помимо объекта и субъекта управления систему мониторинга (оценки состояния) параметров системы и окружающей среды.
Мониторинг производится на основании полученных объективных данных о развитии системы (изменении её параметров).
На практике измерения, т.к. они производятся в условиях деятельности внешней среды, получаются с ошибками, т.е. принятие решений управления на базе этих измерений осуществляется при наличии действия факторов неопределенности
Существуют методы по парированию действия факторов неопределенности. В этом случае система приобретает свойство адаптивности при наличии обучения, т.е она приобретает интеллектуальные свойства.
47. Общие принципы информационных технологий в документообороте.
Документ – законченный информационный модуль, способный к приему/передаче, хранению и преобразованию в системе.
Документ – та информационная «порция», которую система может потреблять.
Требования к документу:
· должен быть закончен;
· должен быть привязан к входу/выходу (рассылка);
· должен быть сформулирован (написан) на языке, доступном всем пользователям
Уровень авторизации в системе может быть различным.
В иерархических системах документы высшего уровня могут быть доступны для низших уровней только с разрешения высших.
В современном документообороте не существует принципиальной разницы между различными носителями информации, т.к. все они после определенной обработки могут быть сведены к единообразном носителю.
Документы в ИУС разделяются на информационные (ознакомительные) и управляющие (директивные).
Информационные документы должны быть доступны всем авторизированным пользователям соответствующего уровня доступа.
Директивные документы поступают в доступ по предписанию (рассылке), порядок которой определяет исходящий управляющий уровень.
В любой ИУС в обязательном порядке должны обеспечиваться функции приема/передачи, хранения и необходимого преобразования (коррекции) информации.
Хранение помимо физического предполагает сохранность информации от неавторизированного доступа, как внутри самой системы, так и извне.
Современные унифицированные системы документации.
Современные системы документооборота базируются на тех или иных СЭД.
Любая СЭД является разновидностью более общей системы управления корпоративным информационным ресурсом или ECM (Enterprise Content Management)
ECM (Enterprise Content Management) - это комплекс приложений для управления корпоративным контентом, который предназначен для создания единого информационного пространства предприятия.
Основные функции ECM это:
- Ввод данных (сканирование, распознование, ввод вэб-форм...)
- Хранение контента, создание резервных копий
- Категоризация, разметка контента
- Поиск и индексация
- Представление контента пользователю
- Совместная работа над контентом
- Контроль доступа
- Контроль версий
- Публикация контента
- Управление бизнес-процессами*
* - про ЕСМ добавил от себя. Пригодится…
Под ЕСМ-системами понимают набор технологических инструментов и методов используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям (авторизированным пользователям внутри организации).
Для того, чтобы стать ЕСМ-системой СЭД должна содержать свойства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, быть доступной для всех авторизированных пользователей.
Для того, чтобы оценить насколько необходима СЭД достаточно задать себе несколько простых вопросов:
· устраивает ли объем бумаг?
· можете ли сразу найти нужный документ?
· можете ли точно сказать, какие поручения выполнены?
· уверены ли, что скорость согласования документов маскимальная?
· можете ли сказать, где в данный момент находится документ, направленный на согласование?
Преимущества СЭД:
· прозрачность информационных процессов;
· повышение исполнительной дисциплины;
· сокращение затрат времени на реализацию принятых решений;
· обеспечение конфиденциальности информации;
· легкость внедрения и обучения;
· рост конкурентоспособности.