Состав реквизитов. Их размещение.

Требования

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4(210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4.

Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, гак и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм. правое— не менее 8 мм. верхнее и нижнее — не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка максимальные их значения не оговариваются.

*Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Порядок расположения и границы реквизитов на бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004.

* Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.

-при угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу,

-при продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего, но с соблюдением установленных размеров полей.

Пример:

* Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках (рус, бел) для всех организаций независимо от форм собственности. (Для организаций с гос.форм собственностью общий бланк также на двух языках, для негос. – на рус.яз)

На бланке письма типографским способом печатают следующие реквизиты:

-изображение Государственного герба РБ;

-код организации по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО);

-код письма по как вида документа по Общегосударственному классификатору

«Унифицированные документы» (ОКУД,

-наименование вышестоящей организации,

-полное и сокращенное наименование (или аббревиатура) организации,

-наименование структурного подразделения,

-почтовый адрес,телефон, факс, адрес электронной почты,

-р\с

-ограничительные отметки для размещения реквизитов: (дата письма, индекс письма, ссылка на индекс и дату входящего документа,заголовок к тексту,отметка о контроле).

На общем бланке типографским способом печатают следующие реквизиты:

изображение Государственного герба РБ;

-код организации по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО);

наименование вышестоящей организации,

-полное и сокращенное наименование (или аббревиатура) организации,

-наименование структурного подразделения,

- место составления или издания документа,

-ограничительные отметки для размещения реквизитов ( код документа по ОКУД, название вида документа, дата, индекс, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле).

Гербовые бланки.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее— гербовые бланки, бланки строгой отчетности).

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

-Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью
на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

ГБ хранятся в сейфах,

-контроль за изготовлением, использованием, хранением возлагается на структурное подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение ГБ,назначаются приказом руководителя.

-уничтожение ГБ производится по акту комиссией.

 

Состав реквизитов. Их размещение.

Организационно-распорядительные документы составля­ются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов".

Каждому виду документа соответствует оптимальное чис­ло необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного до­кумента определяется целями документа, его назначением, тре­бованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Исполнитель документа, которому принадлежит основ­ная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

 

При оформлении организационно-распорядительных до­кументов используется следующий состав реквизитов.

1. Государственный герб Республики Беларусь; (Государственный герб Республики Беларусь помешают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. №301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

— 2 эмблема организации; (Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы (товарного знака) организации помешается на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Организации Государственной формы собственности могут помещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

3- код организации по Общегосударственному классификатору РБ «Предприятия и организации»

наименование вышестоящей организации; При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

4— наименование организации; (обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо,
создавшее документ.

5— почтовый адрес отправителя;

( Пример: ул. Якуба Коласа, 15, 211400,

Г.Минск

коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телекса, телефона, элек тронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);

6- название вида документа;

7— дата; Дата подписания документа. В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

8— Регистрационный номер документа;( Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

9— ссылка на индекс и дату входящего документа;

10— место составления или издания документа;

11- адресат; Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается ад­ресат.

Если документ адресуется в учреждение или его струк­турное подразделение, то наименование учреждения и струк­турного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство культуры

Республики Беларусь.

Общий отдел.

В случае, если документ адресуется руководителю орга­низации, то название должности входит в наименование орга­низации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20

Петрову В.Д.

12— гриф утверждения; Реквизит "гриф утверждения" состоит из следующих эле­ментов: слова "УТВЕРЖДАЮ", должности лица, утверждаю­щего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись И.О.Фамилия

10.02.1997

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом.

*При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым ак­том гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ министра образования

РБ

03.11.1996 9

13— резолюция;

14— заголовок к тексту;

15— текст;

26— отметка о наличии приложения;

* Если документ имеет приложения, не названные в тек­сте, то в отметке о наличии приложения указывают полное на­звание документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, Например:

Приложение: план мероприятий на 3 л. в 2 экз.

*Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о приложении указывают только количество листов и экземпля­ров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

17- гриф согласования;

18 подпись;

19— визы;

20— печать; На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.