Требования
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4(210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.
Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4.
Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).
Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, гак и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм. правое— не менее 8 мм. верхнее и нижнее — не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка максимальные их значения не оговариваются.
*Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.
Порядок расположения и границы реквизитов на бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004.
* Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.
-при угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу,
-при продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего, но с соблюдением установленных размеров полей.
Пример:
* Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках (рус, бел) для всех организаций независимо от форм собственности. (Для организаций с гос.форм собственностью общий бланк также на двух языках, для негос. – на рус.яз)
|
На бланке письма типографским способом печатают следующие реквизиты:
-изображение Государственного герба РБ;
-код организации по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО);
-код письма по как вида документа по Общегосударственному классификатору
«Унифицированные документы» (ОКУД,
-наименование вышестоящей организации,
-полное и сокращенное наименование (или аббревиатура) организации,
-наименование структурного подразделения,
-почтовый адрес,телефон, факс, адрес электронной почты,
-р\с
-ограничительные отметки для размещения реквизитов: (дата письма, индекс письма, ссылка на индекс и дату входящего документа,заголовок к тексту,отметка о контроле).
На общем бланке типографским способом печатают следующие реквизиты:
изображение Государственного герба РБ;
-код организации по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО);
наименование вышестоящей организации,
-полное и сокращенное наименование (или аббревиатура) организации,
-наименование структурного подразделения,
- место составления или издания документа,
-ограничительные отметки для размещения реквизитов ( код документа по ОКУД, название вида документа, дата, индекс, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле).
Гербовые бланки.
В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее— гербовые бланки, бланки строгой отчетности).
|
Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.
-Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью
на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.
Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).
ГБ хранятся в сейфах,
-контроль за изготовлением, использованием, хранением возлагается на структурное подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение ГБ,назначаются приказом руководителя.
-уничтожение ГБ производится по акту комиссией.
Состав реквизитов. Их размещение.
Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
|
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.
Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов.
1. Государственный герб Республики Беларусь; (Государственный герб Республики Беларусь помешают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. №301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.
— 2 эмблема организации; (Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы (товарного знака) организации помешается на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Организации Государственной формы собственности могут помещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».
3- код организации по Общегосударственному классификатору РБ «Предприятия и организации»
наименование вышестоящей организации; При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.
4— наименование организации; (обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо,
создавшее документ.
5— почтовый адрес отправителя;
( Пример: ул. Якуба Коласа, 15, 211400,
Г.Минск
коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телекса, телефона, элек тронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);
6- название вида документа;
7— дата; Дата подписания документа. В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.
8— Регистрационный номер документа;( Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.
9— ссылка на индекс и дату входящего документа;
10— место составления или издания документа;
11- адресат; Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам. На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат.
Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Республики Беларусь.
Общий отдел.
В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:
Директору школы № 20
Петрову В.Д.
12— гриф утверждения; Реквизит "гриф утверждения" состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор
Подпись И.О.Фамилия
10.02.1997
Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом.
*При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ министра образования
РБ
03.11.1996 9
13— резолюция;
14— заголовок к тексту;
15— текст;
26— отметка о наличии приложения;
* Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, Например:
Приложение: план мероприятий на 3 л. в 2 экз.
*Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о приложении указывают только количество листов и экземпляров, например:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
17- гриф согласования;
18 подпись;
19— визы;
20— печать; На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.